Ordini d'acquisto

Introduzione

Il modulo Ordini di acquisto all'interno di V5 Traceability consente ai clienti di utilizzare esistenti o nuovi fornitori per creare e programmare gli ordini di acquisto all'interno di Control Center.

A livello di Centro di controllo, gli ordini d'acquisto possono essere stampati, inviati tramite e-mail al fornitore, sospesi o completati.

Gli ordini di acquisto programmati possono essere ricevuti o restituiti dagli operatori utilizzando V5 WMS sia in parte che nella loro totalità. I controlli possono essere configurati per consentire 'sotto ricezione' o 'sovraricezione' di materiali.

Questa guida coprirà l'intero processo dell'ordine di acquisto, dalla creazione di fornitori e ordini fino al modo in cui riceviamo l'inventario e lo mettiamo in magazzino.

1. Configurazione del fornitore
2. Creazione dell'ordine di acquisto
3. Ricezione di ordini di acquisto
   1. Ampliamento dei lotti esistenti
4. Ricezione merce pallettizzata
5. Ricezione di contenitori pallettizzati
6. QA e ordini di acquisto
7. Ordini di ritorno
8. Gestione degli ordini di acquisto
9. Richieste di acquisto

Prima di entrare negli ordini di acquisto stessi, possiamo toccare rapidamente i fornitori e come crearli in Control Center. Sotto l'intestazione "Ordinazione" possiamo premere "Fornitori ' per visualizzare la finestra principale del fornitore. Da qui possiamo utilizzare il pannello in alto a sinistra per aggiungere (1) un nuovo fornitore. Qui possiamo assegnare un codice fornitore al fornitore, così come il suo nome. Il codice fornitore deve essere univoco. Possiamo anche assegnare termini di pagamento e spedizione predefiniti (compilati da 'Informazioni per l'ordine'), la valuta predefinita in cui viene pagato il fornitore e se gli ordini di tale fornitore richiederanno una firma all'arrivo.

Possiamo anche utilizzare il pannello in alto a destra per aggiungere (2) eventuali indirizzi e informazioni di contatto rilevanti per la fatturazione del fornitore creato. I dettagli del richiamo di emergenza possono anche essere inseriti qui.

Potremmo finire di configurare il nostro fornitore a questo punto e saremmo in grado di impostare ordini di acquisto per qualsiasi merce da loro. Tuttavia, possiamo aggiungere ulteriori dettagli ai nostri fornitori che possono aiutare a semplificare il processo di ordinazione e ricezione.

Possiamo prima utilizzare il pannello in basso a sinistra per aggiungere (1) merci da assegnare a questo fornitore. In questo caso, assegniamo Salt a "The Ingredient Company" che abbiamo creato nei pannelli superiori. Possiamo utilizzare il menu a discesa "codice merce" o "descrizione" per selezionare una merce.

'Costo' verrà popolato dal valore impostato in 'Commodities', ma questo può essere modificato qui se il particolare fornitore ha un prezzo diverso impostato per questo articolo. Le unità non possono essere modificate qui. Possiamo anche inserire informazioni come il numero di parte del fornitore dell'articolo e l'UPC.

Infine, possiamo fare un ulteriore passo avanti e aggiungere (2) un container nel pannello in basso a destra in cui questa merce di questo fornitore verrà automaticamente prenotata, se noto in anticipo. La funzione di tara automatica può essere particolarmente utile quando riceviamo lo stesso articolo più e più volte e sappiamo che arriva in un contenitore del peso (in questo caso) di 5 libbre.

Affinché un container possa essere selezionato qui, deve essere impostato come tipo "Contenitore" in "Tecnologie Container' sezione del Centro di controllo. Anche qui devono essere impostati i valori di tara.

Si noti che nelle versioni successive della v5.9, la possibilità di modificare i fornitori è stata bloccata dietro un privilegio utente e un pulsante "Modifica tabelle" nella parte inferiore dello schermo per impedire la modifica accidentale dei dettagli:

Se non sei sicuro dell'uso o della definizione di una qualsiasi colonna in questa pagina, puoi trovare una guida completa Qui..

Gli ordini di acquisto possono essere creati su 'Ordini d'acquisto' pagina del Centro di controllo, sotto l'intestazione 'Ordini'. Iniziamo creando l'ordine stesso nel pannello superiore (1) dopodiché verrà generata una nuova riga ordine e il suo numero d'ordine verrà compilato automaticamente in sequenza dall'ultimo ordine creato. Questo formato può essere modificato per soddisfare le esigenze del cliente.

Da qui possiamo selezionare il nostro fornitore, utilizzando i menu a discesa nella colonna "Codice fornitore" o "Nome fornitore" (2). Possiamo anche selezionare una data di consegna per l'ordine e inserire qualsiasi numero di riferimento che potrebbe essere stato fornito dal fornitore. Possiamo anche modificare la data di inserimento dell'ordine per ordini futuri. Altre informazioni qui sono in gran parte popolate dalle informazioni che abbiamo inserito rispetto al fornitore sopra. Nota come a questo punto lo stato dell'ordine di acquisto sia 'Creato', il che significa che non sarà ancora visibile per riceverlo in WMS.

Possiamo quindi andare al pannello in basso a sinistra per aggiungere (1) merci all'ordine.

Possiamo quindi selezionare quali merci aggiungere all'ordine utilizzando il menu a discesa nel pannello 'Codice merce' (2) o 'Descrizione merce'. Nota qui come, dal momento che abbiamo assegnato il sale solo a questo fornitore, possiamo selezionarlo solo qui. Una volta selezionata la merce, il resto della riga verrà popolato. Il costo qui viene estratto dal costo della merce quando è stata assegnata al fornitore, come abbiamo visto sopra. Possiamo quindi inserire la quantità che stiamo ordinando (qui andremo per 500 libbre)

Possiamo anche inserire una data di consegna prevista rispetto alla singola merce. Questo potrebbe essere utile se stiamo ordinando più di 1 merce e il fornitore potrebbe aver bisogno di spedire le merci in momenti diversi.

Una volta fatto questo e siamo soddisfatti di tutte le informazioni inserite, possiamo tornare al pannello superiore, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga dell'ordine di acquisto e premere "Programma".

L'ordine di acquisto sarà ora programmato e sarà ora visibile nel file WMS app.

Potresti aver notato che c'è un 4^th pannello in basso a destra di questa finestra. Questo entra in gioco una volta completato l'ordine di acquisto, quindi torneremo dopo e copri esattamente quello che fa.

Per prima cosa dobbiamo accedere a WMS, quindi, dopo aver colpito l'esagono "Ordini", possiamo selezionare "Ordini di acquisto" dal menu principale "Ordini".

In questa schermata successiva vedremo tutti gli ordini di acquisto attivi nel pannello superiore e le merci associate per quell'ordine nel pannello inferiore. Dal momento che abbiamo impostato solo questo ordine, questo è tutto ciò che vedremo in questo momento.

Da notare che abbiamo la possibilità, utilizzando le icone nell'angolo in basso a sinistra, di cercare manualmente gli ordini tramite l'icona della lente di ingrandimento oppure di filtrare gli ordini in base alla data utilizzando l'icona del calendario.

Se evidenziamo il nostro ordine d'acquisto nel pannello superiore e premiamo il segno di spunta verde nell'angolo in basso a destra, verrà avviato il processo di ricezione e ci verrà chiesto qualsiasi Domande e risposte or Gruppo di domande e risposte domande assegnate all'evento 'PO Start'. Successivamente, verremo indirizzati alla schermata principale di ricezione delle merci.

Questa schermata mostrerà un elenco di tutte le merci previste per questo ordine. In questo caso abbiamo solo 1 riga per il sale che abbiamo ordinato. Se selezioniamo questa linea di sale, verremo portati alla schermata successiva.

A questo punto il sistema può richiedere una serie di input diversi, come posizione, numero di lotto, numero di lotto del fornitore e selezione del contenitore. Per un elenco più completo di ciò che può accadere qui, fare clic su Qui..

Ci verrà quindi chiesto di fornire la quantità che stiamo ricevendo. Questo può essere fatto tramite immissione chiave, scala o immissione in blocco. Quale viene visualizzato per impostazione predefinita può essere impostato nella configurazione WMS. Ulteriori informazioni su queste schermate sono disponibili qui (collegamento alle funzioni inv). Il sistema può anche richiedere altre informazioni come i numeri di lotto/fornitore in questa fase, oppure questi possono essere assegnati automaticamente da V5 Traceability.

Una volta inserito questo, e se la funzione è abilitata, verrà stampata un'etichetta e si tornerà alla schermata successiva.

Qui possiamo vedere che le nostre 500 libbre di sale sono state ricevute con successo (1). Possiamo quindi utilizzare l'icona della firma in basso a sinistra (2) per aprire una schermata in cui inserire il nome e la firma del corriere, se richiesto per quel particolare fornitore (il sistema non ci consentirà di completare (3) l'ordine se questo è richiesto ma non è stato fornito.)

Continueremmo a ricevere altre merci in questo modo fino a quando tutte le righe non saranno state ricevute. Per completare l'ordine, possiamo premere il segno di spunta verde in basso a destra.

Nota qui come possiamo ricevere parzialmente un ordine. Ciò è utile se, come discusso in precedenza, abbiamo ordinato più articoli in un ordine e alcuni potrebbero avere date di spedizione e consegna diverse. Il completamento parziale di un ordine lo lascerà visibile in WMS in modo che possa essere completato, mentre il completamento dell'ordine lo rimuoverà dall'elenco di WMS. Andiamo avanti e completiamo questo ordine. Se abbiamo domande di domande e risposte o domande di gruppo assegnate all'evento "PO Complete", queste verranno poste qui.

Se ora torniamo al Centro di controllo e guardiamo nel pannello in basso a destra di questa finestra, vedremo che è stato popolato con le informazioni sul lotto per la merce ricevuta.

Quando riceviamo merci non pallettizzate, abbiamo la possibilità di aumentare i lotti esistenti durante la ricezione. Tieni presente che per utilizzarlo, sia il numero di lotto manuale che il numero di lotto del fornitore devono essere abilitati per WMS. Il supporto SG può aiutare ad abilitare queste opzioni.

Diamo una rapida occhiata a come funzionerebbe. In questo esempio abbiamo già ricevuto 1000 libbre di lievito e abbiamo inserito il numero di lotto "SG001" e il numero di lotto del fornitore "SUP001". Possiamo vedere questo inventario.

Quindi, se dovessimo ricevere un altro ordine per altre 1000 libbre, possiamo inserire lo stesso lotto e i numeri di lotto del fornitore che abbiamo inserito per il primo ricevuto:

Ci verranno quindi fornite le seguenti opzioni (nota che l'inserimento della scadenza non viene richiesto nuovamente – se questa opzione è abilitata – poiché il sistema prenderà la data di scadenza dal primo lotto ricevuto).

Premendo 'Aumenta' qui si aggiungerà questo lotto a quello già ricevuto. Una volta completato l'ordine vedremo che non abbiamo 2000 libbre in inventario. Premendo 'Azioni' qui verrà visualizzata la schermata del gestore lotti WMS.

Nell'esempio sopra, stiamo ricevendo sale, che è un prodotto containerizzato nel sistema con cui stiamo lavorando qui. Ma cosa succede se riceviamo merce pallettizzata?

I passaggi sono in gran parte gli stessi che vediamo sopra, ma esaminiamo rapidamente le differenze se impostiamo un altro ordine per 500 sacchi di farina, che è contrassegnato come pallettizzato nel nostro database.

Possiamo impostarlo e iniziare a riceverlo più o meno nello stesso modo in cui abbiamo visto sopra, ma in questo caso, quando arriviamo a ricevere la nostra farina sulla schermata di ricezione delle merci, le cose si comporteranno in modo leggermente diverso.

Dopo aver raggiunto questa linea per ricevere i nostri 500 sacchi di farina, il sistema aprirà la finestra di dialogo del pallet anziché la schermata di immissione del peso che abbiamo visto sopra. Qui possiamo scansionare un pallet esistente per utilizzarlo, oppure possiamo creare un nuovo pallet. Creiamo un nuovo pallet (o 'Nuovo LPN') in questo caso.

Ci verrà quindi chiesto il numero di pallet che stiamo ricevendo e la quantità di merce presente su ciascun pallet. Qui immaginiamo di ricevere 4 pallet con 125 sacchi ciascuno.

Una volta inserite queste informazioni il sistema ci chiederà di confermare quanto inserito, prima di riportarci alla schermata di ricevimento merce, e potremo vedere che la nostra farina è stata ricevuta con successo.

Premendolo di nuovo ci porterà alla schermata di gestione del pallet per il pallet che abbiamo appena creato, dove possiamo vedere il numero del pallet e altre informazioni associate.

Possiamo quindi completare l'ordine nello stesso modo in cui abbiamo visto sopra. In Control Center vedremo più o meno le stesse informazioni nel pannello in basso a destra in "Ordini di acquisto" come abbiamo visto sopra, solo questa volta il campo LPN sarà popolato dal numero di targa dei pallet che abbiamo appena creato.

Possiamo anche ricevere le scorte sia su pallet che su container, il che significa che possiamo ricevere pallet con singoli container di merci che possono quindi essere trattati come una propria entità di stoccaggio.

Per abilitare questa funzionalità per le scorte, è necessario selezionare entrambe le caselle "Containerizzato" e "Pallettizzato" per ogni merce che si intende trattare in questo modo:

Quindi in questo esempio abbiamo un ordine di acquisto programmato per 200 kg di leucina e 100 kg di valina che riceveremo nel WMS.

Selezionando una riga da ricevere qui, come nel caso della ricezione di normali scorte pallettizzate di cui sopra, verrà visualizzato il gestore pallet e, come in precedenza, potremo aggiungere un "Nuovo LPN".

Quindi specifica il numero di pallet da ricevere. Semplifichiamo questo primo esempio e inseriamo 1 pallet.

Quindi nella schermata successiva noi devono obbligatoriamente: Utilizzare l'opzione "All'ingrosso" (che può essere abilitata come opzione predefinita, se lo si desidera). I campi "Peso" e "Conteggio" possono quindi essere utilizzati per indicare al sistema il peso di ciascun contenitore sul pallet e il numero di contenitori presenti.

Quindi qui diciamo al sistema che ci sono 4 contenitori da 25 kg:

Una volta completata questa operazione e premuto il pulsante "Invio", verrà visualizzato un messaggio di conferma, dopodiché vedremo tutte le opzioni di stoccaggio che potrebbero essere abilitate (inserimento del lotto del fornitore, assegnazione di una data di scadenza, ecc.) e poi ci verrà chiesto quante etichette stampare.

Selezionando 1 qui verrà stampato automaticamente:

• 1 etichetta per pallet:

• 4 etichette per contenitori, ciascuna con ID contenitore individuale:

Come per le altre etichette del sistema, anche queste possono essere personalizzate per soddisfare qualsiasi esigenza specifica.

Possiamo anche ricevere più pallet contemporaneamente utilizzando la stessa metodologia. Facciamo lo stesso con i 200 kg di leucina dell'ordine, ricevuti su 2 pallet in container da 20 kg.

Il processo qui seguirebbe gli stessi passaggi di cui sopra, a parte l'inserimento di 2 pallet quando richiesto invece di 1. Quindi, poiché i contenitori qui sono da 20 kg e non da 25 kg come con la Valina, possiamo inserirli nella schermata di massa in questo modo (tenere presente che stiamo dicendo al sistema cosa c'è su ogni singolo pallet, non entrambi):

Successivamente verrà visualizzata nuovamente la conferma e al momento della stampa delle etichette riceveremo:

• 2 etichette per pallet
• 10 etichette per contenitori

Le etichette dei pallet possono quindi essere scansionate e il nuovo stock ricevuto può essere aggiustato/diviso se necessario, spostato a produzione o usato per Problema materiale.

Come con molti eventi nella Tracciabilità V5, gli ordini di acquisto possono avere QA domande loro assegnate. Questo può essere fatto Control center e ci sono 4 eventi specifici relativi agli ordini di acquisto. Questi sono:

• 'Inizio PO' – Attivato all'inizio di un PO.
• "Avvia e riprendi PO" – Attivato all'inizio di un ordine d'acquisto o quando un ordine sospeso (se ricevuto parzialmente, ad esempio – vedere di seguito) viene ripreso.
• 'PO Parziale' – Attivato quando un ordine d'acquisto viene ricevuto parzialmente, ovvero le righe dell'ordine non sono complete quando un operatore completa l'ordine.
• 'Ordine d'acquisto completato' – Attivato quando un ordine di acquisto è completamente completato e chiuso.

Possiamo utilizzare le seguenti 3 domande nel QA per vedere come funzionerebbe.

La prima domanda qui è impostata sull'evento "PO Start" nel QA pannello in alto a destra, il secondo l'evento "PO Parziale" e il terzo l'evento "PO Completo".

Se torniamo a WMS e guardiamo un altro ordine d'acquisto, possiamo andare alla finestra principale dell'ordine d'acquisto per vedere il nostro nuovo ordine.

Una volta selezionato l'ordine e premuto il segno di spunta verde, si attiverà l'evento "PO" e ci verrà posta la nostra prima domanda.

Qui impostiamo la domanda per consentire una risposta personalizzata, fornendo all'operatore WMS una casella di testo libero per inserire i dettagli di registrazione del veicolo. Una volta data risposta a questa domanda, l'operatore può iniziare a ricevere la merce in base alle righe dell'ordine.

Fatto ciò, se le righe dell'ordine non sono state completate completamente, l'operatore può ricevere parzialmente l'ordine. Si noti che un permesso dell'operatore ("consenti alla ricezione") e per consentirlo è necessaria una configurazione WMS.

In caso di ricezione parziale, attiva l'evento 'PO Parziale', presentando all'operatore la relativa domanda.

Ciò sospenderà quindi l'ordine, consentendogli di rimanere visibile a WMS per essere completato in un secondo momento. Se l'ordine viene poi riaperto, verranno poste tutte le domande associate a "Avvio ordine e riprendi".

Se tuttavia l'ordine viene ricevuto completamente, verrà attivata la domanda "Ordine d'acquisto completato".

Nota qui che possiamo impostare gli ordini su terminare il processo e darne comunicazione ai dirigenti/preposti se a questa domanda si rispondesse con un "sì".

Per ulteriori informazioni su come eseguire questa operazione e su altre funzionalità del QA, consultare la nostra guida al modulo sull'argomento Qui..

Da qui, se si è verificato un problema con questo ordine una volta ricevuto e se l'utente ne ha a sufficienza privilegi, possiamo restituire gli articoli qui facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla riga merce pertinente (1).

Ci verrà quindi chiesto di fornire una motivazione per questo reso (2), prima di confermare la quantità da restituire (3).

Verrà quindi aggiunta un'altra riga in CC, che mostra questa detrazione di azioni. Eventuali motivi forniti verranno visualizzati nei rapporti.

Gli ordini d'acquisto possono essere gestiti tramite la funzione 'Gestore acquisti' sotto 'Ordini' in WMS.

Per ulteriori informazioni sulle opzioni disponibili qui, fare clic su Qui..

Le richieste di acquisto possono essere utilizzate dagli operatori che potrebbero non avere accesso alla pagina Ordine di acquisto nel Centro di controllo per inviare richieste di ordine che possono essere approvate dai responsabili degli acquisti. Queste vengono inviate e approvate tramite I flussi di lavoro di approvazione.

Per ulteriori informazioni su questa funzionalità, consultare la guida del modulo Qui..