Рабочие процессы утверждения

Введение

Новый для версии 5.9 V5 Traceability модуль Approval Workflows предназначен для работы в сочетании с другими модулями, такими как «Управление документами» и «Контрольные списки», чтобы обеспечить гибкие иерархии подписания в среде V5.

В этом руководстве мы рассмотрим, как создавать шаблоны рабочих процессов утверждения и как их можно использовать во всей системе.

1. Настройка рабочего процесса
   1. Операторы и группы операторов
   2. Создание шаблона рабочего процесса
2. Назначение шаблонов рабочего процесса
   1. Контрольные
   2. Документы
   3. Формулы
   4. Задачи Активов
3. Рабочие процессы утверждения
   1. Окно рабочего процесса утверждения
   2. Пример – Утверждение контрольного списка
   3. Пример – Контроль документов
   4. Пример – Формула Подписи – Терминал
   5. Пример – Формула Подписи – Центр управления
   6. Пример – утверждение изменения формулы

Прежде чем мы приступим к настройке рабочих процессов утверждения, полезно сначала обсудить настройку групп операторов, которые мы затем сможем назначить любым рабочим процессам, которые мы хотим создать.

Группы операторов, как следует из названия, представляют собой группы операторов, которые можно создать в окне «Группы операторов», которое находится в меню «Настройка > Операторы > Группы операторов».

Мы можем видеть некоторые примеры, уже заполненные здесь, но для целей этого руководства давайте создадим новую группу. Это можно сделать, используя зеленый «+» в правом нижнем углу верхней панели «Группы операторов». Для новой группы должен быть предоставлен уникальный код, и эта новая группа будет называться «Подписка группы пользователей», но это может быть то, что пользователь потребует для определения своих групп.

После создания этой новой группы мы можем использовать тот же самый '+' на нижней панели для добавления пользователей в эту группу. Для этого руководства мы добавим 3 пользователей.

Обратите внимание, что флажок роли «Руководитель группы» не имеет дополнительных функций в рабочих процессах утверждения, но используется в других местах системы.

Создав эту группу примеров, мы теперь можем рассмотреть сами рабочие процессы утверждения.

После того как будет определена подходящая группа пользователей, мы можем перейти на страницу « Шаблоны рабочих процессов », которая находится в меню «СУК» > «Утверждения».

После этого зеленый «+» на верхней панели можно использовать для создания нового рабочего процесса утверждения. В этом случае мы назовем его «Пример рабочего процесса». Обратите внимание, что «Имя шаблона» будет именем, отображаемым в различных раскрывающихся меню, которые мы сможем использовать позже для назначения рабочего процесса различным задачам.

При желании мы можем дать шаблону рабочего процесса описание, а также задать значение «Ожидаемое количество дней завершения», которое задает ограничение по времени для рабочего процесса при каждом его запуске.

После создания заголовка рабочего процесса мы можем использовать зеленый «+» на нижней панели для добавления этапов в рабочий процесс. Итак, давайте добавим этап, а затем назначим ему группу операторов, которую мы только что создали. Обратите внимание, что «Номер этапа» будет заполняться автоматически по мере добавления дополнительных этапов.

Мы имеем в виду, что на этом этапе рабочего процесса 1 пользователь из назначенной группы должен будет выполнить подписание, прежде чем этот этап будет завершен.

После назначения группы пользователей мы можем добавить описание для этапа. Это будет имя, которое будет указано, когда потребуется подписание группы. Мы также можем установить здесь «Ограничение по времени (часы)», которое определяет, сколько времени этот этап утверждения должен занять у пользователя. Наконец, мы можем установить пользователя для этапа на «Эскалировать до», если этот назначенный лимит времени будет превышен. Электронная почта или SMS-уведомления могут быть отправлены этому пользователю, помогая супервайзерам и менеджерам быть в курсе любых невыполненных подписаний процесса.

При желании мы можем продолжать добавлять здесь больше стадий. Добавление дополнительных стадий просто означает, что рабочий процесс потребует дополнительных подписей от члена групп операторов, которые назначаются на любые впоследствии добавленные стадии.

Давайте пока не будем усложнять и ограничимся только одним этапом этого рабочего процесса.

В системе существует множество различных мест, где можно использовать рабочие процессы утверждения. Мы рассмотрим их ниже.

Шаблоны рабочих процессов утверждения можно назначать при создании шаблонов контрольных списков.

Это необязательно для функциональности «Контрольный список», но назначение здесь шаблона утверждения заставит систему требовать проверку и подпись каждый раз, когда выполняется этот контрольный список. Эта проверка и подпись могут происходить либо на Терминале, либо в Центре управления, что мы рассмотрим в примерах ниже.

Более подробную информацию о настройке контрольного списка можно найти в нашем руководстве по модулю, посвященном этой теме, здесь.

Шаблоны рабочих процессов утверждения можно назначать документам двумя способами:

1. К «Типу документа» – Назначение здесь рабочего процесса будет означать, что любой документ, загруженный в этом типе/группе, будет автоматически использовать этот рабочий процесс для утверждения документа.
2. К отдельному документу – Эта функция позволяет назначить отдельный рабочий процесс утверждения отдельному документу, если требуется, чтобы он отличался от шаблона по умолчанию, назначенного этому типу документа.

После настройки утверждение документа происходит в самом Control Center после загрузки документа. Мы снова рассмотрим это в примере ниже.

Обратите внимание, что, как и в случае с «Контрольными списками» выше, шаблоны рабочих процессов утверждения не обязательно назначать типам документов или отдельным документам. В этом случае любые загруженные документы не потребуют утверждения и будут автоматически утверждены с зеленым статусом при добавлении в систему. Дополнительную информацию об управлении документами можно найти в нашем руководстве по модулю здесь.

Шаблоны рабочих процессов утверждения можно назначать формулам для двух различных целей:

1. Рабочий процесс пакетного подписания – Назначение шаблона рабочего процесса здесь будет запрашивать этапы подписания рабочего процесса всякий раз, когда партия/прогон продукта (в зависимости от типа формулы) завершается. Это расширяет стандартные «Одиночный» и «Двойной» режимы выхода с новой настройкой «Рабочий процесс», которую следует использовать совместно с шаблонами рабочего процесса утверждения.
2. Рабочий процесс утверждения изменений – Расширяет методологию утверждения формул для использования шаблонов рабочих процессов утверждения, чтобы обеспечить надзор и отслеживаемость любых изменений формул.

Первый из этих рабочих процессов утверждения будет осуществляться на Терминале, где производится формула, тогда как утверждения изменений в формуле будут осуществляться в Центре управления.

Шаблоны рабочих процессов утверждения могут быть назначены при создании шаблонов задач активов. Шаблоны рабочих процессов утверждения могут быть назначены при создании шаблонов задач активов.

Как и в случае с контрольными списками, это необязательно, но назначение здесь шаблона утверждения заставит систему требовать проверку и подпись каждый раз, когда выполняется шаблон задачи актива. Эта проверка и подпись могут происходить либо на Терминале, либо в Центре управления.

Выше мы увидели, как можно назначать шаблоны рабочих процессов утверждения различным процессам на производственном объекте.

При каждом запуске процесса утверждения он автоматически добавляется в окно « Процессы утверждения », которое находится в меню «СМК > Утверждения».

Здесь мы сможем увидеть все завершенные и невыполненные рабочие процессы утверждения. Учитывая потенциально большой объем информации, в верхней части страницы доступна дополнительная фильтрация для сортировки результатов по типу, статусу и дате (смотря поле «Дата создания»). «Тип» здесь относится к процессу, во время которого был запущен рабочий процесс, поэтому это может быть «ДОКУМЕНТ», «ФОРМУЛА», «КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК» и т. д.

Утверждение контрольного списка может происходить как на рабочем терминале, так и непосредственно в Центре управления. Пример утверждения на терминале можно найти в нашем руководстве по модулю «Контрольный список» здесь . Теперь давайте рассмотрим, как мы можем утвердить контрольный список в Центре управления.

Давайте запустим контрольный список на нашем Терминале. Это будет контрольный список «Чистота объектов (GMP)», который использует рабочий процесс утверждения «Управление отклонениями».

Которая, в свою очередь, использует для подписания группу пользователей «Обеспечение качества».

Которая в свою очередь состоит из следующих пользователей.

После запуска контрольного списка в режиме ad hoc на Терминале одному из пользователей, представленных в указанной выше группе, необходимо будет войти в Центр управления. Давайте попросим Сэма Хокинса сделать это сейчас и перейти в окно «Рабочие процессы утверждения», где он сможет увидеть недавно созданный рабочий процесс утверждения. Обратите внимание на желтые индикаторы состояния, указывающие на то, что для этого рабочего процесса есть ожидающее утверждения.

Однако прежде чем система позволит пользователю утвердить этот рабочий процесс, он должен подтвердить, что просмотрел результаты проверки. На терминале это можно сделать с помощью кнопки «Просмотр» на экране подтверждения, но в Центре управления это необходимо сделать в контрольном списке «Расписание». Это можно сделать, щелкнув правой кнопкой мыши по самому утверждению и выбрав кнопку «Перейти».

Или это окно можно найти в меню «QMS > Контрольные списки».

Здесь мы видим наш контрольный список со статусом «Ожидает проверки». Затем пользователь может просмотреть проверки и ответы, связанные с контрольным списком, в нижней панели этого окна.

Удовлетворившись полученными результатами, они могут щелкнуть правой кнопкой мыши по самому чеку на верхней панели и выбрать «Отметить как просмотренный».

После этого пользователь может вернуться в окно «Рабочие процессы утверждения» и использовать зеленый значок «+» на нижней панели, чтобы добавить действие утверждения.

Затем пользователь может выбрать действие: «ОЖИДАНИЕ», «ОДОБРЕНО» или «ОТКЛОНЕНО».

Помимо этого, вы можете выбрать причину из выпадающего меню. Эти причины можно создать на странице « Причины » в Центре управления, и для их отображения здесь они должны быть настроены как типы «Утверждение». Дополнительные комментарии также можно ввести в соответствующее поле.

После этого можно нажать кнопку «Сохранить», после чего пользователю будет предложено одобрить проверку.

Подтверждение этого шага попросит пользователя ввести пароль.

После этого чек будет подтвержден как одобренный.

И мы сможем увидеть только что одобренную проверку, обозначенную зелеными индикаторами статуса, в окне «Рабочие процессы утверждения».

Утверждение документов можно осуществить аналогично примеру, который мы только что рассмотрели с контрольными списками. Полный пример этого процесса вы найдете в нашем руководстве по модулю «Управление документами» здесь.

В этом примере мы рассмотрим комплектацию и смешивание формулы аспирина с использованием следующего рабочего процесса утверждения, установленного для утверждения партии.

Этот рабочий процесс «Предварительное согласование смешивания» назначен следующей группе пользователей.

Который в свою очередь содержит следующих пользователей.

Итак, если мы продолжим обрабатывать партию этого аспирина на нашем Терминале, то по достижении конца партии мы увидим следующее.

Если здесь выбрать «да», то будет показан экран подписи, где у нас есть исполнитель (мы используем общую учетную запись «Оператор» для выполнения пакетирования), а также подписи, необходимые для назначенного рабочего процесса утверждения. Обратите внимание, что «Контроль качества партии» взят из «Описания этапа», которое мы видели выше в настройке рабочего процесса.

Если бы мы добавили дополнительные этапы утверждения, то они появились бы под теми, которые мы видим здесь.

Итак, сначала оператор должен подписать свою работу. Если они попытаются сделать это, не просмотрев формулу, им не разрешат.

И им придется использовать синюю кнопку «i» в нижней части экрана, чтобы просмотреть только что завершенную партию, отобразив экран, аналогичный показанному ниже.

После того, как они просмотрели формулу, они могут «Принять» или «Отклонить» подпись на предыдущем экране. При одобрении будет запрошено имя пользователя и пароль, после чего оператору будет предложено выбрать причину (заполняется в «Причинах», как обсуждалось выше) для подписи.

И как только они это сделают, их утверждение будет завершено.

Пользователь из соответствующей группы пользователей, назначенный на соответствующий этап рабочего процесса «Pre-Blend Signoff», должен затем просмотреть и принять signoff. Ему снова будет предложено указать свое имя пользователя и пароль, после чего этот этап рабочего процесса утверждения будет завершен.

После этого партия может быть завершена.

Если взять еще один пример, то выше мы рассмотрели процесс создания партии аспирина, но когда мы переходим к созданию самих таблеток аспирина, то здесь используется другой рабочий процесс утверждения — «Подписание выпуска продукта».

Который включает в себя следующие 3 этапа утверждения.

Итак, мы видим, что у нас есть 3 этапа рабочего процесса, которые отражаются на Терминале, когда мы завершаем производственный цикл таблеток аспирина.

Таким образом, здесь оператор-исполнитель должен выполнить свою функцию подтверждения, как указано выше, после чего кто-либо из каждой группы пользователей, назначенной на каждый этап, должен ввести свои учетные данные для завершения всех требуемых этапов утверждения.

Выше мы рассмотрели, как можно утверждать партии в Терминале, но мы также можем утверждать их в самом Центре управления, что потенциально экономит время менеджеров и руководителей, поскольку им не нужно будет присутствовать на каждом утверждении партии на производственном участке.

Давайте рассмотрим пример с использованием той же формулы утверждения, которую мы видели выше, то есть с использованием рабочего процесса утверждения «Предварительное утверждение/контроль качества смеси» и группы операторов соответственно.

Поэтому, если мы вернемся на Терминал и произведем еще одну партию нашей смеси аспирина, оператор-исполнитель подпишет ее, указав свои данные, как и прежде.

Но вместо того, чтобы здесь завершать рабочий процесс, оператор терминала может нажать зеленую галочку и завершить утверждение терминала здесь.

Затем утверждающий пользователь входит в Центр управления и переходит в раздел «Рабочие процессы» меню QMS, где, как мы видели в случае с контрольными списками и утверждениями документов, утверждение пакета будет ожидать утверждения, на что указывает желтый индикатор.

Затем они либо щелкают правой кнопкой мыши по строке «Утверждения» на верхней панели и используют сочетание клавиш «Перейти», чтобы открыть «Журнал партии». Журнал партии также можно найти в меню «MES > Журналы».

Здесь они затем найдут соответствующую партию формулы, которую им нужно подписать. Затем они могут проверить журналы партии, чтобы убедиться, что партия была завершена в соответствии со спецификацией, и если они удовлетворены этим, они могут затем щелкнуть правой кнопкой мыши по самой партии в верхней правой панели и «Отметить как просмотренную».

После этого они могут вернуться в окно «Утверждения», где смогут создать новую запись об утверждении на нижней панели.

Как и в других процессах, которые мы рассмотрели выше, утверждающий пользователь затем выбирает «Действие» (т. е. одобрить или отклонить партию).

А также выбор причины (заполняется из поля «Причины») для действия по одобрению.

При желании здесь также можно добавить дополнительные комментарии, и как только одобряющий пользователь будет удовлетворен своими ответами, он может нажать кнопку «Сохранить». Затем его попросят подтвердить.

Прежде чем вас попросят ввести пароль.

После этого одобрение будет завершено.

А одобрение партии в окне «Одобрения» теперь будет отмечено зеленым цветом, что означает, что все этапы одобрены.

Последнее место, где рабочие процессы утверждения используются для формул, — это утверждение формулы. При включенном утверждении формулы мы можем увидеть, как это будет работать в Control Center.

Если мы возьмем формулу «Этапы Аспирин – Китт/Смесь», которую мы рассматривали выше для утверждения подписания, то увидим, что для «Рабочего процесса утверждения изменений» назначен другой рабочий процесс, который в данном случае является «Проверкой изменения формулы».

И мы видим, что этот рабочий процесс утверждения состоит из 6 этапов утверждения.

Итак, давайте внесем изменения в формулу (обратите внимание, что для вошедшего в систему пользователя должны быть включены соответствующие права доступа ). Давайте скорректируем целевое количество для RM034.

Обратите внимание, что после внесения этого изменения индикатор «Статус утверждения» на верхней панели становится желтым, указывая на то, что формула ожидает утверждения. Это также предотвращает планирование формулы для производства до тех пор, пока она не будет одобрена.

Отсюда мы можем перейти к 'Approval Workflows'. Это можно сделать, щелкнув правой кнопкой мыши по формуле и выбрав 'GoTo Approval Workflow':

Или перейдите в это окно в разделе «QMS» > «Утверждения», чтобы увидеть ожидающее утверждения, а также 6 требуемых этапов утверждения и их статус.

Таким образом, отсюда пользователю из первой группы «Разработка формул» необходимо будет войти в Центр управления и вернуться в окно «Формулы», где он может щелкнуть правой кнопкой мыши нужную формулу и выбрать «Отметить как просмотренную».

После этого пользователь может вернуться на страницу «Рабочие процессы утверждения» и добавить действие на нижней панели, используя зеленый значок «+» на нижней панели.

Затем они выбирают действие (либо «ОЖИДАЕТСЯ», «ОДОБРЕНО», либо «ОТКЛОНЕНО»), после чего указывают причину (из поля « Причины ») и при желании добавляют комментарии. Затем они могут нажать кнопку «Сохранить», чтобы сохранить ответ.

Затем запрашивается подтверждение:

Далее следует запрос пароля:

И как только пользователь введет свой пароль, этот этап одобрения будет завершен, и рабочий процесс одобрения перейдет на следующий этап.

Затем описанные выше шаги повторяются, требуя от члена каждой группы пользователей, связанной с каждым этапом, войти в Центр управления, отметить формулу как просмотренную, а затем добавить действие утверждения в этом окне.

После завершения всех этапов согласования изменение формулы будет отмечено как одобренное.

Это означает, что индикатор «Статус одобрения» рядом с формулой теперь будет зеленым.

И он снова будет доступен для планирования производства.