Документ контрольный

Введение

Новый для выпуска v5.9, модуль Document Control позволяет пользователям загружать и управлять широким спектром документов, связанных с их производственным объектом. Этот модуль также обеспечивает контроль версий и иерархии утверждения, чтобы гарантировать, что все документы остаются актуальными и соответствуют политикам компании.

1. Создание документа
   1. Настройка типа документа
   2. Добавление документов
   3. Утверждение документов
   4. Версии документа
2. Документы поставщика
3. Журнал изменений документа

Документы можно добавлять в систему в разделе «Репозиторий документов' страница. Ее можно найти в меню QMS > Управление документами > Репозиторий в Центре управления.

Здесь пользователи могут работать с тремя панелями для добавления своих документов:

Типы документов: Здесь пользователи могут создавать типы/категории документов.

Документы: Выбрав выше «Тип документа», пользователи могут загружать сюда новые документы.

Версии документа: Выбрав документ выше, пользователи могут просматривать предыдущие и добавлять новые версии этого документа в систему.

Итак, начнем с добавления «Типа документа». Эти типы можно рассматривать как категории для документов, которые можно добавлять, и как таковые могут быть настроены любым способом, который пользователь сочтет нужным, чтобы наилучшим образом отразить внутреннюю структуру документации.

Эти типы можно добавить, нажав на зеленый значок «+» в правом нижнем углу верхней панели для добавления нового типа:

Оба поля «Тип документа» и «Описание» здесь являются свободным текстом, поэтому давайте назовем этот новый тип «Информация о продукте» как место для загрузки документов о продуктах поставщика. Затем мы можем выбрать «Шаблон рабочего процесса по умолчанию» для любых документов, которые будут загружены в этот тип/категорию. Поскольку мы будем иметь дело с документом поставщика, мы назначим здесь рабочий процесс «Квалификация поставщика».

Эти рабочие процессы можно настроить в разделе «Утверждения» Центра управления, и они контролируют, какой пользователь/группа пользователей будет отвечать за подписание любых новых загрузок документов/изменений версий и т. д.

После того, как пользователи создали Тип документа, они могут начать добавлять в него документы. Это можно сделать с помощью зеленой кнопки «+» в правом нижнем углу второй панели «Документы».

После этого откроется диалоговое окно загрузки, отображающее файловую систему ПК текущего пользователя, где пользователь может перейти к документу, который он хочет загрузить, выбрать его и нажать «Открыть».

После выбора документа появится еще одно поле для запроса дополнительных сведений о документе:

Здесь пользователь может переименовать документ, если необходимо, выбрать другой шаблон рабочего процесса утверждения из типа документа по умолчанию, если необходимо, а также ввести дату истечения срока действия документа (или новую версию документа), если применимо. Последний раскрывающийся список для выбора связанного поставщика также доступен, если требуется назначить документ определенному поставщику (заполняется из списка сертификаты введены в систему). Поэтому в этом примере мы настроим это следующим образом:

Как только пользователь нажмет здесь «ОК», новый документ будет добавлен в систему, создав запись на панели «Документы». Здесь каждому документу будет присвоен уникальный «Идентификатор документа», и мы сможем увидеть введенную нами информацию о поставщике и типе документа, выведенную на эту панель, а также указать, кто и когда загрузил документ.

Здесь также есть дополнительные поля ввода для ввода «Описания» для загруженного документа, а также «Теги», разделенные запятыми, если это необходимо. Теги создаются пользователем на этой панели.

Статус документа также отображается здесь с помощью следующей системы светофоров:

Зелёная - Одобренный

Жёлтые – Ожидает одобрения

Red – Утверждение отклонено

Здесь мы видим, что этот новый документ ожидает одобрения, на что указывает желтый свет.

Версия документа также будет создана на нижней панели, но, как мы видели выше, она еще не утверждена, поэтому поле «Утверждено» остается пустым.

Теперь рассмотрим, как будут утверждаться документы в системе.

Так что ранее мы применили рабочий процесс «Квалификация поставщика» к этому типу документа. Так что если мы посмотрим на этот рабочий процесс, то увидим, что он назначен группе пользователей «Цепочка поставок/Логистика».

Которому, в свою очередь, назначены следующие 2 пользователя.

Итак, если мы перейдем в «Рабочие процессы утверждения» (в разделе QMS>Утверждения), мы увидим этот невыполненный рабочий процесс, в отношении которого в настоящее время не выполнено никаких действий.

Итак, что должно произойти дальше, так это то, что любой из 2 пользователей, выделенных выше, должен войти в Центр управления и просмотреть документ. Это делается в репозитории на панели «версии». Одобряющий пользователь может затем щелкнуть правой кнопкой мыши по соответствующей версии (в этом случае у нас будет только версия 1).

Здесь пользователь может предварительно просмотреть (открывается в стандартном средстве просмотра PDF-файлов системы) или загрузить документ для проверки, после чего нажать кнопку «Отметить как просмотренный *Пользователем*», чтобы отметить его как прочитанный.

Затем они вернутся на страницу «Рабочие процессы утверждения» (для этого можно использовать ссылку «Перейти к рабочему процессу утверждения» выше), где они теперь могут добавить действие против утверждения на нижней панели этого окна с помощью зеленого «+».

Затем пользователь может обновить действие на «Одобрено», используя раскрывающийся список в этой ячейке, добавить любые комментарии, а затем выбрать причину (заполняется в поле «Причины' как тип 'Утверждения') из другого раскрывающегося списка.

Затем они нажимают кнопку «Сохранить» справа. Это попросит пользователя подтвердить, что он хочет одобрить эту версию документа.

Обратите внимание: если пользователь попытается одобрить документ, не отметив его как просмотренный, то ему не будет разрешено продолжить работу, пока он не выполнит этот шаг.

Затем им будет предложено повторно ввести пароль.

После этого документ будет одобрен.

Итак, используя пример, с которым мы работали до сих пор, мы можем видеть на нижней панели, что версия 1 этого документа была создана и одобрена, а также такую ​​информацию, как кто и когда ее создал, имя и размер файла, срок действия и т. д.

По истечении срока действия данной версии документа или по какой-либо причине потребуется новая версия, новую версию можно загрузить, просто нажав на зеленый значок «+» на этой панели.

После этого откроется диалоговое окно загрузки, позволяющее выбрать новую версию.

И после выбора новая версия появится на этой панели.

Обратите внимание на желтые индикаторы, которые теперь отображаются рядом с документом и его типом.

Эту новую версию затем необходимо будет одобрить с использованием того же рабочего процесса, который описан выше.

"Документы поставщикаОкно, также находящееся в меню «Управление документами» в Центре управления, представляет собой область, доступную только для чтения, в которой можно просматривать все документы, связанные с определенным поставщиком.

Верхняя панель здесь ('Поставщики') перечисляет всех поставщиков, которые в настоящее время активны в системе, и количество документов, хранящихся по ним. Документы могут быть связаны с поставщиками при импорте, как обсуждалось выше.

При выборе поставщика все документы, связанные с этим поставщиком, будут отображаться на нижней панели («Документы»). Здесь нельзя вносить изменения, но щелчок правой кнопкой мыши по любому документу покажет похожие параметры, как на панели версий в репозитории.

Они работают так же, как указано выше:

• Предварительный просмотр документа — открывает документ в системном средстве просмотра по умолчанию для данного типа документов.
• Загрузить документ – открывает диалоговое окно для выбора папки для загрузки документа. После выбора места назначения документ будет загружен на локальный ПК.
• Отметить как просмотренный 'Имя пользователя' – отмечает документ как просмотренный текущим пользователем. Это имеет эффект только в том случае, если этот пользователь является частью активного рабочего процесса утверждения и действует как гарантия того, что соответствующий пользователь действительно прочитал документ.

Последнее окно, связанное с контролем документов, — это «Журнал изменений'. Это окно, доступное только для чтения, в котором отображаются журналы всех изменений, внесенных в документы в репозитории.

Так, например, если бы мы изменили «Шаблон рабочего процесса по умолчанию» типа документа, который мы создали в этом руководстве, с «Квалификация поставщика» на «Подписание контрольного списка», была бы создана следующая запись.

Таким образом, здесь мы можем увидеть «Тип» изменения (по сути, на какой панели (тип документа, документы, версия документа) произошло это изменение), каково было «Название» (тип документа и т. д.), а также информацию о том, какой пользователь выполнил это изменение и когда, а также старые и новые значения для изменения.