Заказы
Руководство по модулю — более глубокое погружение!
Введение
Модуль «Заказы на закупку» в системе V5 Traceability позволяет клиентам использовать существующих или новых поставщиков для создания и планирования заказов на закупку непосредственно в Control Center.
На уровне центра управления заказы на поставку можно распечатать, отправить поставщику по электронной почте, приостановить или завершить.
Запланированные заказы на закупку могут быть получены или возвращены операторами с помощью V5 WMS как частично, так и полностью. Элементы управления можно настроить так, чтобы разрешить «недостаточное получение» или «избыточное получение» материалов.
Это руководство охватывает весь процесс заказа на поставку, от создания поставщиков и заказов до того, как мы получаем запасы и размещаем их на складе.
Содержание
1. Настройка поставщика
Прежде чем перейти к самим заказам на покупку, давайте кратко поговорим о поставщиках и о том, как их создавать в Центре управления. В разделе «Заказы» можно нажать « Поставщики », чтобы открыть главное окно поставщиков. Здесь можно использовать верхнюю левую панель, чтобы добавить (1) нового поставщика. Здесь можно присвоить поставщику код, а также его имя. Код поставщика должен быть уникальным. Также можно задать условия оплаты и доставки по умолчанию (заполняются из раздела « Информация о заказе »), валюту, в которой поставщику производится оплата, и указать, потребуется ли подпись при получении заказа от этого поставщика.
Мы также можем использовать верхнюю правую панель, чтобы добавить (2) любые соответствующие адреса и контактную информацию для выставления счетов созданному поставщику. Здесь также можно ввести данные экстренного отзыва.
На этом этапе мы могли бы завершить настройку нашего поставщика и создавать заказы на закупку любых товаров у него. Однако мы можем добавить дополнительные сведения о наших поставщиках, которые помогут оптимизировать процесс заказа и получения товаров.
Сначала мы можем использовать нижнюю левую панель, чтобы добавить (1) товары для назначения этому поставщику. В этом случае давайте назначим Salt для «The Ingredient Company», которую мы создали на верхних панелях. Мы можем использовать раскрывающееся меню «код товара» или «описание», чтобы выбрать товар.
«Стоимость» будет заполнена значением, установленным в «Товары», но это можно изменить здесь, если у конкретного поставщика установлена другая цена для этого товара. Здесь нельзя изменить единицы измерения. Мы также можем ввести такую информацию, как номер детали поставщика товара и UPC.
Наконец, мы можем сделать еще один шаг и добавить (2) контейнер в нижнюю правую панель, в который этот товар от этого поставщика будет автоматически забронирован, если это известно заранее. Функция автоматической тары может быть особенно полезна, когда мы получаем один и тот же товар снова и снова, и мы знаем, что он поставляется в контейнере весом (в данном случае) 5 фунтов.
Для того чтобы контейнер можно было выбрать здесь, его необходимо указать как тип «Контейнер» в разделе « Контейнеры » Центра управления. Здесь также необходимо указать значения тары.
Обратите внимание, что в более поздних версиях v5.9 возможность редактирования поставщиков заблокирована для доступа только с определенными правами пользователя и кнопкой «Редактировать таблицы» внизу экрана, чтобы предотвратить случайное редактирование данных:
Если вы не уверены в назначении или определении какого-либо столбца на этой странице, полное руководство можно найти здесь.
2. Создание заказа на поставку
Заказы на закупку можно создавать на странице « Заказы на закупку » в Центре управления, в разделе «Заказы». Сначала мы создаём сам заказ на верхней панели (1), после чего будет сгенерирована новая строка заказа, и её номер будет автоматически заполнен последовательно, начиная с последнего созданного заказа. Этот формат можно изменить в соответствии с потребностями клиента.
Отсюда мы можем выбрать нашего поставщика, используя раскрывающиеся меню в столбце «Код поставщика» или «Имя поставщика» (2). Мы также можем выбрать дату доставки для заказа и ввести любой ссылочный номер, который мы могли бы получить от поставщика. Мы также можем изменить дату размещения заказа для будущих заказов. Другая информация здесь в значительной степени заполняется из информации, которую мы ввели в отношении поставщика выше. Обратите внимание, что в этот момент статус заказа на покупку «Создан», что означает, что он еще не будет виден для получения в WMS.
Затем мы можем перейти к нижней левой панели, чтобы добавить (1) товары в заказ.
Затем мы можем выбрать, какие товары добавить в заказ, используя раскрывающееся меню на панели «Код товара» (2) или «Описание товара». Обратите внимание, что, поскольку мы назначили соль только этому поставщику, мы можем выбрать только его здесь. Как только товар выбран, остальная часть строки будет заполнена. Стоимость здесь взята из стоимости товара, когда он был назначен поставщику, как мы видели выше. Затем мы можем ввести количество, которое мы заказываем (здесь мы пойдем на 500 фунтов)
Мы также можем ввести ожидаемую дату доставки для отдельного товара. Это может быть полезно, если мы заказываем более 1 товара, и поставщику может потребоваться отправить товары в разное время.
Как только это будет сделано, и мы будем довольны всей введенной информацией, мы можем вернуться к верхней панели, щелкнуть правой кнопкой мыши строку заказа на покупку и нажать «Расписание».
Заказ на закупку будет запланирован и отобразится в приложении WMS.
Возможно, вы заметили, что в правом нижнем углу этого окна есть четвертая панель . Она вступает в действие после завершения оформления заказа на покупку, поэтому мы вернемся к этому позже и подробно расскажем, для чего она нужна.
3. Получение заказов на покупку
Сначала нам нужно войти в WMS, а затем, нажав на шестиугольник «Заказ», мы можем выбрать «Заказы на покупку» в главном меню «Заказ».
На следующем экране мы увидим все активные заказы на покупку на верхней панели и связанные товары для этого заказа на нижней панели. Поскольку мы установили только этот один заказ, это все, что мы сейчас увидим.
Обратите внимание, что с помощью значков в левом нижнем углу у нас есть возможность либо вручную искать заказы с помощью значка «Зеркало», либо фильтровать заказы по дате с помощью значка «Календарь».
Если выделить наш заказ на покупку в верхней панели и нажать на зеленую галочку в правом нижнем углу, запустится процесс приемки, и нам будут заданы вопросы или вопросы группы вопросов и ответов , относящиеся к событию «Начало приема заказа на покупку». После этого мы перейдем к главному экрану приемки товара.
На этом экране будет показан список всех товаров, ожидаемых в этом заказе. В этом случае у нас есть только 1 строка для соли, которую мы заказали. Если мы выберем эту линию соли, мы перейдем к следующему экрану.
На этом этапе система может запросить ряд различных параметров, таких как местоположение, номер партии, номер партии поставщика и выбор контейнера. Для получения более полного списка возможных действий, пожалуйста, нажмите здесь.
Затем нас попросят предоставить количество, которое мы получаем. Это можно сделать с помощью ввода с ключа, шкалы или массового ввода. Какой из них отображается по умолчанию, можно указать в конфигурации WMS. Более подробную информацию об этих экранах можно найти здесь (ссылка на inv functions). На этом этапе система также может запрашивать другую информацию, такую как номера партий/партий поставщиков, или они могут быть назначены V5 Traceability автоматически.
После того, как мы введем это, и если функция включена, будет напечатана этикетка, и вы вернетесь к следующему экрану.
Здесь мы видим, что наши 500 фунтов соли были успешно получены (1). Затем мы можем использовать значок подписи в левом нижнем углу (2), чтобы открыть экран для ввода имени и подписи водителя доставки, если это требуется для этого конкретного поставщика (система не позволит нам выполнить (3) заказ, если это требуется, но не было предоставлено.)
Мы будем продолжать получать другие товары таким же образом, пока не будут получены все линии. Чтобы завершить заказ, мы можем нажать зеленую галочку в правом нижнем углу.
Обратите внимание, как мы можем частично получить заказ. Это полезно, если, как обсуждалось выше, мы заказали несколько товаров в одном заказе, и у некоторых могут быть разные даты доставки и доставки. Частичное выполнение заказа оставит его видимым в WMS, чтобы его можно было выполнить, тогда как завершение заказа удалит его из списка WMS. Давайте продолжим и выполним этот заказ. Если у нас есть какие-либо вопросы в формате «Вопросы и ответы» или «Группа вопросов и ответов», назначенные для события «Заказ на покупку», они будут заданы здесь.
Если мы теперь вернемся в Центр управления и посмотрим на нижнюю правую панель этого окна, мы увидим, что она была заполнена информацией о партии для полученного товара.
3.1. Увеличение существующих лотов
При приеме непаллетированного товара у нас есть возможность пополнить имеющиеся партии при приеме. Обратите внимание, что для использования этого параметра для WMS необходимо включить как номер партии вручную, так и номер партии поставщика. Служба поддержки SG может помочь с включением этих опций.
Давайте кратко рассмотрим, как это будет работать. В этом примере мы уже получили 1000 фунтов дрожжей и ввели номер партии «SG001» и номер партии поставщика «SUP001». Мы видим этот инвентарь.
Таким образом, если мы затем получим еще один заказ на еще 1000 фунтов, мы можем ввести те же номера партий и партий поставщиков, которые мы сделали для нашего первого получения:
Затем нам будут предоставлены следующие параметры (обратите внимание, что запись об истечении срока действия не запрашивается повторно – если эта опция включена – поскольку система возьмет дату истечения срока годности из первого полученного лота).
Нажатие «Увеличить» добавит этот лот к уже полученному лоту. Как только заказ будет выполнен, мы увидим, что у нас нет на складе 2000 фунтов. Нажатие кнопки «Действия» откроет экран менеджера лотов WMS.
4. Получение товаров на поддонах
В приведенном выше примере мы получаем соль, которая является контейнерным продуктом в системе, с которой мы здесь работаем. Но что, если мы получаем товары на поддонах?
Шаги в основном такие же, как мы видели выше, но давайте быстро пробежимся по различиям, если мы настроим другой заказ на 500 мешков муки, который помечен как паллетированный в нашей базе данных.
Мы можем настроить это и начать получать примерно так же, как мы видели выше, но в этом случае, когда мы подойдем к получению нашей муки на экране получения товара, все будет вести себя немного по-другому.
После нажатия этой строки, чтобы получить наши 500 мешков муки, система откроет диалоговое окно поддона, а не экран ввода веса с клавиатуры, который мы видели выше. Здесь мы можем отсканировать существующий поддон, чтобы использовать его, или мы можем создать новый поддон. В этом случае создадим новый поддон (или «Новый LPN»).
Затем нас спросят о количестве поддонов, которые мы получаем, и сколько товара будет на каждом поддоне. Здесь представим, что мы получаем 4 поддона по 125 мешков в каждом.
Как только мы введем эту информацию, система попросит нас подтвердить то, что мы ввели, прежде чем вернуть нас к экрану получения товара, и мы увидим, что наша мука была успешно получена.
Повторное нажатие приведет нас к экрану управления поддонами для только что созданного поддона, где мы можем увидеть номер поддона и другую связанную информацию.
Затем мы можем завершить заказ так же, как мы видели выше. В Центре управления мы увидим почти ту же информацию в нижней правой панели в «Заказах на покупку», что и выше, только на этот раз поле LPN будет заполнено номерным знаком только что созданных поддонов.
5. Прием палетизированных контейнеров
Мы также можем принимать товары как на паллетах, так и в контейнерах, то есть мы можем принимать паллеты с отдельными контейнерами товаров, которые затем могут рассматриваться как отдельные товарные позиции.
Для включения этой функции для складских запасов необходимо установить флажки «В контейнерах» и «На паллетах» для каждого товара, который предполагается обрабатывать таким образом:
В этом примере у нас есть запланированный заказ на 200 кг лейцина и 100 кг валина, которые мы получим на складе WMS.
Выбор позиции для приема, как и при приемке обычных палетированных товаров выше, отобразит менеджер палет, и, как и прежде, мы сможем добавить «Новый номер палетированного товара».
Затем укажите количество паллет, которые необходимо получить. Давайте для простоты в первом примере введем 1 паллет.
Затем на следующем экране необходимо использовать опцию «Навалом» (при желании её можно включить по умолчанию). Поля «Вес» и «Количество» позволяют сообщить системе вес каждого контейнера на поддоне и его общее количество.
Итак, мы сообщаем системе, что имеется 4 контейнера по 25 кг:
После завершения процесса и нажатия кнопки «Ввод» появится сообщение с подтверждением, после чего отобразятся все доступные параметры хранения (ввод партии от поставщика, назначение срока годности и т. д.), а затем нас спросят, сколько этикеток нужно распечатать.
Выбрав здесь цифру 1, вы автоматически распечатаете:
- 1 этикетка для поддона:
- 4 этикетки для контейнеров, каждая с индивидуальным идентификатором контейнера:
Как и другие метки в системе, эти метки можно настроить в соответствии с любыми конкретными требованиями.
Мы также можем принимать сразу несколько паллет, используя ту же методику. Давайте сделаем это с 200 кг лейцина из заказа, которые будут получены на двух паллетах в 20-килограммовых контейнерах.
Процесс здесь будет проходить по тем же шагам, что и выше, за исключением того, что при запросе нужно будет ввести 2 поддона вместо 1. Затем, поскольку контейнеры здесь весят 20 кг, а не 25 кг, как в случае с Valine, мы можем ввести это на экране оптовых поставок следующим образом (имейте в виду, что мы указываем системе, что находится на каждом отдельном поддоне , а не на обоих):
Подтверждение отобразится снова, и при печати этикеток мы получим следующее:
- 2 этикетки для поддонов
- 10 этикеток для контейнеров
Затем этикетки на паллетах можно отсканировать, а вновь полученный товар можно скорректировать/разделить по мере необходимости, переместить в производство или использовать для отгрузки материалов.
6. Контроль качества и заказы на поставку
Как и в случае со многими событиями в V5 Traceability, к заказам на закупку можно прикреплять вопросы контроля качества . Это можно сделать в Центре управления , и существует 4 конкретных события, связанных с заказами на закупку. Это:
- «Начало ЗП» – Срабатывает в начале заказа на покупку.
- «Запуск и возобновление заказа на заказ» – Срабатывает в начале заказа на покупку или при возобновлении приостановленного заказа (например, если он получен частично – см. ниже).
- «Частичный заказ» – Срабатывает, когда заказ на покупку получен частично, т. е. строки заказа не заполнены, когда оператор завершает заказ.
- «ПЗ завершено» – Срабатывает, когда заказ на покупку полностью завершен и закрыт.
Мы можем использовать следующие 3 вопроса в QA, чтобы увидеть, как это будет работать.
Первый вопрос здесь связан с событием «Начало заказа на поставку» в верхней правой панели вопросов и ответов , второй — с событием «Частичное выполнение заказа на поставку», а третий — с событием «Завершение заказа на поставку».
Если мы вернемся в WMS и посмотрим на другой заказ на покупку, мы сможем перейти в главное окно заказа на покупку, чтобы увидеть наш новый заказ.
Как только мы выберем заказ и нажмем зеленую галочку, сработает событие «PO», и нам будет задан наш первый вопрос.
Здесь мы настраиваем вопрос так, чтобы разрешить индивидуальный ответ, предоставляя оператору WMS поле для произвольного текста для ввода регистрационных данных транспортного средства. После ответа на этот вопрос оператор может начать получать товары по строкам заказа.
После этого, если строки заказа не были заполнены полностью, оператор может частично принять заказ. Обратите внимание, что для этого требуется разрешение оператора («разрешить приемку») и конфигурация WMS.
При частичном получении вызывается событие «Частичное поступление на заказ», передающее оператору соответствующий вопрос.
Это приведет к приостановке выполнения заказа, оставив его видимым для WMS, чтобы его можно было выполнить позднее. Если этот заказ затем будет открыт повторно, будут заданы все вопросы, связанные с «Запуском и возобновлением заказа».
Однако, если заказ полностью получен, тогда будет активирован вопрос «PO Complete».
Обратите внимание, что мы можем установить команды для завершения процесса и уведомления менеджеров/руководителей, если на этот вопрос был дан утвердительный ответ.
Более подробную информацию о том, как это сделать, а также о других функциях QA, см. в нашем руководстве по модулю здесь.
7. Возврат заказов
Если после получения заказа возникнут проблемы, и если у пользователя достаточно прав , мы можем вернуть товары, щелкнув правой кнопкой мыши по соответствующей товарной позиции (1).
Затем нас попросят указать причину этого возврата (2), прежде чем подтвердить количество, подлежащее возврату (3).
Затем в CC будет добавлена еще одна строка, показывающая этот вычет запасов. Любые указанные причины будут отображаться в отчетах.
8. Управление заказами на поставку
Заказами на покупку можно управлять с помощью функции «Менеджер по закупкам» в разделе «Заказы» в WMS.
Чтобы узнать больше о доступных здесь вариантах, пожалуйста, нажмите здесь.
9. Заявки на закупку
Заявки на закупку могут использоваться операторами, не имеющими доступа к странице «Заказ на закупку» в Центре управления, для отправки запросов на заказ, которые могут быть утверждены менеджерами по закупкам. Отправка и утверждение этих заявок осуществляется через рабочие процессы утверждения.
Для получения более подробной информации об этой функции, пожалуйста, ознакомьтесь с руководством по модулю здесь.
