Заявки на закупку

Введение

Функция «Заявки на закупку» в системе отслеживания V5 (доступно клиентам, имеющим лицензию на модуль QMS) позволяет назначенным операторам, которые могут не иметь прямого доступа к Заказы Экран — для подачи заявок на закупку, требующих одобрения уполномоченного оператора или группы операторов. После одобрения эти заявки могут быть преобразованы в активные заказы на закупку.

1. Установка
   1. Операторы
   2. Группы операторов
   3. Рабочие процессы утверждения
2. Заявки на закупку
   1. Подача заявки на закупку
   2. Утверждение заявки
   3. Преобразование заявки в заказ на закупку

В этом примере используются два оператора:

• SG-User – менеджер по закупкам (утверждающий)
• Ник Браун – оператор, подающий заявку на покупку

Сначала проверьте права оператора. Если открыть права Ника Брауна, то увидим, что у этого пользователя нет доступа ни к экранам «Заказы на продажу», ни к экранам «Заказы на покупку».

Когда Ник Браун пытается получить доступ к странице заказов на закупку, система блокирует доступ и выводит соответствующее сообщение.

Именно здесь становится необходимой функция «Заявки на закупку», позволяющая оператору инициировать запрос на закупку через контролируемый рабочий процесс утверждения.

Перед созданием рабочего процесса утверждения необходимо создать группу операторов, чтобы добавить ее в процесс утверждения.

Используя зелёный элемент управления «+» на обеих панелях, создайте группу с названием «PUR1 – Заявки на закупку» и назначьте пользователя SG-User единственным её участником. Эта группа будет отвечать за проверку и утверждение всех заявок на закупку, отправляемых через систему.

После определения группы операторов, Рабочий процесс утверждения необходимо создать для управления утверждениями заявок на закупку.

Рабочие процессы утверждения настраиваются в окне «Шаблоны рабочих процессов», расположенном в разделе:

СМК → Утверждения

Оказавшись здесь, мы можем:

1. 1. 1. 1. Нажмите зеленый значок «+» на верхней панели, чтобы создать новый шаблон рабочего процесса.
         2. Присвойте ему имя/описание «Заявки на закупку – PUREQ».
         3. Добавьте в рабочий процесс этап единого подписания.
         4. Назначьте на этот этап вновь созданную группу операторов «PUR1».

    

    

   Шаблон рабочего процесса утверждения теперь готов к использованию в процессе подачи заявки на закупку.

После завершения настройки запрашивающий оператор (Ник Браун) может войти в Центр управления и перейти к:

WMS → Заказ → Заявки на закупку

Эта страница работает аналогично экрану «Заказы на закупку». Чтобы создать новую заявку:

1. Нажмите зеленый значок «+» на верхней панели.
2. Укажите желаемую дату поставки, место поставки и поставщика (выбранного из таблицы «Поставщики»). Здесь также можно добавить обоснование заявки.
3. Выберите соответствующий шаблон утверждения — в данном случае «Заявки на закупку — PUREQ».

После ввода данных заголовка используйте нижнюю панель для добавления строк закупки. Каждая строка представляет собой запрашиваемую товарную позицию, включая количество и единицу измерения. Например, оператор может добавить две строки для:

• 1000 фунтов муки
• 1000 фунтов соли

После ввода всех данных щелкните правой кнопкой мыши по заявке на верхней панели и выберите «Подать запрос на утверждение».

Статус заявки изменится на желтый, что будет означать, что она подана и ожидает одобрения.

После подачи заявки утверждающий оператор (SG-User) должен ее рассмотреть и авторизовать.

Запрос на одобрение можно получить через:

СМК → Утверждения → Рабочие процессы.

Отсюда утверждающий оператор найдет ожидающее одобрение, щелкнет правой кнопкой мыши запись рабочего процесса и выберет «Перейти», чтобы напрямую открыть связанную запись заявки на закупку.

Откроется страница «Заявки на закупку», на которой утверждающее лицо может просмотреть все сведения о запросе.

Если все удовлетворено, утверждающий должен:

1. Щелкните правой кнопкой мыши по заявке и выберите «Отметить как просмотренное».
2. Вернитесь на страницу «Рабочие процессы» и добавьте действие «Утверждение» к соответствующему рабочему процессу. Это можно сделать, перейдя на страницу с помощью меню Центра управления или выбрав пункт «Перейти к рабочему процессу утверждения» в том же меню, которое использовалось для отметки процесса как просмотренного.

На панели «Действия по утверждению» на странице «Утверждение рабочего процесса»:

1. Создайте новую строку действий, используя зеленый «+».
2. В раскрывающемся списке выберите «Одобрено» (или «Отклонено», если утверждающий оператор не собирается одобрять запрос).
3. Выберите причину (из Причины страница)
4. Введите свободный текстовый комментарий (необязательно)
5. Нажмите «Сохранить» для подтверждения.

При появлении соответствующего запроса подтвердите одобрение:

И введите вторичный пароль (настраивается в настройках оператора).

После подтверждения индикаторы статуса отдельного этапа утверждения и общего рабочего процесса станут зелёными (2), что означает завершение утверждения. Если существует несколько этапов утверждения, для полного утверждения заявки необходимо пройти все из них (1).

После одобрения заявку можно преобразовать в заказ на закупку. Это действие может выполнить как заявитель, так и утверждающий. В данном примере преобразование выполнит Ник Браун.

1. Перейдите в WMS → Заказ → Заявки на закупку.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по одобренной заявке и выберите «Преобразовать в заказ на поставку».

Появится подтверждающее сообщение с новым присвоенным номером заказа на покупку.

Этот номер также будет записан в столбце «Преобразованный заказ на закупку» на странице «Заявки на закупку».

Когда пользователь SG-User войдет на страницу «Заказы на закупку», новый заказ появится в расписании со статусом «Ожидание», что означает, что он готов к получению в WMS. Исходный номер заявки будет отображаться в столбце «Ссылка на заказ», что обеспечивает отслеживаемость между заявкой и полученным заказом на закупку.