Outils

Introduction

La section Actifs du système de traçabilité V5 permet la saisie de divers équipements pouvant être utilisés pour la production, les contrôles en ligne et les analyses de laboratoire.

Des balances aux spectromètres, la section « Actifs » assurera le suivi de ces équipements et disposera également d'une fonction intégrée de planification des tâches de recertification des équipements selon les besoins.

1. Configuration des actifs
2. Utilisation des actifs dans la production
   1. installation
   2. Confirmation des actifs en production
3. Utilisation des actifs dans le LIMS
   1. installation
   2. Confirmation des actifs dans le LIMS
4. Utilisation des actifs dans les listes de contrôle
5. Tâches liées aux actifs
   1. Création d'un modèle de tâche
   2. Planifier une tâche
   3. Exécution d'une tâche planifiée

La première étape pour gérer les actifs dans V5 consiste à les créer pour les utiliser dans le système. Cela se fait dans la section « Actifs », accessible via le menu « QMS » > « Actifs ».

Cette fenêtre étant ouverte, nous pouvons voir qu'il y a 3 panneaux avec lesquels travailler ici :

Ces éléments sont utilisés comme suit :

• Types d'actifs – Permet la création de « types » d’actifs, ou de « groupes », tels que « balances », « imprimantes », « spectromètres », etc. Le niveau de détail dépend de chaque client, de ses opérations et de ses procédures opérationnelles standard.
• Outils – Une fois un « Type d’actif » sélectionné dans le panneau supérieur, le panneau « Actifs » permet d’ajouter des équipements individuels à chaque type/groupe d’actifs.
• Tâches liées aux actifs – Lorsqu'un « Actif » est sélectionné dans le panneau central, le panneau « Tâches de l'actif » permet d'attribuer des tâches, telles que des opérations de maintenance ou d'étalonnage, à chaque actif, en fonction de ses besoins fonctionnels spécifiques. Ces tâches peuvent être créées et planifiées à l'aide des écrans « Modèles de tâches » et « Planification des tâches », également accessibles via le menu « Actifs » situé à gauche de l'écran. Nous examinerons cela plus en détail ultérieurement. plus loin dans ce document.

Maintenant que le fonctionnement des différentes sections de cette page est établi, créons une nouvelle entrée d'actif pour une échelle qui serait utilisée en production.

Pour commencer, nous allons créer un type de ressource « Balance » dans le panneau supérieur en utilisant la coche verte. Une fois le nom unique attribué à ce type de ressource, la saisie sera confirmée (le bouton passera du rouge au gris pour indiquer que des informations supplémentaires peuvent être ajoutées).

Une description appropriée peut ensuite être ajoutée, ainsi qu'un « responsable » pour le groupe concerné. Ce responsable sera l'utilisateur qui gérera généralement la configuration et l'étalonnage des équipements de ce type, par exemple un responsable technique chargé de superviser l'étalonnage de ces équipements.

Une fois ce type créé, nous pouvons y ajouter les ressources (ici, les balances) à l'aide des mêmes commandes à cocher vertes disponibles dans le panneau central (« Ressources »). Comme pour la procédure décrite précédemment pour les types, une fois un numéro de ressource unique saisi, la ligne sera validée.

Notez que le champ « Type de ressource » sera automatiquement renseigné en fonction du type auquel cette ressource est ajoutée. Le menu déroulant de cette cellule permet de transférer rapidement et facilement des ressources entre groupes (par exemple, s'il existe différents groupes de balances selon leur emplacement, une balance peut être transférée d'une zone à une autre).

Une fois le numéro d'actif ajouté, des informations supplémentaires peuvent être ajoutées à cet actif :

• Description de l'actif – Champ de texte libre pour décrire l'actif. Le contenu dépend du type d'actif ajouté ; dans ce cas précis, puisqu'il s'agit d'une balance, on peut indiquer sa capacité et le nombre de décimales.
• Date de mise en service – Utilise un menu déroulant de calendrier pour spécifier la date de mise en service de cet équipement (par exemple, pour peser des articles destinés à la production). Si cette date est ultérieure, l'équipement sera indisponible jusqu'à la date indiquée.
• Statut de l'actif – Permet de sélectionner, parmi une liste prédéfinie, les statuts pouvant être attribués à la ressource.
• Numéro de série – Permet la saisie du numéro de série unique de l'actif.
• Fabricants – Champ de texte libre pour ajouter le fabricant de l'actif, par exemple Mettler Toledo
• Lieu – Permet de sélectionner, dans un menu déroulant, l'emplacement d'utilisation de cette ressource. Laisser ce champ vide autorise l'utilisation de la ressource à différents emplacements.
• Fournisseur – Si l'actif provient d'un fournisseur déjà enregistré dans V5 (menu « WMS » > « Commandes » > « Fournisseurs » du Centre de contrôle), ce fournisseur peut être sélectionné ici dans la liste déroulante.
• Spécifications Cliquer dans ce champ ouvre une zone de saisie de texte permettant d'ajouter les spécifications de l'actif. Celles-ci peuvent être similaires aux spécifications du fabricant.

• Image de spécification – Cliquer dans ce champ ouvre une boîte de dialogue de téléchargement d'image ; cliquer sur « Charger à partir d'un fichier… » ouvrira un explorateur de fichiers permettant de sélectionner une image pour la ressource à télécharger.

 

• Étalonnage dû – Utilise un menu déroulant de calendrier pour sélectionner la date d'échéance du réétalonnage de l'équipement. Une notification sera alors envoyée au « Propriétaire », qui pourra ensuite planifier des « Tâches relatives à l'équipement » pour effectuer les opérations de réétalonnage nécessaires.

Une fois entièrement configurée, cette ressource d'échelle ressemblerait à ceci :

Une fois créées, nos ressources peuvent être affectées à différentes formules et utilisées en production. Cette affectation et utilisation permet d'inclure ces ressources dans les rapports de production.

Dans cet exemple, une autre échelle sera ajoutée au même type/groupe que celui créé ci-dessus , de sorte que notre configuration d'actifs ressemblerait à ceci.

Nous ajouterons également une imprimante d'étiquettes ici, dans un nouveau type d'actif « Imprimantes ».

Notez ici que le lieu de production des balances et de l'imprimante est défini comme le lieu de « PESÉE DE PRODUCTION », et que la formule que nous allons utiliser pour affecter ces ressources créées contient des étapes de pesée qui doivent être traitées à cet emplacement.

À partir de là, deux étapes doivent être franchies pour pouvoir utiliser des ressources avec une formule :

• La case « Actifs requis » doit être cochée dans la formule. Notez que cette case est située tout à droite dans l'en-tête de la formule (vous pouvez la déplacer en masquant les colonnes inutilisées et/ou en faisant glisser la colonne vers la gauche pour la rendre plus accessible).

• Il faut associer la ou les ressources à la formule dans la section « Liens de formules » du menu « Ressources ». Une fois dans cette section, sélectionnez la formule souhaitée dans le panneau supérieur (elle sera automatiquement renseignée à partir du tableau « Formules »), puis cliquez sur le bouton vert « + » dans le panneau inférieur pour ajouter une nouvelle ligne. Enfin, utilisez le menu déroulant pour associer la ou les ressources concernées.

Notez que chaque ligne ajoutée ici ajoute une nouvelle ligne de sélection d'actif lors du traitement d'une formule sur le Terminal. Ainsi, un seul actif par type d'actif doit être ajouté à la section des liens de formule ici, et le Terminal pourra sélectionner parmi tous les actifs de ce type.

Les affectations d'emplacement pour chaque actif peuvent être utilisées pour filtrer cette liste d'actifs disponibles au terminal si nécessaire. Par exemple, si nous avons 4 balances dans le type d'actif « Balances » et que 2 sont affectées à un emplacement de production différent de celui où cette formule particulière est traitée, le système ne donnera la possibilité de sélectionner que les 2 qui sont affectées au bon emplacement de production une fois que nous aurons démarré la tâche sur le terminal.

Nous allons donc simplement ajouter SCA-001 à partir de la liste des échelles, ainsi que l'imprimante Zebra que nous avons créée sous un type d'actif différent.

Une fois ces étapes terminées, la formule « FB-001 » peut être planifiée et nous pourrons voir comment l'affectation des ressources fonctionnerait dans le Terminal.

Au terminal, nous sélectionnons et lançons la tâche correspondante à la formule à laquelle nous avons affecté les ressources, comme d'habitude.

Mais maintenant, au lieu de passer directement à l'écran de pesée, on nous demandera de confirmer quels équipements seront utilisés pour le travail.

Nous pouvons donc constater que le système a automatiquement sélectionné SCA-001 pour être utilisé ici, car il s'agit de l'échelle que nous avons ajoutée sous « Liens de formule », mais si nous mettons en surbrillance l'échelle en question et cliquons sur le bouton « Substituer », nous aurons alors la possibilité de sélectionner une autre échelle au sein de ce type/groupe, à condition que le ou les actifs soient affectés au lieu de production approprié.

Nous pouvons donc ici substituer SCA-002 à SCA-001 en le sélectionnant et en cliquant sur la coche verte.

Cela nous ramènera à l'écran précédent où nous pourrons alors confirmer la sélection de SCA-002.

Notez que si nous essayons ensuite de procéder en utilisant la coche verte en bas à droite, le système nous rappellera que tous les actifs n'ont pas encore été confirmés.

Nous devons donc confirmer l'utilisation de l'imprimante PRI-001 avant de continuer.

Une fois tous les actifs sélectionnés, la coche verte permet de procéder à la pesée.

Cette section aborde l'utilisation des ressources pour les tests LIMS et évoque les tests et les AWC déjà créés. Un guide de module sur ce sujet sera bientôt disponible !

Il est également possible d'affecter des ressources aux tests AWC de la même manière que dans l'exemple de production ci-dessus. Pour ce faire, nous configurerons les ressources comme indiqué précédemment . Dans cet exemple précis, nous créerons un nouveau type de ressource pour les « Spectromètres » et y ajouterons deux spectromètres de masse.

Notez que le champ « Emplacement » est moins important pour le filtrage et le fonctionnement des ressources lors des tests LIMS, et qu'il a donc été laissé vide pour ces deux entrées.

Une fois cette étape franchie, il nous faut créer un groupe d'actifs pour ces nouveaux spectromètres. Pour ce faire, rendez-vous dans la section « Groupes d'actifs » du sous-menu « Actifs ». Cliquez ensuite sur le bouton vert « + » dans chaque panneau pour créer un groupe d'actifs (SPEC dans ce cas) et y ajouter les deux spectromètres.

Une fois le groupe d'actifs créé, nous pouvons l'affecter à des tests spécifiques au sein du module LIMS.

Cela se fait dans la section « Tests » du LIMS (« LIMS » > « Tests » menus), et consiste simplement à utiliser le menu déroulant de la colonne « Groupe d'actifs » pour ajouter le groupe nouvellement créé aux tests concernés.

Nous pouvons donc ajouter ce groupe à tous les tests « Métaux lourds » présentés ici.

Et le système AWC que nous utiliserons pour cet exemple comprend ces 5 tests « Métaux lourds » dans l’un de ses groupes de tests :

À partir de là, si nous programmons un AWC qui contient ce test, nous pouvons retourner au Terminal pour l'effectuer.

Une fois que nous avons lancé l'AWC sur le Terminal, nous avons sélectionné le groupe de test approprié et nous avons continué.

Nous passerons ensuite à l'écran de test où nous pourrons voir l'échantillon assigné en attente de saisie des résultats.

À partir d'ici, si nous appuyons sur le bouton « Ressources » en haut de l'écran, un autre écran s'affichera où nous pourrons utiliser le + vert pour ajouter des ressources disponibles, c'est-à-dire celles que nous venons d'attribuer à ces tests dans le cadre de notre groupe de ressources nouvellement créé.

Nous sélectionnerions ensuite un élément à ajouter ici et appuierions sur la coche verte.

Nous serons ensuite ramenés au dernier écran où nous verrons les ressources affectées au test.

Nous pouvons maintenant utiliser la croix rouge pour retourner à notre AWC et effectuer les tests pertinents à l'aide de l'actif assigné.

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons créé un groupe d'actifs contenant uniquement des spectromètres, mais nous pouvons y ajouter d'autres éléments au besoin. Nous pouvons également affecter des « matériaux de laboratoire » à nos AWC, qui peuvent être des consommables tels que des tubes à essai, des pipettes, etc. La création et l'utilisation de ces éléments sont expliquées dans notre guide du module AWC (à venir !).

Il est également possible d'associer des équipements à des listes de contrôle, l'équipement désigné pouvant être consulté dans les rapports de production. À titre d'exemple, on peut citer le contrôle du poids de remplissage d'un produit, effectué périodiquement au cours d'une production.

Prenons l'exemple de la liste de contrôle ci-dessous. Il pourrait s'agir d'une liste de contrôle déclenchée tout au long d'une production afin de vérifier que le poids du produit fini est conforme aux spécifications de fabrication.

On constate ici que ces 10 contrôles de poids visent à peser 10 bouteilles produites et à s'assurer qu'elles respectent les spécifications. Consultez notre guide sur les listes de contrôle pour en savoir plus sur les différents paramètres définis ici. Pour l'instant, nous allons ajouter l'une de nos balances à cette liste.

Cela peut se faire en sélectionnant simplement l'actif dans la colonne « Actif » à l'aide du menu déroulant situé en face de chaque case :

Nous procéderions ainsi pour chaque question, avec la possibilité de sélectionner des ressources d'échelle différentes selon les besoins de la configuration de la ligne.

Une fois cette liste de contrôle exécutée et les contrôles de poids saisis et confirmés, l'actif attribué apparaîtra dans les rapports associés à la production sur laquelle la liste de contrôle a été exécutée, tels qu'un eBMR.

Nous avons évoqué précédemment la définition des dates d'« Étalonnage requis » pour chaque équipement lors de son ajout au système. Que se passe-t-il ensuite une fois cette date atteinte ?

Une fois la date d'échéance de l'étalonnage atteinte, une notification sera envoyée au propriétaire du type d'actif indiquant qu'une tâche relative à l'actif doit être planifiée pour recertifier l'actif en vue de son utilisation.

Nous allons d'abord examiner comment créer une tâche relative aux actifs.

Cela se fait dans la fenêtre « Modèles de tâches » du menu « Ressources », et la première chose que l’on remarque est que la mise en page est presque exactement la même que celle du menu « Listes de contrôle », et la fonctionnalité est essentiellement la même.

Il y a 3 panneaux avec lesquels travailler ici :

• Modèles de tâches liées aux actifs – C’est là que sont créés les modèles de tâches. Ceux-ci seraient probablement spécifiques à un actif ou à un type d’actif, par exemple les tâches de recalibrage de balance.
• Contrôles – Une fois un modèle de tâche créé et sélectionné dans le panneau supérieur, ce panneau central nous permet d'ajouter des contrôles, ou tâches, au modèle, en décrivant les étapes nécessaires à sa réalisation.
• Commentaires – Lorsqu'une tâche est sélectionnée dans le panneau central, l'opérateur peut ajouter ici des réponses parmi lesquelles choisir. Ces réponses peuvent être configurées pour exiger des photos et des commentaires supplémentaires, envoyer des notifications à d'autres utilisateurs ou même signaler des écarts.

À titre d'exemple, nous allons ici créer un modèle de tâche simple qui pourrait être utilisé pour recalibrer une balance une fois que sa date d'échéance de recalibrage est arrivée.

Une fois le modèle de tâche créé, il faut l'associer aux ressources correspondantes dans la fenêtre « Ressources ». Pour ce faire, dans le panneau inférieur, ajoutez une ligne avec le « + » vert et utilisez le menu déroulant. Vous pouvez également désigner un utilisateur responsable si vous le souhaitez. Si vous laissez ce champ vide, n'importe quel utilisateur pourra effectuer la tâche.

Actuellement, la seule option de planification disponible pour les tâches liées aux équipements est la planification manuelle. Celle-ci s'effectue dans la section « Planification des tâches » du menu « Équipements » du Centre de contrôle : il suffit de sélectionner l'équipement, la tâche à exécuter, puis de cliquer sur « Ajouter à la planification ».

Cela programmera la tâche pour la date d'aujourd'hui.

Une fois la tâche planifiée, nous pouvons nous rendre à notre terminal pour l'exécuter.

Une fois connecté, la tâche planifiée se trouve dans le menu « Qualité > Ressources » :

À l'instar des listes de contrôle, nous pouvons filtrer ces tâches relatives aux actifs à l'aide des boutons radio situés en bas de l'écran afin de filtrer selon le statut de la tâche.

La sélection de la tâche planifiée et le clic sur la coche verte lanceront alors les tâches relatives aux actifs, en affichant les vérifications et les réponses que nous avons saisies dans le Centre de contrôle :

Nous répondrions ensuite à toutes les questions/fournirions les mesures de poids le cas échéant, et, si toutes les tâches sont accomplies avec succès, le modèle de tâche sera complété.

Les résultats sont ensuite consultables dans le Centre de contrôle. Nous pouvons également utiliser un système de flux d'approbation similaire, sous forme de listes de contrôle , pour les tâches liées aux actifs.