Services de gestion d’inventaire

Introduction

La gestion des stocks est le module le plus puissant de la traçabilité V5. Conçu pour évoluer des petites opérations d'entrepôt aux centres de stockage et de traitement multi-sites nécessitant des processus de prélèvement et de distribution complexes.

Ce guide de module portera sur la gestion du stock inventorié au sein de V5 Traçabilité. Le stock se voit attribuer des numéros de lot/lot lorsqu'il est reçu dans le système ou créé en tant que lot ou produit.

La gestion des stocks peut être contrôlée soit par la V5 WMS application, ou par un « maître d'inventaire » ERP externe si vous le souhaitez. Le stock peut ensuite être conteneurisé ou palettisé, et se tient dans restaurants avant d'être consommé en lots ou d'être expédié comme produit fini.

Ce guide se concentrera sur la création de marchandises dans le système et expliquera comment celles-ci peuvent ensuite être gérées dans V5 Traçabilité.

1. Création de marchandise
   1. Control Center
   2. Réseau
2. Unités en vrac
3. Conteneurisation et palettisation
4. Services de gestion d’inventaire
   1. Control Center
   2. WMS – Marchandises
   3. WMS – Palettes
5. Numéros de lot et de lot du fournisseur
   1. Attribution du numéro de lot
   2. Attribution de numéro de lot fournisseur
6. Consommation de produits
   1. Stock record
   2. Sélection de lots – Configuration du terminal
   3. Sélection de lots - Dates d'expiration et FEFO/FIFO

Les marchandises peuvent être saisies dans V5 Traçabilité de différentes manières, qui seront abordées ici. Nous avons quelques options à cet égard, de les saisir manuellement dans Control Center, ou via les différents services de SG Systems Intégration : options.

Le moyen le plus simple de créer des produits est d'utiliser Control Center lui-même. Nous pouvons le faire en naviguant vers Matières premières sous l'en-tête 'My Factory' (1) et en ouvrant cet onglet. Nous pouvons ensuite cliquer sur "Modifier le tableau" en bas de la page (2) et, si l'utilisateur connecté a le bon autorisations, on peut alors utiliser le '+' vert en bas à droite de la fenêtre (3) pour ajouter une nouvelle ligne/une nouvelle marchandise. Une nouvelle ligne sera maintenant générée que nous pourrons remplir avec les informations vitales de la marchandise.

Cette ligne restera de couleur saumon (c'est-à-dire qu'elle ne pourra pas être enregistrée en raison d'informations saisies inadéquates) jusqu'à ce que les 4 premières colonnes (Code, Description, Type, Unités) aient été remplies. Nous pouvons ensuite remplir autant de colonnes restantes que nous le souhaitons. Pour une ventilation détaillée de la fonction de chaque colonne, cliquez ici.

Une fois que nous avons fini d'entrer des informations sur ce nouveau produit, nous pouvons cliquer sur "Arrêter l'édition" pour verrouiller à nouveau la table.

La traçabilité V5 propose des options d'intégration robustes, qui peuvent être utilisées pour fournir une interface entre la base de données du système et les solutions ERP des clients. Vous trouverez plus d'informations sur ces options dans notre guide d'intégration dédié ici.

Dans les entrepôts de production, il est courant que le stock soit reçu dans des sacs, des boîtes ou un autre conteneur. L'utilisation d'unités en vrac nous permet de définir le contenu d'un conteneur de ces marchandises afin qu'il puisse être plus facilement utilisé dans la production. Par exemple, les sacs de sucre peuvent être reçus dans des sacs de 50 lb. Ainsi, lors de l'ajout dans un mélangeur, nous n'avons pas besoin de les peser, car nous avons déjà défini le poids d'un seul « sac » via l'utilisation d'unités en vrac.

Lorsque nous ajoutons une marchandise, nous avons la possibilité d'entrer à la fois des "unités en vrac" et une "quantité en vrac" en regard de celle-ci. Ceux-ci sont utilisés dans le système lorsque nous entreprenons mise en lots en vrac.

Les unités de masse peuvent être créées comme n'importe quelle autre unité de mesure sur le 'unités'. Il est souvent utile de créer une unité générique, telle que "Sacs", que nous pouvons utiliser à cette fin. Ces unités en vrac doivent se voir attribuer un taux de conversion de 0.

La quantité en vrac est alors le poids (dans l'unité de quantité par défaut de la marchandise, c'est-à-dire en livres ou en kg) de la marchandise qui vient dans cette unité en vrac lorsque nous la recevons dans l'entrepôt. Ainsi, si notre principal fournisseur de sucre (avec une unité de quantité par défaut en livres) l'expédie dans des sacs de 50 lb, nous définirons l'"unité en vrac" sur "sacs" et la "quantité en vrac" sur 50.

Cela aurait alors 2 impacts majeurs au sein du système :

Traitement par lots

Le principal domaine où les unités en vrac entrent en jeu est le traitement par lots en vrac, sur lequel on peut en apprendre davantage ici. Nos unités de vrac sont utilisées ici si nous demandons soit le poids exact, soit plus que le poids, de l'unité de vrac d'un produit dans un étape de pesée de la formule.

Si nous exécutons un exemple de formule qui nécessite 55 livres de sucre, le terminal de pesée demandera d'abord 1 sac de sucre, avant de demander que les 5 livres restantes soient pesées séparément.

Nous pouvons cependant utiliser l'action "Basculer en vrac" ou appuyer sur l'icône de la balance au centre de l'écran pour basculer entre la pesée en vrac et l'utilisation de la balance pour peser toute l'étape. Ceci est utile si nos unités en vrac reçues sont vidées dans des conteneurs plus grands avant le dosage.

NB C'est ainsi que Terminal se comportera dans la configuration par défaut pour le traitement par lots en masse. Les terminaux peuvent être configurés de cette manière, ou configurés pour être soit une station de pesage « vrac » soit « reste ». Plus d'informations à ce sujet peuvent être trouvées ici. Contacter l'assistance SG pour vous aider à le mettre en place.

Réception

La quantité en vrac est également référencée lors de la réception de marchandises palettisées. Si, par exemple, nous créons un commande client commander 500 livres de sucre, puis aller le recevoir dans WMS, on verra:

Cependant, avec les paramètres par défaut, ceci est uniquement à titre informatif, donc à ce stade, nous aurions besoin de spécifier le nombre de palettes reçues et le poids sur chaque palette, pas le nombre de sacs.

Lors de la configuration de nos produits, nous avons la possibilité de les définir comme 'Conteneurisé' ou 'Palettisé' (ou ni l'un ni l'autre). Définir un produit comme l'un ou l'autre changera la façon dont il est géré par le système.

• Conteneurisé : Si nous cochons cette option, le lot de stock de marchandise sera divisé en « conteneurs » à l'arrivée, chacun avec son propre numéro de série.
• Palettisé : Si nous cochons cette option, le lot de stock de marchandises sera réservé sur des « palettes » à l'arrivée. Des étiquettes avec codes à barres peuvent ensuite être imprimées pour ces palettes à la fin du processus de commande dans WMS afin de les suivre.

Il convient de noter qu'en matière de gestion des stocks, les formules produites comptent également comme des marchandises et peuvent donc être gérées de la même manière que nos marchandises créées à l'origine (ingrédients ou emballages).

Nous pouvons gérer notre inventaire de marchandises de différentes manières :

Dans Control Center, nous pouvons utiliser le 'Gérer l'inventaire' (situé sous 'Mon Usine') pour accéder à une vue d'ensemble de nos produits inventoriés.

Les lots et les quantités de produits peuvent être modifiés ici, à condition qu'ils ne soient pas palettisés. Si la marchandise est palettisée, le seul changement que nous pouvons apporter ici est de remettre à zéro le niveau de stock d'un lot ou d'une palette en particulier. Plus d'options pour la gestion des articles palettisés sont couvertes ci-dessous.

Lorsque nous appuyons pour la première fois sur l'hexagone "Commodities" sur la page principale WMS, on nous demandera de choisir une marchandise à gérer.

Comme mentionné ci-dessus, les fonctions ici ne peuvent être exécutées que sur des produits qui sont pas palettisé. Si nous essayons de sélectionner un lot d'un article palettisé, nous recevrons le message suivant dans la bannière de messagerie de WMS :

Les articles palettisés peuvent être gérés séparément dans le section gestionnaire de palettes de WMS.

Cependant, si nous sélectionnons un lot d'un article non palettisé, l'écran suivant s'affichera, à partir duquel nous pourrons effectuer plusieurs actions sur ce lot.

Pour une ventilation détaillée de chacune de ces fonctions et des options de traçabilité flexibles qui peuvent leur être fournies, veuillez consulter le guide des fonctions d'inventaire pour WMS.

Encore une fois dans WMS, si nous souhaitons gérer des marchandises palettisées, nous pouvons le faire dans le 'Gestionnaire de palettes' section. Nous pouvons rechercher une palette ici par le produit qu'elle contient, son emplacement, son numéro de palette ou le numéro de bon de commande associé. Nous pouvons alors sélectionner une palette à gérer.

Pour plus d'informations sur la gestion des palettes et la gestion des stocks, consultez notre guide des modules sur le sujet.

Affectations de lots de produits

Les numéros de lot sont généralement automatiquement attribués aux marchandises dès leur réception dans l'entrepôt. Si plusieurs produits sont enregistrés en même temps sur une commande client, chaque produit différent recevra son propre numéro de lot. Le système peut ensuite imprimer des étiquettes à code-barres qui seraient attachées à ces lots, leur permettant d'être suivis dans l'entrepôt et scannés pour la production par lots si nécessaire. Les numéros de lot peuvent également être saisis manuellement, générés uniques par marchandise ou générés uniques à l'échelle du système. Le format peut être modifié sur demande. Contacter l'assistance SG pour obtenir de l'aide à cet égard.

Les lots peuvent en outre être affectés aux palettes s'ils sont marqués comme « palettisés ».

Affectations de lots de formules

Les numéros de lot sont automatiquement attribués aux lots/produits finis au fur et à mesure de leur production dans Terminal. Le système peut alors imprimer des étiquettes contenant le numéro de lot qui peut être appliqué au lot/produit. Si une formule est un sous-mélange qui fait partie d'une autre formule ou d'un autre produit et qui est prévue dans ce cadre, un numéro lui sera toujours attribué même s'il est consommé à l'étape suivante de la production.

Du point de vue de la gestion des stocks, ces numéros de lot sont traités de la même manière que les numéros de lot et apparaîtront comme des numéros de lot dans tout le système une fois qu'ils auront été produits.

Les formules peuvent être encore affectées à la palette si elles sont marquées comme « palettisées ».

Les numéros de lot du fournisseur sont les numéros de lot/lot qui fournisseurs affecter à leurs marchandises au fur et à mesure qu'ils nous les expédient. Dans V5 Traçabilité, ceux-ci sont saisis par rapport aux marchandises à mesure qu'elles arrivent à notre entrepôt dans le cadre d'un bon de commande. Il s'agit de garder une trace du numéro de lot d'origine de ce produit afin que, si nécessaire, le fournisseur puisse être contacté pour effectuer lui-même un rappel de suivi.

Au cours du processus de réception dans WMS, le système de gestion des stocks nous demandera de fournir ce numéro, et l'utilisateur WMS le saisira, soit manuellement, soit en scannant via un code-barres, faisant généralement référence aux documents/correspondance électronique alternative qui accompagnent la commande. Les instances WMS de réception peuvent être configurées pour rendre cette étape obligatoire ou facultative.

Lors de la création de produits, l'une des options que nous avons est de cocher la case "Enregistrer l'utilisation".

Lorsqu'il est coché, cela vous demandera terminal aux opérateurs de scanner (ou de saisir manuellement) un numéro de lot pour le produit qu'ils sont sur le point d'utiliser dans le lot. Ceci est essentiel pour suivre l'utilisation des produits dans la production et doit être utilisé pour la majorité des produits dans la gestion des stocks. Un exemple d'un produit dont l'utilisation des stocks ne serait pas enregistrée pourrait être l'eau, qui ne serait pas commandée/n'aurait pas son ou ses propres numéros de lot associés.

Mais comment décidons-nous des lots à utiliser lorsque nous en venons au lot ?

Lorsque les produits sont consommés dans la production, il existe une variété de façons et de combinaisons de paramètres que nous pouvons utiliser pour hiérarchiser leurs lots à utiliser.

Lorsque les produits sont consommés dans la production, il existe diverses manières de prioriser l'utilisation de ces lots.

Les gestionnaires et les superviseurs peuvent restreindre les lots que l'opérateur du terminal peut numériser lors du regroupement. Nous pouvons:

• Autoriser les opérateurs à choisir dans une liste
• Forcer les opérateurs à numériser, soit à partir d'une liste, soit d'un lot spécifique
• Forcer les opérateurs à utiliser des lots spécifiques (appliquer FEFO/FIFO)
• Attribuer automatiquement un lot FEFO/FIFO

Les 3 dernières de ces options seront appliquées au terminal et nécessiteront une dérogation du superviseur pour sélectionner autre chose. Contacter l'assistance SG pour en savoir plus sur la façon dont ceux-ci peuvent être mis en place dans votre établissement.

Les terminaux de production individuels peuvent également être configurés pour permettre aux opérateurs de masquer/autoriser l'utilisation de stocks périmés ou négatifs. Cela peut être défini sur le terminal lui-même si l'utilisateur dispose d'un superviseur complet privilèges pour pouvoir accéder aux paramètres du Terminal. Cela peut également être défini dans le centre de contrôle.

Les paramètres 'Record Stock' peuvent également être modifiés ici. Cela remplacera les paramètres de chaque produit pour enregistrer le stock du produit.

Ces options fonctionnent de la manière suivante :

• Aucun - Les numéros de lot ne seront pas demandés
• Suivi - Un lot sera demandé mais n'aura pas besoin d'exister dans le système d'inventaire. Les lots seront créés automatiquement.
• Complet - Un lot sera demandé et doit exister dans l'inventaire pour être scanné (traçabilité complète)

Une autre façon de hiérarchiser la sélection des lots dans la gestion des stocks concerne les dates de péremption des produits concernés et l'utilisation de FEFO/FIFO par le système.

Jours d'expiration, méthodes d'expiration et masque d'expiration dans la V5

Lors de la création de produits, nous avons quelques options qui détermineront le statut d'expiration de l'article en question :

• Jours d'expiration - Il s'agit du délai d'expiration (en jours) qu'il faudra pour que le produit expire une fois qu'il a été reçu à l'entrepôt ou produit sous forme de lot/produit de formule. Lors de la réception, cela peut être annulé si la date d'expiration particulière de ce produit est connue pour être différente de la valeur par défaut indiquée. Cela se fait via l'utilisation de la « méthode d'expiration ».
• Méthode d'expiration - Nous avons 4 options ici lors de la création d'un produit :
  • Standard – Utilise les « jours d'expiration » définis ci-dessus lorsque la marchandise est reçue.
  • Date de fabrication – Permet à un remplacement d'avoir lieu à l'étape de réception pour saisir la date de fabrication d'un fournisseur. Celui-ci utilisera alors « Jours d'expiration » pour calculer une date d'expiration à partir de cette date saisie.
  • Date d'expiration - Comme ci-dessus, cela permet un remplacement lors de la réception pour saisir la date d'expiration d'un fournisseur pour ce lot particulier. Celui-ci utilisera alors « Jours d'expiration » pour calculer une date d'expiration à partir de cette date saisie.
  • Masque d'expiration - Cette fonction permet d'utiliser un «masque» personnalisé, de sorte que si les fournisseurs d'un produit spécifique ont la date d'expiration intégrée dans un code-barres, celui-ci peut être scanné et automatiquement utilisé par le système pour ce lot. Cela peut être entré dans la colonne "Masque d'expiration" dans les produits de différentes manières :
    • Format de date standard : format type MMJJAA à 6 chiffres, c'est-à-dire 1er août 2022 – 080122 – saisi sous la forme mmjjaa
    • Format de date julienne : format YYDDD à 5 chiffres, c'est-à-dire 1er août 2022 – 22213 – saisi sous la forme jjjjj
    • Indice de l'année : valeur de l'année depuis 1999, c'est-à-dire 2022 – 23 – entrée comme i
  • Nous utiliserions alors des 'x' pour représenter les autres nombres dans le code-barres du fournisseur pour indiquer au système d'ignorer ces nombres, donc un exemple utilisant le format de date julien pourrait ressembler à xxxxjjjjjxxxx

Utilisation de FEFO/FIFO

Chaque instance du logiciel V5 Terminal peut être configurée pour commander le stock sélectionné pour le traitement par lots en fonction de FEFO, FIFO ou ni l'un ni l'autre. Encore une fois, superviseur complet privilèges serait nécessaire de modifier ce paramètre.

FIFO (premier entré, premier sorti) fonctionne sur le principe que les premiers articles enregistrés en stock doivent être les premiers sortis, ou dans ce cas, les premiers consommés en production.

FEFO (premier expiré premier sorti) fonctionne sur le principe que les articles dont la date de péremption est la plus proche doivent être les premiers sortis, ou encore dans ce cas, les premiers consommés en production.

Selon l'option que nous sélectionnons ici, le système donnera alors la priorité à l'ordre des lots parmi lesquels l'opérateur peut choisir, ou sera forcé d'utiliser (selon les autres paramètres discutés ci-dessus).