Services de gestion d’inventaire

Introduction

La gestion des stocks est le module le plus puissant de la traçabilité V5. Conçu pour évoluer des petites opérations d'entrepôt aux centres de stockage et de traitement multi-sites nécessitant des processus de prélèvement et de distribution complexes.

Ce guide de module portera sur la gestion du stock inventorié au sein de V5 Traçabilité. Le stock se voit attribuer des numéros de lot/lot lorsqu'il est reçu dans le système ou créé en tant que lot ou produit.

La gestion des stocks peut être assurée soit par l'application V5 WMS , soit par un système ERP externe (gestionnaire de stocks) si nécessaire. Les stocks peuvent ensuite être conteneurisés ou palettisés et entreposés avant leur utilisation pour la préparation de lots ou leur expédition en tant que produit fini.

Ce guide se concentrera sur la création de marchandises dans le système et expliquera comment celles-ci peuvent ensuite être gérées dans V5 Traçabilité.

1. Création de marchandise
   1. Control Center
   2. Réseau
2. Unités en vrac
3. Conteneurisation et palettisation
4. Services de gestion d’inventaire
   1. Control Center
   2. WMS – Marchandises
   3. WMS – Palettes
5. Numéros de lot et de lot du fournisseur
   1. Attribution du numéro de lot
   2. Attribution de numéro de lot fournisseur
6. Consommation de produits
   1. Stock record
   2. Sélection de lots – Configuration du terminal
   3. Sélection de lots - Dates d'expiration et FEFO/FIFO

Les matières premières peuvent être saisies dans V5 Traceability de différentes manières, que nous allons détailler ici. Plusieurs options s'offrent à vous : la saisie manuelle dans Control Center ou l'utilisation des différentes options d'intégration de SG Systems.

La méthode la plus simple pour créer des produits consiste à utiliser directement le Centre de contrôle. Pour ce faire, accédez à « Produits » sous l'en-tête « Mon usine » (1) et ouvrez cet onglet. Cliquez ensuite sur « Modifier le tableau » en bas de la page (2). Si l'utilisateur connecté dispose des autorisations requises , cliquez sur le bouton « + » vert en bas à droite de la fenêtre (3) pour ajouter une nouvelle ligne/un nouveau produit. Une nouvelle ligne sera alors créée, dans laquelle vous pourrez renseigner les informations essentielles du produit.

Cette ligne restera de couleur saumon (c'est-à-dire qu'elle ne peut pas être enregistrée faute d'informations suffisantes) tant que les quatre premières colonnes (Code, Description, Type, Unités) n'auront pas été remplies. Vous pourrez ensuite compléter les autres colonnes autant que vous le souhaitez. Pour une description détaillée de la fonction de chaque colonne, cliquez ici.

Une fois que nous avons fini d'entrer des informations sur ce nouveau produit, nous pouvons cliquer sur "Arrêter l'édition" pour verrouiller à nouveau la table.

V5 Traceability propose des options d'intégration robustes permettant d'assurer l'interface entre la base de données du système et les solutions ERP des clients. Pour plus d'informations sur ces options, consultez notre guide d'intégration dédié, disponible ici.

Dans les entrepôts de production, il est courant que le stock soit reçu dans des sacs, des boîtes ou un autre conteneur. L'utilisation d'unités en vrac nous permet de définir le contenu d'un conteneur de ces marchandises afin qu'il puisse être plus facilement utilisé dans la production. Par exemple, les sacs de sucre peuvent être reçus dans des sacs de 50 lb. Ainsi, lors de l'ajout dans un mélangeur, nous n'avons pas besoin de les peser, car nous avons déjà défini le poids d'un seul « sac » via l'utilisation d'unités en vrac.

Lors de l'ajout d'un produit, nous pouvons saisir à la fois les « Unités en vrac » et la « Quantité en vrac ». Ces informations sont utilisées par le système lors du traitement par lots en vrac.

Les unités de volume peuvent être créées comme n'importe quelle autre unité de mesure sur la page « Unités ». Il est souvent utile de créer une unité générique, telle que « Sacs », que nous pourrons utiliser à cette fin. Ces unités de volume doivent avoir un taux de conversion de 0.

La quantité en vrac est alors le poids (dans l'unité de quantité par défaut de la marchandise, c'est-à-dire en livres ou en kg) de la marchandise qui vient dans cette unité en vrac lorsque nous la recevons dans l'entrepôt. Ainsi, si notre principal fournisseur de sucre (avec une unité de quantité par défaut en livres) l'expédie dans des sacs de 50 lb, nous définirons l'"unité en vrac" sur "sacs" et la "quantité en vrac" sur 50.

Cela aurait alors 2 impacts majeurs au sein du système :

Traitement par lots

Le principal domaine d'application des unités de vrac est le dosage en vrac ; vous trouverez plus d'informations à ce sujet ici . Nos unités de vrac sont utilisées ici lorsque nous demandons le poids exact, ou une valeur supérieure, de l'unité de vrac d'une marchandise lors d'une étape de pesée d'une formule.

Si nous exécutons un exemple de formule qui nécessite 55 livres de sucre, le terminal de pesée demandera d'abord 1 sac de sucre, avant de demander que les 5 livres restantes soient pesées séparément.

Nous pouvons cependant utiliser l'action "Basculer en vrac" ou appuyer sur l'icône de la balance au centre de l'écran pour basculer entre la pesée en vrac et l'utilisation de la balance pour peser toute l'étape. Ceci est utile si nos unités en vrac reçues sont vidées dans des conteneurs plus grands avant le dosage.

Remarque : Voici le comportement du terminal en configuration par défaut pour le traitement par lots. Les terminaux peuvent être configurés de cette manière ou être définis comme station de pesage « vrac » ou « reste ». Plus d’informations sont disponibles ici . Contactez l’assistance SG pour obtenir de l’aide concernant la configuration.

Réception

La quantité en vrac est également prise en compte lors de la réception de marchandises palettisées. Par exemple, si nous créons une commande client pour 500 livres de sucre, puis que nous procédons à sa réception dans le WMS , nous verrons :

Cependant, avec les paramètres par défaut, ceci n'est donné qu'à titre informatif ; à ce stade, nous devons donc préciser le nombre de palettes reçues et le poids de chaque palette, et non le nombre de sacs.

Lors de la configuration de nos marchandises, nous pouvons les définir comme « conteneurisées », « palettisées » ou aucune des deux. Le choix de l'un ou l'autre de ces modes de conditionnement modifiera la façon dont la marchandise sera gérée par le système.

• Conteneurisé : Si nous cochons cette option, le lot de stock de marchandise sera divisé en « conteneurs » à l'arrivée, chacun avec son propre numéro de série.
• Palettisé : Si nous cochons cette option, le lot de stock de marchandises sera réservé sur des « palettes » à l'arrivée. Des étiquettes avec codes à barres peuvent ensuite être imprimées pour ces palettes à la fin du processus de commande dans WMS afin de les suivre.

Il convient de noter qu'en matière de gestion des stocks, les formules produites comptent également comme des marchandises et peuvent donc être gérées de la même manière que nos marchandises créées à l'origine (ingrédients ou emballages).

Nous pouvons gérer notre inventaire de marchandises de différentes manières :

Dans le Centre de contrôle, nous pouvons utiliser l'onglet « Gérer l'inventaire » (situé sous « Mon usine ») pour accéder à une vue d'ensemble de nos marchandises en stock.

Les lots et les quantités de marchandises peuvent être modifiés ici, à condition qu'elles ne soient pas palettisées. Si la marchandise est palettisée, la seule modification possible est la mise à zéro du stock d'un lot ou d'une palette. D'autres options de gestion des articles palettisés sont présentées ci-dessous.

Lorsque nous appuierons pour la première fois sur l'hexagone « Matières premières » de la page principale du WMS , il nous sera demandé de choisir une matière première à gérer.

Comme indiqué précédemment, ces fonctions ne peuvent être appliquées qu'aux marchandises non palettisées . Si vous tentez de sélectionner un lot d'un article palettisé, le message suivant s'affichera dans la barre d'outils du WMS :

Les articles palettisés peuvent être gérés séparément dans la section gestionnaire de palettes du WMS.

Cependant, si nous sélectionnons un lot d'un article non palettisé, l'écran suivant s'affichera, à partir duquel nous pourrons effectuer plusieurs actions sur ce lot.

Pour une description détaillée de chacune de ces fonctions et des options de traçabilité flexibles qui peuvent être fournies, veuillez consulter le guide des fonctions d'inventaire pour WMS.

Toujours dans le WMS , pour gérer les marchandises palettisées, rendez-vous dans la section « Gestionnaire de palettes ». Vous pouvez y rechercher une palette par type de marchandise, emplacement, numéro de palette ou numéro de commande associé. Il vous suffit ensuite de sélectionner la palette à gérer.

Pour plus d'informations sur la gestion des palettes et la gestion des stocks, consultez notre guide de module sur le sujet.

Affectations de lots de produits

Les numéros de lot sont généralement attribués automatiquement aux marchandises dès leur réception en entrepôt. Si plusieurs marchandises sont enregistrées simultanément dans une commande, chaque marchandise se verra attribuer un numéro de lot distinct. Le système peut ensuite imprimer des étiquettes à code-barres qui seront apposées sur ces lots, permettant ainsi leur suivi dans l'entrepôt et leur scan pour la production par lots, le cas échéant. Les numéros de lot peuvent également être saisis manuellement, générés de manière unique pour chaque marchandise ou pour l'ensemble du système. Le format peut être modifié sur demande. Contactez le support SG pour obtenir de l'aide.

Les lots peuvent en outre être affectés aux palettes s'ils sont marqués comme « palettisés ».

Affectations de lots de formules

Les numéros de lot sont automatiquement attribués aux lots/produits finis au fur et à mesure de leur production dans Terminal. Le système peut alors imprimer des étiquettes contenant le numéro de lot qui peut être appliqué au lot/produit. Si une formule est un sous-mélange qui fait partie d'une autre formule ou d'un autre produit et qui est prévue dans ce cadre, un numéro lui sera toujours attribué même s'il est consommé à l'étape suivante de la production.

Du point de vue de la gestion des stocks, ces numéros de lot sont traités de la même manière que les numéros de lot et apparaîtront comme des numéros de lot dans tout le système une fois qu'ils auront été produits.

Les formules peuvent être encore affectées à la palette si elles sont marquées comme « palettisées ».

Les numéros de lot fournisseur correspondent aux numéros de lot/lot que les fournisseurs attribuent à leurs marchandises lors de leur expédition. Dans V5 Traceability, ces numéros sont enregistrés pour chaque marchandise à son arrivée dans notre entrepôt, dans le cadre d'une commande . Ceci permet de conserver la trace du numéro de lot d'origine de chaque produit afin de pouvoir contacter le fournisseur, si nécessaire, pour qu'il procède à un rappel de traçabilité.

Au cours du processus de réception dans WMS, le système de gestion des stocks nous demandera de fournir ce numéro, et l'utilisateur WMS le saisira, soit manuellement, soit en scannant via un code-barres, faisant généralement référence aux documents/correspondance électronique alternative qui accompagnent la commande. Les instances WMS de réception peuvent être configurées pour rendre cette étape obligatoire ou facultative.

Lors de la création de produits, l'une des options que nous avons est de cocher la case "Enregistrer l'utilisation".

Lorsque cette option est cochée, les opérateurs de terminal sont invités à scanner (ou à saisir manuellement) le numéro de lot du produit qu'ils s'apprêtent à utiliser pour la préparation des lots. Cette procédure est essentielle pour le suivi de la consommation des produits en production et doit être utilisée pour la majorité des produits gérés dans le système de gestion des stocks. À titre d'exemple, la consommation d'eau n'est pas enregistrée, car elle n'est pas commandée et ne possède pas de numéro de lot associé.

Mais comment décidons-nous des lots à utiliser lorsque nous en venons au lot ?

Lorsque les produits sont consommés dans la production, il existe une variété de façons et de combinaisons de paramètres que nous pouvons utiliser pour hiérarchiser leurs lots à utiliser.

Lorsque les produits sont consommés dans la production, il existe diverses manières de prioriser l'utilisation de ces lots.

Les gestionnaires et les superviseurs peuvent restreindre les lots que l'opérateur du terminal peut numériser lors du regroupement. Nous pouvons:

• Autoriser les opérateurs à choisir dans une liste
• Forcer les opérateurs à numériser, soit à partir d'une liste, soit d'un lot spécifique
• Forcer les opérateurs à utiliser des lots spécifiques (appliquer FEFO/FIFO)
• Attribuer automatiquement un lot FEFO/FIFO

Les trois dernières options seront appliquées au niveau du terminal et toute autre sélection nécessitera l'autorisation d'un superviseur. Contactez l'assistance SG pour en savoir plus sur la configuration de ces options dans votre établissement.

Les terminaux de production individuels peuvent être configurés pour permettre aux opérateurs de masquer ou d'autoriser l'utilisation des stocks périmés ou négatifs. Ce paramètre peut être défini directement sur le terminal si l'utilisateur dispose des droits de supervision complets lui permettant d'accéder à ses paramètres. Il est également possible de le configurer dans le Centre de contrôle.

Les paramètres 'Record Stock' peuvent également être modifiés ici. Cela remplacera les paramètres de chaque produit pour enregistrer le stock du produit.

Ces options fonctionnent de la manière suivante :

• Aucun - Les numéros de lot ne seront pas demandés
• Suivi - Un lot sera demandé mais n'aura pas besoin d'exister dans le système d'inventaire. Les lots seront créés automatiquement.
• Complet - Un lot sera demandé et doit exister dans l'inventaire pour être scanné (traçabilité complète)

Une autre façon de hiérarchiser la sélection des lots dans la gestion des stocks concerne les dates de péremption des produits concernés et l'utilisation de FEFO/FIFO par le système.

Jours d'expiration, méthodes d'expiration et masque d'expiration dans la V5

Lors de la création de nouveaux produits , nous disposons de plusieurs options qui détermineront la date d'expiration de l'article en question :

• Jours d'expiration - Il s'agit du délai d'expiration (en jours) qu'il faudra pour que le produit expire une fois qu'il a été reçu à l'entrepôt ou produit sous forme de lot/produit de formule. Lors de la réception, cela peut être annulé si la date d'expiration particulière de ce produit est connue pour être différente de la valeur par défaut indiquée. Cela se fait via l'utilisation de la « méthode d'expiration ».
• Méthode d'expiration - Nous avons 4 options ici lors de la création d'un produit :
  • Standard – Utilise les « jours d'expiration » définis ci-dessus lorsque la marchandise est reçue.
  • Date de fabrication – Permet à un remplacement d'avoir lieu à l'étape de réception pour saisir la date de fabrication d'un fournisseur. Celui-ci utilisera alors « Jours d'expiration » pour calculer une date d'expiration à partir de cette date saisie.
  • Date d'expiration - Comme ci-dessus, cela permet un remplacement lors de la réception pour saisir la date d'expiration d'un fournisseur pour ce lot particulier. Celui-ci utilisera alors « Jours d'expiration » pour calculer une date d'expiration à partir de cette date saisie.
  • Masque d'expiration - Cette fonction permet d'utiliser un «masque» personnalisé, de sorte que si les fournisseurs d'un produit spécifique ont la date d'expiration intégrée dans un code-barres, celui-ci peut être scanné et automatiquement utilisé par le système pour ce lot. Cela peut être entré dans la colonne "Masque d'expiration" dans les produits de différentes manières :
    • Format de date standard : format type MMJJAA à 6 chiffres, c'est-à-dire 1er août 2022 – 080122 – saisi sous la forme mmjjaa
    • Format de date julienne : format YYDDD à 5 chiffres, c'est-à-dire 1er août 2022 – 22213 – saisi sous la forme jjjjj
    • Indice de l'année : valeur de l'année depuis 1999, c'est-à-dire 2022 – 23 – entrée comme i
  • Nous utiliserions alors des 'x' pour représenter les autres nombres dans le code-barres du fournisseur pour indiquer au système d'ignorer ces nombres, donc un exemple utilisant le format de date julien pourrait ressembler à xxxxjjjjjxxxx

Utilisation de FEFO/FIFO

Chaque instance du logiciel V5 Terminal peut être configurée pour commander le stock sélectionné pour le lot selon la méthode FEFO, FIFO ou aucune des deux. Là encore, des privilèges d'administrateur complets sont nécessaires pour modifier ce paramètre.

Le principe FIFO (Premier entré, premier sorti) repose sur l'idée que les premiers articles enregistrés en stock doivent être les premiers à sortir, ou dans ce cas, les premiers à être consommés en production.

Le principe FEFO (First Expire First Out) repose sur l'idée que les articles ayant la date de péremption la plus proche doivent être les premiers à sortir, ou, dans ce cas précis, les premiers consommés en production.

Selon l'option que nous sélectionnons ici, le système donnera alors la priorité à l'ordre des lots parmi lesquels l'opérateur peut choisir, ou sera forcé d'utiliser (selon les autres paramètres discutés ci-dessus).