Référentiel de documents
Connaissance essentielle des produits
Résumé
La page « Référentiel de documents » de la section « Contrôle des documents » du centre de contrôle V5 permet le téléchargement et le contrôle des versions de différents types de documents contrôlés qu'un client peut posséder.
Cette page fournit un guide et des définitions de colonnes pour la fenêtre « Référentiel de documents » dans le Centre de contrôle. Vous trouverez plus d'informations sur la configuration des documents dans notre guide du module « Contrôle des documents » (à venir !).
Présentation du centre de contrôle
La section « Référentiel de documents » se trouve sous le menu « QMS > Contrôle des documents » dans le Centre de contrôle.
Cette fenêtre comporte 3 panneaux :
- Types de documents (rouge) : Les utilisateurs peuvent créer des types/catégories de documents ici.
- Documents (Jaune) : Avec un type de document sélectionné ci-dessus, les utilisateurs peuvent télécharger de nouveaux documents ici.
- Versions du document (bleu) : Avec un document sélectionné ci-dessus, les utilisateurs peuvent ajouter de nouvelles versions de ce document.
Aide sur les colonnes – Types de documents
Type de document
Permet la saisie de texte libre pour le type/la catégorie de document à créer.
Description
Entrée de texte libre pour une description du type de document.
Statut
Indique s'il existe des flux d'approbation en attente à terminer pour tous les documents du type de document.
Modèle de flux de travail par défaut
Le modèle de flux de travail/d'approbation qui sera la sélection par défaut pour tout document créé dans ce type de document. Il peut être remplacé pour chaque document.
Aide sur les colonnes – Documents
Identifiant du document
Lorsqu'un document est téléchargé, un numéro unique lui sera attribué.
Objet
Le titre du document.
Description
Permet la saisie libre d'une description du document.
Type de document
Le type/la catégorie de document créé par l'utilisateur auquel appartient le document.
Téléchargé par/Téléchargé à
L'utilisateur qui a téléchargé le document et quand il l'a fait.
Fournisseur
Un menu déroulant pour attribuer à un fournisseur si nécessaire.
Tags
Permet la saisie de balises personnalisées, séparées par des virgules, à attribuer au document.
Modèle d'approbation
Le modèle de flux de travail d'approbation spécifique au document. Il sera renseigné par défaut à partir du « Modèle de flux de travail par défaut » ci-dessus, mais peut être modifié pour chaque document.
Version actuelle
La version actuelle du document.
Statut
Si ce document a un flux d'approbation en suspens, voici ce qu'il en est :
- Rouge – Un document de ce type a vu son approbation rejetée.
- Jaune – Un document de ce type est en attente d’approbation.
- Vert – Tous les documents de ce type sont approuvés.
Aide sur les colonnes – Versions de documents
Version actuelle
La version actuelle du document.
Créé par/à
L'utilisateur qui a créé cette version du document et quand il l'a fait.
Approuvé à
Quand cette version du document a été approuvée.
Commentaires
Tous les commentaires saisis sur la nouvelle version lors de son téléchargement initial.
Statut
Si cette version du document possède un modèle de workflow d'approbation en suspens.
Expiration
Lorsque cette version du document expire.
Nom du fichier
Le nom du fichier du document dans le référentiel de documents.
Taille
La taille du fichier du document.
