Dokumentenkontrolle

Einführung

Neu in der Version v5.9 ist das Modul „Dokumentenkontrolle“, mit dem Benutzer eine Vielzahl von Dokumenten hochladen und verwalten können, die mit ihrer Produktionsanlage in Zusammenhang stehen. Dieses Modul bietet außerdem Versionskontrolle und Genehmigungshierarchien, um sicherzustellen, dass alle Dokumente auf dem neuesten Stand bleiben und den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

1. Dokumentenerstellung
   1. Dokumenttyp einrichten
   2. Dokumente hinzufügen
   3. Dokumente genehmigen
   4. Dokumentversionen
2. Lieferantendokumente
3. Dokumentänderungsprotokoll

Dokumente können dem System im 'Dokumentenspeicher'-Seite. Diese finden Sie im Control Center unter dem QMS-Menü > Dokumentenkontrolle > Repository.

Hier stehen den Benutzern drei Bereiche zum Hinzufügen ihrer Dokumente zur Verfügung:

Dokumenttypen: Benutzer können hier Dokumenttypen/-kategorien anlegen.

Unterlagen: Wenn oben ein „Dokumenttyp“ ausgewählt wurde, können Benutzer hier neue Dokumente hochladen.

Dokumentversionen: Wenn Sie oben ein Dokument ausgewählt haben, können Benutzer frühere Versionen dieses Dokuments anzeigen und dem System neue hinzufügen.

Beginnen wir also mit dem Hinzufügen eines „Dokumenttyps“. Diese Typen können als Kategorien für Dokumente angesehen werden, denen sie hinzugefügt werden, und können daher so eingerichtet werden, wie es der Benutzer für richtig hält, um seine interne Dokumentationsstruktur am besten widerzuspiegeln.

Diese Typen können hinzugefügt werden, indem Sie unten rechts im oberen Bereich auf das grüne „+“ klicken, um einen neuen Typ hinzuzufügen:

Sowohl die Felder „Dokumenttyp“ als auch „Beschreibung“ sind hier Freitextfelder. Nennen wir diesen neuen Typ also „Produktinformationen“ als Ort zum Hochladen von Lieferantenproduktdokumenten. Wir können dann eine „Standard-Workflow-Vorlage“ für alle Dokumente auswählen, die in diesen Typ/diese Kategorie hochgeladen werden. Da es sich hier um ein Lieferantendokument handelt, weisen wir hier den Workflow „Lieferantenqualifikation“ zu.

Diese Workflows können im Abschnitt „Genehmigungen“ des Control Centers eingerichtet werden und steuern, welcher Benutzer/welche Benutzergruppe für die Genehmigung neuer Dokument-Uploads/Versionsänderungen usw. verantwortlich ist.

Sobald Benutzer einen Dokumenttyp erstellt haben, können sie beginnen, Dokumente hinzuzufügen. Dies ist mit der grünen Schaltfläche „+“ in der unteren rechten Ecke des zweiten Bereichs „Dokumente“ möglich.

Daraufhin wird ein Dialogfeld zum Hochladen geöffnet, in dem das Dateisystem des PCs des aktuellen Benutzers angezeigt wird. Dort kann der Benutzer zu dem Dokument navigieren, das er hochladen möchte, es auswählen und auf „Öffnen“ klicken.

Sobald ein Dokument ausgewählt wurde, wird ein weiteres Feld angezeigt, in dem Sie nach weiteren Details zum Dokument gefragt werden:

Hier kann der Benutzer das Dokument bei Bedarf umbenennen, eine andere Genehmigungsworkflowvorlage aus der Standardeinstellung für den Dokumenttyp auswählen und ggf. ein Ablaufdatum für das Dokument (oder eine neue Version des Dokuments) eingeben. Ein letztes Dropdown-Menü zur Auswahl eines zugehörigen Lieferanten ist ebenfalls verfügbar, falls erforderlich, um das Dokument einem bestimmten Lieferanten zuzuweisen (ausgefüllt aus der Liste der Lieferanten im System eingegeben). In diesem Beispiel richten wir es also folgendermaßen ein:

Sobald der Benutzer hier auf „OK“ klickt, wird das neue Dokument dem System hinzugefügt und ein Eintrag im Bereich „Dokumente“ erstellt. Hier wird jedem Dokument eine eindeutige „Dokument-ID“ zugewiesen. In diesem Bereich werden unsere eingegebenen Informationen für den Lieferanten und den Dokumenttyp angezeigt. Außerdem wird angegeben, wer das Dokument hochgeladen hat und wann.

Hier gibt es auch zusätzliche Eingabefelder, um eine „Beschreibung“ für das hochgeladene Dokument sowie bei Bedarf durch Kommas getrennte „Tags“ einzugeben. Tags werden in diesem Bereich vom Benutzer erstellt.

Der Status des Dokuments wird auch hier mit folgendem Ampelsystem angezeigt:

Grün - Genehmigt

Gelb – Genehmigung steht noch aus

Rot – Genehmigung abgelehnt

Hier können wir also sehen, dass dieses neue Dokument zur Genehmigung aussteht, was durch das gelbe Licht hier angezeigt wird.

Die Dokumentversion wird auch im unteren Bereich erstellt, aber wie wir oben gesehen haben, wurde diese noch nicht genehmigt, sodass das Feld „Genehmigt am“ leer bleibt.

Wir werden uns nun ansehen, wie Dokumente im System genehmigt werden.

Wir haben also zuvor den Workflow „Lieferantenqualifizierung“ auf diesen Dokumenttyp angewendet. Wenn wir uns diesen Workflow ansehen, können wir sehen, dass er der Benutzergruppe „Lieferkette/Logistik“ zugewiesen ist.

Diesem sind wiederum die folgenden 2 Benutzer zugewiesen.

Wenn wir also zu „Genehmigungs-Workflows“ (unter QMS > Genehmigungen) gehen, können wir diesen ausstehenden Workflow sehen, für den derzeit keine Maßnahmen ergriffen werden.

Als nächstes müsste sich einer der beiden oben hervorgehobenen Benutzer beim Control Center anmelden und das Dokument anzeigen. Dies geschieht im Repository im Bereich „Versionen“. Der genehmigende Benutzer kann dann mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Version klicken (in diesem Fall haben wir nur Version 2).

Hier kann der Benutzer eine Vorschau anzeigen (wird im standardmäßigen PDF-Viewer des Systems geöffnet) oder das Dokument zur Überprüfung herunterladen und anschließend auf die Schaltfläche „Als von *Benutzer* angezeigt markieren“ klicken, um es als gelesen zu markieren.

Sie kehren dann zur Seite „Genehmigungs-Workflows“ zurück (hierfür kann der Link „Zum Genehmigungs-Workflow gehen“ oben verwendet werden), wo sie nun im unteren Bereich dieses Fensters mithilfe des grünen „+“ eine Aktion für die Genehmigung hinzufügen können.

Der Benutzer kann dann die Aktion mithilfe der Dropdown-Liste in dieser Zelle auf „Genehmigt“ aktualisieren, Kommentare hinzufügen und dann einen Grund auswählen (ausgefüllt in „Gründe' als Typ „Genehmigungen“) aus einem anderen Dropdown-Menü.

Anschließend klicken Sie rechts auf die Schaltfläche „Speichern“. Der Benutzer muss nun bestätigen, dass er diese Version des Dokuments genehmigen möchte.

Beachten Sie: Wenn der Benutzer versucht, das Dokument zu genehmigen, bevor er es als angezeigt markiert, kann er nicht fortfahren, bevor dieser Schritt ausgeführt wurde.

Sie werden dann aufgefordert, Ihr Passwort erneut einzugeben.

Danach wird das Dokument genehmigt.

Anhand des Beispiels, mit dem wir bisher gearbeitet haben, können wir im unteren Bereich sehen, dass Version 1 dieses Dokuments erstellt und genehmigt wurde, zusammen mit Informationen wie z. B. wer es erstellt hat und wann, Dateiname und -größe, Ablaufdatum usw.

Wenn diese Dokumentversion abläuft oder aus irgendeinem Grund eine neue Version erforderlich ist, kann eine neue Version einfach durch Klicken auf das grüne „+“ in diesem Bereich hochgeladen werden.

Anschließend wird ein Upload-Dialogfeld geöffnet, in dem Sie eine neue Version auswählen können.

Nach der Auswahl wird die neue Version in diesem Bereich angezeigt.

Beachten Sie die gelben Lichter, die jetzt neben dem Dokument und dem Dokumenttyp angezeigt werden.

Diese neue Version müsste dann mit demselben Workflow wie oben beschrieben genehmigt werden.

DieLieferantendokumenteDas Fenster „“, das sich auch im Control Center im Menü „Dokumentenkontrolle“ befindet, ist ein schreibgeschützter Bereich zum Anzeigen aller Dokumente, die einem bestimmten Lieferanten zugeordnet sind.

Das obere Panel hier ('Lieferanten') listet alle Lieferanten auf, die derzeit im System aktiv sind, sowie die Anzahl der für sie gespeicherten Dokumente. Dokumente können beim Import wie oben beschrieben Lieferanten zugeordnet werden.

Wenn ein Lieferant ausgewählt ist, werden alle mit diesem Lieferanten verknüpften Dokumente im unteren Bereich („Dokumente“) angezeigt. Hier können keine Änderungen vorgenommen werden, aber wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Dokument klicken, werden ähnliche Optionen wie im Versionsbereich im Repository angezeigt.

Diese funktionieren genauso wie oben:

• Dokumentvorschau – Öffnet das Dokument im Standardviewer des Systems für diesen Dokumenttyp.
• Dokument herunterladen – Öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl eines Ordners zum Herunterladen des Dokuments. Sobald ein Ziel ausgewählt ist, wird das Dokument auf den lokalen PC heruntergeladen.
• Als von „Benutzername“ gelesen markieren – markiert das Dokument als vom aktuellen Benutzer gelesen. Dies hat nur dann Auswirkungen, wenn dieser Benutzer Teil eines aktiven Genehmigungsworkflows ist, und dient als Schutz, um sicherzustellen, dass der entsprechende Benutzer das Dokument tatsächlich gelesen hat.

Das letzte mit der Dokumentenkontrolle verbundene Fenster ist dasÄnderungsprotokoll'. Dies ist ein reines Nur-Lese-Fenster, in dem alle an Dokumenten im Repository vorgenommenen Änderungen protokolliert werden.

Wenn wir beispielsweise die „Standard-Workflow-Vorlage“ des Dokumenttyps, den wir in diesem Handbuch erstellt haben, von „Lieferantenqualifizierung“ in „Checklisten-Unterzeichnung“ ändern, wird der folgende Eintrag erstellt.

Wir können hier also den „Typ“ der Änderung sehen (im Wesentlichen in welchem ​​Bereich (Dokumenttyp, Dokumente, Dokumentversion) diese Änderung stattgefunden hat, wie der „Name“ lautete (welcher Dokumenttyp usw.) und dann Informationen darüber, welcher Benutzer diese Änderung wann durchgeführt hat, sowie die alten und neuen Werte für die Änderung.