Kauforder

Einführung

Das Modul „Purchase Orders“ in V5 Traceability ermöglicht es Kunden, vorhandene oder neue zu verwenden Lieferanten zum Erstellen und Planen von Bestellungen aus dem Control Center heraus.

Auf der Ebene des Kontrollzentrums können Bestellungen gedruckt, per E-Mail an den Lieferanten gesendet, ausgesetzt oder abgeschlossen werden.

Geplante Bestellungen können von Bedienern empfangen oder zurückgesendet werden, die V5 WMS verwenden, ganz oder teilweise. Die Steuerungen können so konfiguriert werden, dass sie „Unterempfang“ oder „Überempfang“ von Materialien zulassen.

Dieser Leitfaden deckt den gesamten Bestellprozess ab, von der Erstellung von Lieferanten und Bestellungen bis hin zur Art und Weise, wie wir Bestände erhalten und einlagern.

1. Lieferanteneinrichtung
2. Bestellungserstellung
3. Empfangen von Bestellungen
   1. Erweiterung bestehender Grundstücke
4. Empfang palettierter Ware
5. Empfang von palettierten Containern
6. Qualitätssicherung und Bestellungen
7. Rücksendung von Bestellungen
8. Bestellungen verwalten
9. Bestellanforderungen

Bevor wir uns mit den Bestellungen selbst befassen, können wir schnell auf Lieferanten eingehen und wie man diese im Control Center erstellt. Unter der Überschrift „Bestellung“ können wir auf „Lieferanten', um das Hauptlieferantenfenster aufzurufen. Von hier aus können wir das Feld oben links verwenden, um (1) einen neuen Lieferanten hinzuzufügen. Hier können wir dem Lieferanten einen Lieferantencode sowie seinen Namen zuordnen. Der Lieferantencode muss eindeutig sein. Wir können auch Standardzahlungs- und Versandbedingungen zuweisen (ausgefüllt aus 'Bestell-Info'), die Standardwährung, in der der Lieferant bezahlt wird, und ob Bestellungen von diesem Lieferanten bei Eingang eine Unterschrift erfordern.

Wir können auch das Feld oben rechts verwenden, um (2) alle relevanten Adressen und Kontaktinformationen für die Rechnungsstellung an den erstellten Lieferanten hinzuzufügen. Hier können auch Details zum Notruf eingegeben werden.

Wir könnten die Einrichtung unseres Lieferanten an diesem Punkt abschließen und wir könnten Bestellungen für jeden einrichten Ware von ihnen. Wir können jedoch weitere Details zu unseren Lieferanten hinzufügen, die dazu beitragen können, den Bestell- und Empfangsprozess zu rationalisieren.

Wir können zuerst das Feld unten links verwenden, um (1) Waren hinzuzufügen, die diesem Lieferanten zugewiesen werden sollen. Weisen wir in diesem Fall Salt „The Ingredient Company“ zu, das wir in den oberen Panels erstellt haben. Wir können entweder das Dropdown-Menü „Warencode“ oder „Beschreibung“ verwenden, um eine Ware auszuwählen.

'Kosten' wird aus dem in 'Waren' festgelegten Wert ausgefüllt, aber dies kann hier geändert werden, wenn der bestimmte Lieferant einen anderen Preis für diesen Artikel festgelegt hat. Einheiten können hier nicht geändert werden. Wir können auch Informationen wie die Lieferantenteilenummer und UPC des Artikels eingeben.

Schließlich können wir noch einen Schritt weiter gehen und (2) einen Container im rechten unteren Bereich hinzufügen, in den diese Ware von diesem Lieferanten automatisch gebucht wird, wenn dies im Voraus bekannt ist. Die automatische Tara-Funktion kann besonders nützlich sein, wenn wir immer wieder denselben Artikel erhalten und wir wissen, dass er in einem Behälter mit einem Gewicht von (in diesem Fall) 5 Pfund geliefert wird.

Damit ein Container hier auswählbar ist, muss er als Typ ‚Container‘ in der ‚Behälter' Abschnitt des Kontrollzentrums. Auch Tarawerte müssen hier eingestellt werden.

Beachten Sie, dass in späteren Versionen von v5.9 die Möglichkeit, Lieferanten zu bearbeiten, hinter einem Benutzerberechtigung und eine Schaltfläche „Tabellen bearbeiten“ am unteren Bildschirmrand, um ein versehentliches Bearbeiten von Details zu verhindern:

Wenn Sie sich über die Verwendung oder Definition einer Spalte auf dieser Seite nicht sicher sind, finden Sie eine vollständige Anleitung werden auf dieser Seite erläutert.

Bestellungen können auf der 'Kauforder' Seite des Control Centers unter der Überschrift 'Bestellung'. Wir beginnen damit, die Bestellung selbst im oberen Bereich (1) zu erstellen, woraufhin eine neue Bestellzeile generiert wird und ihre Bestellnummer automatisch nacheinander von der zuletzt erstellten Bestellung ausgefüllt wird. Dieses Format kann an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden.

Von hier aus können wir unseren Lieferanten auswählen, indem wir die Dropdown-Menüs in der Spalte „Lieferantencode“ oder „Lieferantenname“ (2) verwenden. Wir können auch ein Lieferdatum für die Bestellung auswählen und eine Referenznummer eingeben, die wir möglicherweise vom Lieferanten erhalten haben. Wir können auch das Bestelldatum für zukünftige Bestellungen ändern. Andere Informationen hier stammen größtenteils aus den Informationen, die wir oben für den Lieferanten eingegeben haben. Beachten Sie, dass der Status der Bestellung an dieser Stelle „Erstellt“ ist, was bedeutet, dass sie noch nicht für den Empfang in WMS sichtbar ist.

Wir können dann zum unteren linken Bereich gehen, um (1) Waren zur Bestellung hinzuzufügen.

Wir können dann auswählen, welche Waren der Bestellung hinzugefügt werden sollen, indem wir das Dropdown-Menü entweder im Feld „Warencode“ (2) oder „Warenbeschreibung“ verwenden. Beachten Sie hier, dass wir, da wir diesem Lieferanten nur Salz zugeordnet haben, diesen hier nur auswählen können. Sobald die Ware ausgewählt ist, wird der Rest der Zeile ausgefüllt. Die Kosten hier werden von den Kosten der Ware abgezogen, als sie dem Lieferanten zugewiesen wurde, wie wir oben gesehen haben. Wir können dann die Menge eingeben, die wir bestellen (hier gehen wir für 500 Pfund)

Wir können auch ein voraussichtliches Lieferdatum für die einzelne Ware eingeben. Dies kann nützlich sein, wenn wir mehr als eine Ware bestellen und der Lieferant Waren möglicherweise zu unterschiedlichen Zeiten versenden muss.

Sobald dies erledigt ist und wir mit allen eingegebenen Informationen zufrieden sind, können wir zum oberen Bereich zurückkehren, mit der rechten Maustaste auf die Bestellzeile klicken und auf „Planen“ klicken.

Die Bestellung wird nun terminiert und ist nun in der sichtbar WMS App.

Sie haben vielleicht bemerkt, dass es eine 4 gibt^th Panel unten rechts in diesem Fenster. Dies kommt ins Spiel, sobald die Bestellung abgeschlossen ist, also werden wir darauf zurückkommen später und decken Sie genau ab, was dies tut.

Zuerst müssen wir uns bei WMS anmelden und dann, nachdem wir auf das Sechseck „Bestellung“ geklickt haben, können wir „Bestellungen“ aus dem Hauptmenü „Bestellung“ auswählen.

Auf diesem nächsten Bildschirm sehen wir alle aktiven Bestellungen im oberen Bereich und die zugehörigen Waren für diese Bestellung im unteren Bereich. Da wir nur diese eine Bestellung eingerichtet haben, ist dies alles, was wir zu diesem Zeitpunkt sehen werden.

Beachten Sie, dass wir mithilfe der Symbole in der unteren linken Ecke die Möglichkeit haben, entweder manuell über das Lupensymbol nach Bestellungen zu suchen oder Bestellungen mithilfe des Kalendersymbols nach Datum zu filtern.

Wenn wir unsere Bestellung im oberen Bereich markieren und das grüne Häkchen in der unteren rechten Ecke anklicken, wird der Empfangsprozess gestartet und wir werden gefragt, F&A or Q&A-Gruppe Fragen, die dem Event 'PO Start' zugeordnet sind. Danach gelangen wir zum Hauptbildschirm für den Wareneingang.

Dieser Bildschirm zeigt eine Liste aller Waren, die für diese Bestellung erwartet werden. In diesem Fall haben wir nur 1 Zeile für das von uns bestellte Salz. Wenn wir diese Salzlinie auswählen, gelangen wir zum nächsten Bildschirm.

An diesem Punkt kann das System zu einer Reihe unterschiedlicher Eingaben auffordern, wie z. B. Standort, Chargennummer, Lieferantenchargennummer und Behälterauswahl. Für eine vollständigere Liste dessen, was hier passieren kann, klicken Sie bitte werden auf dieser Seite erläutert.

Wir werden dann aufgefordert, die Menge anzugeben, die wir erhalten. Dies kann über Tasteneingabe, Waage oder Masseneingabe erfolgen. Welche standardmäßig angezeigt wird, kann in der WMS-Konfiguration eingestellt werden. Weitere Informationen zu diesen Bildschirmen finden Sie hier (Link zu inv-Funktionen). Das System kann in dieser Phase auch nach anderen Informationen fragen, wie z. B. Chargen-/Lieferantenlosnummern, oder diese können automatisch von V5 Traceability zugewiesen werden.

Sobald wir dies eingegeben haben und die Funktion aktiviert ist, wird ein Etikett gedruckt und Sie kehren zum folgenden Bildschirm zurück.

Hier können wir sehen, dass unsere 500 Pfund Salz erfolgreich empfangen wurden (1). Wir können dann das Unterschriftssymbol unten links (2) verwenden, um einen Bildschirm zu öffnen, um den Namen und die Unterschrift des Lieferfahrers einzugeben, wenn dies für diesen bestimmten Lieferanten erforderlich ist (das System erlaubt uns nicht, (3) die Bestellung abzuschließen, wenn dies ist erforderlich, wurde aber nicht mitgeliefert.)

Wir würden auf diese Weise weiterhin andere Waren erhalten, bis alle Zeilen eingegangen sind. Um die Bestellung abzuschließen, können wir unten rechts auf das grüne Häkchen klicken.

Beachten Sie hier, wie wir eine Bestellung teilweise erhalten können. Dies ist nützlich, wenn wir, wie oben besprochen, mehrere Artikel in einer Bestellung bestellt haben und einige möglicherweise unterschiedliche Versand- und Lieferdaten haben. Wenn Sie eine Bestellung teilweise abschließen, bleibt sie in WMS sichtbar, sodass sie abgeschlossen werden kann, während das Abschließen der Bestellung sie aus der WMS-Liste entfernt. Lassen Sie uns fortfahren und diese Bestellung abschließen. Wenn wir Q&A- oder Q&A-Gruppenfragen haben, die dem Event „PO Complete“ zugeordnet sind, werden diese hier gestellt.

Wenn wir jetzt zum Control Center zurückkehren und in das untere rechte Feld dieses Fensters schauen, sehen wir jetzt, dass es mit Chargeninformationen für die erhaltene Ware ausgefüllt wurde.

Beim Empfang nicht palettierter Waren haben wir die Möglichkeit, bestehende Chargen während des Empfangs zu erweitern. Beachten Sie, dass sowohl die manuelle Chargennummer als auch die Lieferantenchargennummer für WMS aktiviert sein müssen, um diese Option zu nutzen. Der SG-Support kann Sie beim Aktivieren dieser Optionen unterstützen.

Schauen wir uns kurz an, wie das funktionieren würde. In diesem Beispiel haben wir bereits 1000 Pfund Hefe erhalten und die Chargennummer „SG001“ und die Lieferantenchargennummer „SUP001“ eingegeben. Wir können diesen Bestand sehen.

Wenn wir also eine weitere Bestellung über weitere 1000 Pfund erhalten, können wir dieselben Chargen- und Lieferantenchargennummern eingeben wie bei unserer ersten Lieferung:

Anschließend stehen uns folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung (beachten Sie, dass bei Aktivierung dieser Option eine erneute Eingabe des Ablaufdatums nicht notwendig ist, da das System das Ablaufdatum der ersten eingegangenen Charge übernimmt).

Wenn Sie hier auf „Erweitern“ klicken, wird diese Partie der bereits erhaltenen Partie hinzugefügt. Sobald die Bestellung abgeschlossen ist, werden wir sehen, dass wir keine 2000 Pfund auf Lager haben. Wenn Sie hier auf „Aktionen“ klicken, wird der WMS-Partiemanager-Bildschirm angezeigt.

Im obigen Beispiel erhalten wir Salz, das in dem System, mit dem wir hier arbeiten, ein containerisiertes Produkt ist. Was aber, wenn wir palettierte Ware erhalten?

Die Schritte sind weitgehend die gleichen wie oben, aber lassen Sie uns schnell die Unterschiede durchgehen, wenn wir einen weiteren Auftrag über 500 Säcke Mehl erstellen, der in unserer Datenbank als palettiert gekennzeichnet ist.

Wir können dies einrichten und beginnen, es auf die gleiche Weise zu erhalten, wie wir es oben gesehen haben, aber in diesem Fall werden sich die Dinge etwas anders verhalten, wenn wir unser Mehl auf dem Warenempfangsbildschirm erhalten.

Nachdem Sie diese Linie getroffen haben, um unsere 500 Mehlsäcke zu erhalten, öffnet das System den Palettendialog und nicht den Bildschirm zur Eingabe des Gewichts, den wir oben gesehen haben. Hier können wir eine vorhandene Palette scannen, um diese zu verwenden, oder wir können eine neue Palette erstellen. Lassen Sie uns in diesem Fall eine neue Palette (oder „Neue LPN“) erstellen.

Wir werden dann nach der Anzahl der Paletten gefragt, die wir erhalten, und wie viel der Ware auf jeder Palette sein wird. Hier stellen wir uns vor, dass wir 4 Paletten mit je 125 Säcken erhalten.

Sobald wir diese Informationen eingegeben haben, fordert uns das System auf, unsere Eingaben zu bestätigen, bevor es uns zurück zum Warenempfangsbildschirm bringt, und wir können sehen, dass unser Mehl erfolgreich empfangen wurde.

Wenn Sie diese erneut drücken, gelangen Sie zum Palettenverwaltungsbildschirm für die soeben erstellte Palette, wo wir die Palettennummer und andere zugehörige Informationen sehen können.

Wir können die Bestellung dann auf die gleiche Weise wie oben beschrieben abschließen. Im Control Center sehen wir im unteren rechten Bereich in „Purchase Orders“ im Wesentlichen die gleichen Informationen wie oben, nur wird das LPN-Feld dieses Mal mit dem Kennzeichen der gerade erstellten Paletten ausgefüllt.

Wir können Waren sowohl palettiert als auch containerisiert empfangen, d. h. wir können Paletten mit einzelnen Containern voller Waren erhalten, die dann als eigene Lagereinheit behandelt werden können.

Um diese Funktionalität für Lagerbestände zu aktivieren, müssen bei jeder Ware, die auf diese Weise behandelt werden soll, sowohl das Kontrollkästchen „Containerware“ als auch das Kontrollkästchen „Palettiert“ aktiviert sein:

In diesem Beispiel haben wir also eine geplante Bestellung über 200 kg Leucin und 100 kg Valin, die wir im WMS entgegennehmen werden.

Wenn Sie hier eine Position für den Wareneingang auswählen, wird Ihnen, wie oben beim Empfang von regulärer Palettenware beschrieben, der Palettenmanager angezeigt, und wie zuvor können Sie eine „Neue LPN“ hinzufügen.

Geben Sie anschließend die Anzahl der zu erhaltenden Paletten an. Halten wir es in diesem ersten Beispiel einfach und geben wir 1 Palette ein.

Dann auf dem nächsten Bildschirm sollen Wählen Sie hier die Option „Bulk“ (diese kann bei Bedarf als Standardoption aktiviert werden). Über die Felder „Gewicht“ und „Anzahl“ können Sie dem System anschließend das Gewicht jedes einzelnen Behälters auf der Palette sowie die Gesamtanzahl mitteilen.

Hier teilen wir dem System also mit, dass es 4 Behälter à 25 kg gibt:

Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist und die Schaltfläche „Enter“ gedrückt wurde, erscheint eine Bestätigungsmeldung. Anschließend werden uns alle aktivierten Lageroptionen angezeigt (Lieferantenchargeneingabe, Zuweisung eines Verfallsdatums usw.). Danach werden wir gefragt, wie viele Etiketten gedruckt werden sollen.

Wenn Sie hier 1 auswählen, wird automatisch gedruckt:

• 1x Palettenetikett:

• 4 Behälteretiketten, jedes mit individueller Behälter-ID:

Wie auch andere Etiketten innerhalb des Systems können diese individuell an spezifische Anforderungen angepasst werden.

Mit dieser Methode können wir auch mehrere Paletten gleichzeitig empfangen. Nehmen wir als Beispiel die 200 kg Leucin aus der Bestellung, die auf zwei Paletten in 20-kg-Behältern geliefert wurden.

Der Vorgang verläuft hier analog zum oben beschriebenen Vorgehen, nur dass Sie statt einer Palette zwei Paletten eingeben. Da die Container hier 20 kg und nicht wie bei Valin 25 kg wiegen, können Sie dies im Bulk-Menü wie folgt eingeben (beachten Sie, dass wir dem System hier die Menge mitteilen). jeder Einzelpalette(nicht beides):

Die Bestätigung wird dann erneut angezeigt und beim Drucken der Etiketten erhalten wir Folgendes:

• 2x Palettenetiketten
• 10 Behälteretiketten

Anschließend können die Palettenetiketten gescannt und die neu eingegangene Ware erfasst werden. angepasst/aufgeteilt falls erforderlich, verschoben nach Produktion oder verwendet für Materielles Problem.

Wie bei vielen Veranstaltungen In V5 Traceability können Bestellungen QA Fragen, die ihnen zugewiesen wurden. Dies kann in Control Center und es gibt 4 spezifische Ereignisse, die sich auf Bestellungen beziehen. Diese sind:

• 'PO-Start' – Wird zu Beginn einer PO ausgelöst.
• „PO starten und fortsetzen“ – Wird beim Start einer Bestellung ausgelöst oder wenn eine ausgesetzte Bestellung (z. B. bei teilweisem Empfang, siehe unten) wieder aufgenommen wird.
• „PO teilweise“ – Wird ausgelöst, wenn eine Bestellung teilweise eingegangen ist, d. h. die Auftragspositionen nicht vollständig sind, wenn ein Bediener den Auftrag abschließt.
• „Bestellung abgeschlossen“ – Wird ausgelöst, wenn eine Bestellung vollständig abgeschlossen und geschlossen ist.

Wir können die folgenden drei Fragen in der Qualitätssicherung verwenden, um zu sehen, wie das funktionieren würde.

Die erste Frage hier ist auf das Ereignis „PO Start“ im QA eingestellt. oberes rechtes Feld, das zweite das Ereignis „PO teilweise“ und das dritte das Ereignis „PO abgeschlossen“.

Wenn wir zu WMS zurückkehren und uns eine andere Bestellung ansehen, können wir zum Hauptfenster der Bestellung gehen, um unsere neue Bestellung anzuzeigen.

Sobald wir die Bestellung ausgewählt und das grüne Häkchen gesetzt haben, wird das Ereignis „PO“ ausgelöst und uns unsere erste Frage gestellt.

Hier haben wir die Frage so eingerichtet, dass eine benutzerdefinierte Antwort möglich ist. Der WMS-Bediener erhält ein Freitextfeld, in das er die Fahrzeugregistrierungsdetails eingeben kann. Sobald diese Frage beantwortet ist, kann der Bediener mit dem Empfang der Waren entsprechend den Auftragspositionen beginnen.

Sobald dies erledigt ist und die Auftragszeilen nicht vollständig ausgefüllt wurden, kann der Bediener den Auftrag teilweise empfangen. Beachten Sie, dass ein Bedienerberechtigung („Unter Erhalt zulassen“) und um dies zu ermöglichen, ist eine WMS-Konfiguration erforderlich.

Bei einem teilweisen Empfang wird das Ereignis „PO teilweise“ ausgelöst und dem Bediener die entsprechende Frage angezeigt.

Dadurch wird die Bestellung ausgesetzt, sodass sie für WMS sichtbar bleibt und zu einem späteren Zeitpunkt abgeschlossen werden kann. Wenn diese Bestellung dann erneut geöffnet wird, werden alle zugehörigen Fragen zu „PO starten und fortsetzen“ gestellt.

Wenn die Bestellung jedoch vollständig eingegangen ist, wird die Abfrage „Bestellung abgeschlossen“ ausgelöst.

Beachten Sie hier, dass wir Bestellungen aufgeben können den Prozess beenden und Manager/Vorgesetzte benachrichtigen wenn diese Frage mit „Ja“ beantwortet wurde.

Weitere Informationen hierzu und zu anderen Funktionen von QA finden Sie in unserem Modulhandbuch zum Thema werden auf dieser Seite erläutert.

Von hier aus, wenn es ein Problem mit dieser Bestellung gab, sobald sie eingegangen ist, und wenn der Benutzer genügend hat Privilegien, können wir Artikel hier zurückgeben, indem wir mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Warenzeile (1) klicken.

Wir werden dann aufgefordert, einen Grund für diese Rücksendung anzugeben (2), bevor wir die Menge der Rücksendung bestätigen (3).

In CC wird dann eine weitere Zeile hinzugefügt, die diesen Bestandsabzug anzeigt. Alle angegebenen Gründe erscheinen in Berichten.

Bestellungen können über die Funktion „Einkaufsmanager“ unter „Bestellung“ im WMS verwaltet werden.

Um mehr über die hier verfügbaren Optionen zu erfahren, klicken Sie bitte werden auf dieser Seite erläutert.

Bestellanforderungen können von Bedienern genutzt werden, die keinen Zugriff auf die Bestellseite im Control Center haben, um Bestellanforderungen einzureichen, die von Einkaufsmanagern genehmigt werden können. Die Einreichung und Genehmigung erfolgt über Genehmigungs-Workflows.

Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Modulhandbuch. werden auf dieser Seite erläutert.