Kauforder

Einführung

Das Modul „Bestellungen“ innerhalb von V5 Traceability ermöglicht es Kunden, bestehende oder neue Lieferanten zu nutzen , um Bestellungen direkt aus dem Control Center zu erstellen und zu terminieren.

Auf der Ebene des Kontrollzentrums können Bestellungen gedruckt, per E-Mail an den Lieferanten gesendet, ausgesetzt oder abgeschlossen werden.

Geplante Bestellungen können von Bedienern empfangen oder zurückgesendet werden, die V5 WMS verwenden, ganz oder teilweise. Die Steuerungen können so konfiguriert werden, dass sie „Unterempfang“ oder „Überempfang“ von Materialien zulassen.

Dieser Leitfaden deckt den gesamten Bestellprozess ab, von der Erstellung von Lieferanten und Bestellungen bis hin zur Art und Weise, wie wir Bestände erhalten und einlagern.

1. Lieferanteneinrichtung
2. Bestellungserstellung
3. Empfangen von Bestellungen
   1. Erweiterung bestehender Grundstücke
4. Empfang palettierter Ware
5. Empfang von palettierten Containern
6. Qualitätssicherung und Bestellungen
7. Rücksendung von Bestellungen
8. Bestellungen verwalten
9. Bestellanforderungen

Bevor wir uns mit Bestellungen befassen, gehen wir kurz auf Lieferanten und deren Anlage im Control Center ein. Unter der Überschrift „Bestellungen“ finden Sie unter „Lieferanten “ das Hauptfenster für Lieferanten. Hier können Sie über das Bedienfeld oben links einen neuen Lieferanten hinzufügen. Sie können dem Lieferanten einen eindeutigen Lieferantencode und einen Namen zuweisen. Außerdem können Sie Standardzahlungs- und Lieferbedingungen (aus den „ Bestellinformationen “), die Standardwährung für Zahlungen an den Lieferanten und die Anforderung einer Unterschrift bei der Zustellung für Bestellungen dieses Lieferanten festlegen.

Wir können auch das Feld oben rechts verwenden, um (2) alle relevanten Adressen und Kontaktinformationen für die Rechnungsstellung an den erstellten Lieferanten hinzuzufügen. Hier können auch Details zum Notruf eingegeben werden.

Wir könnten die Einrichtung unseres Lieferanten an dieser Stelle abschließen und Bestellungen für alle Waren von ihm aufgeben . Wir können jedoch weitere Details zu unseren Lieferanten hinzufügen, die den Bestell- und Wareneingangsprozess optimieren.

Wir können zuerst das Feld unten links verwenden, um (1) Waren hinzuzufügen, die diesem Lieferanten zugewiesen werden sollen. Weisen wir in diesem Fall Salt „The Ingredient Company“ zu, das wir in den oberen Panels erstellt haben. Wir können entweder das Dropdown-Menü „Warencode“ oder „Beschreibung“ verwenden, um eine Ware auszuwählen.

'Kosten' wird aus dem in 'Waren' festgelegten Wert ausgefüllt, aber dies kann hier geändert werden, wenn der bestimmte Lieferant einen anderen Preis für diesen Artikel festgelegt hat. Einheiten können hier nicht geändert werden. Wir können auch Informationen wie die Lieferantenteilenummer und UPC des Artikels eingeben.

Schließlich können wir noch einen Schritt weiter gehen und (2) einen Container im rechten unteren Bereich hinzufügen, in den diese Ware von diesem Lieferanten automatisch gebucht wird, wenn dies im Voraus bekannt ist. Die automatische Tara-Funktion kann besonders nützlich sein, wenn wir immer wieder denselben Artikel erhalten und wir wissen, dass er in einem Behälter mit einem Gewicht von (in diesem Fall) 5 Pfund geliefert wird.

Damit ein Container hier ausgewählt werden kann, muss er im Kontrollzentrum im Bereich „ Container “ als Containertyp eingerichtet sein . Auch die Tara-Werte müssen hier festgelegt werden.

Beachten Sie, dass in späteren Versionen von v5.9 die Möglichkeit zum Bearbeiten von Lieferanten durch eine Benutzerberechtigung und eine Schaltfläche „Tabellen bearbeiten“ am unteren Bildschirmrand gesperrt wurde, um ein versehentliches Bearbeiten von Details zu verhindern:

Wenn Sie sich bezüglich der Verwendung oder Definition einer Spalte auf dieser Seite unsicher sind, finden Sie hier eine vollständige Anleitung.

Bestellungen können im Control Center auf der Seite „ Bestellungen “ unter der Rubrik „Bestellung“ erstellt werden. Zunächst wird die Bestellung im oberen Bereich (1) angelegt. Anschließend wird eine neue Bestellposition generiert, deren Bestellnummer automatisch fortlaufend von der zuletzt erstellten Bestellung übernommen wird. Dieses Format kann an die Kundenbedürfnisse angepasst werden.

Von hier aus können wir unseren Lieferanten auswählen, indem wir die Dropdown-Menüs in der Spalte „Lieferantencode“ oder „Lieferantenname“ (2) verwenden. Wir können auch ein Lieferdatum für die Bestellung auswählen und eine Referenznummer eingeben, die wir möglicherweise vom Lieferanten erhalten haben. Wir können auch das Bestelldatum für zukünftige Bestellungen ändern. Andere Informationen hier stammen größtenteils aus den Informationen, die wir oben für den Lieferanten eingegeben haben. Beachten Sie, dass der Status der Bestellung an dieser Stelle „Erstellt“ ist, was bedeutet, dass sie noch nicht für den Empfang in WMS sichtbar ist.

Wir können dann zum unteren linken Bereich gehen, um (1) Waren zur Bestellung hinzuzufügen.

Wir können dann auswählen, welche Waren der Bestellung hinzugefügt werden sollen, indem wir das Dropdown-Menü entweder im Feld „Warencode“ (2) oder „Warenbeschreibung“ verwenden. Beachten Sie hier, dass wir, da wir diesem Lieferanten nur Salz zugeordnet haben, diesen hier nur auswählen können. Sobald die Ware ausgewählt ist, wird der Rest der Zeile ausgefüllt. Die Kosten hier werden von den Kosten der Ware abgezogen, als sie dem Lieferanten zugewiesen wurde, wie wir oben gesehen haben. Wir können dann die Menge eingeben, die wir bestellen (hier gehen wir für 500 Pfund)

Wir können auch ein voraussichtliches Lieferdatum für die einzelne Ware eingeben. Dies kann nützlich sein, wenn wir mehr als eine Ware bestellen und der Lieferant Waren möglicherweise zu unterschiedlichen Zeiten versenden muss.

Sobald dies erledigt ist und wir mit allen eingegebenen Informationen zufrieden sind, können wir zum oberen Bereich zurückkehren, mit der rechten Maustaste auf die Bestellzeile klicken und auf „Planen“ klicken.

Die Bestellung wird nun eingeplant und ist ab sofort in der WMS -App sichtbar.

Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass sich unten rechts in diesem Fenster ein viertes Feld befindet ^. Dieses wird erst nach Abschluss der Bestellung relevant, daher werden wir später genauer darauf eingehen, wozu es dient.

Zuerst müssen wir uns bei WMS anmelden und dann, nachdem wir auf das Sechseck „Bestellung“ geklickt haben, können wir „Bestellungen“ aus dem Hauptmenü „Bestellung“ auswählen.

Auf diesem nächsten Bildschirm sehen wir alle aktiven Bestellungen im oberen Bereich und die zugehörigen Waren für diese Bestellung im unteren Bereich. Da wir nur diese eine Bestellung eingerichtet haben, ist dies alles, was wir zu diesem Zeitpunkt sehen werden.

Beachten Sie, dass wir mithilfe der Symbole in der unteren linken Ecke die Möglichkeit haben, entweder manuell über das Lupensymbol nach Bestellungen zu suchen oder Bestellungen mithilfe des Kalendersymbols nach Datum zu filtern.

Wenn wir unsere Bestellung im oberen Bereich markieren und das grüne Häkchen unten rechts anklicken, wird der Wareneingangsprozess gestartet. Anschließend werden uns alle Fragen aus dem FAQ-Bereich bzw. der FAQ-Gruppe gestellt , die dem Ereignis „Bestellstart“ zugeordnet sind. Danach gelangen wir zur Hauptansicht für den Wareneingang.

Dieser Bildschirm zeigt eine Liste aller Waren, die für diese Bestellung erwartet werden. In diesem Fall haben wir nur 1 Zeile für das von uns bestellte Salz. Wenn wir diese Salzlinie auswählen, gelangen wir zum nächsten Bildschirm.

An dieser Stelle kann das System verschiedene Eingaben abfragen, z. B. Standort, Chargennummer, Lieferantenchargennummer und Behälterauswahl. Eine vollständige Liste der möglichen Vorgänge finden Sie hier.

Wir werden dann aufgefordert, die Menge anzugeben, die wir erhalten. Dies kann über Tasteneingabe, Waage oder Masseneingabe erfolgen. Welche standardmäßig angezeigt wird, kann in der WMS-Konfiguration eingestellt werden. Weitere Informationen zu diesen Bildschirmen finden Sie hier (Link zu inv-Funktionen). Das System kann in dieser Phase auch nach anderen Informationen fragen, wie z. B. Chargen-/Lieferantenlosnummern, oder diese können automatisch von V5 Traceability zugewiesen werden.

Sobald wir dies eingegeben haben und die Funktion aktiviert ist, wird ein Etikett gedruckt und Sie kehren zum folgenden Bildschirm zurück.

Hier können wir sehen, dass unsere 500 Pfund Salz erfolgreich empfangen wurden (1). Wir können dann das Unterschriftssymbol unten links (2) verwenden, um einen Bildschirm zu öffnen, um den Namen und die Unterschrift des Lieferfahrers einzugeben, wenn dies für diesen bestimmten Lieferanten erforderlich ist (das System erlaubt uns nicht, (3) die Bestellung abzuschließen, wenn dies ist erforderlich, wurde aber nicht mitgeliefert.)

Wir würden auf diese Weise weiterhin andere Waren erhalten, bis alle Zeilen eingegangen sind. Um die Bestellung abzuschließen, können wir unten rechts auf das grüne Häkchen klicken.

Beachten Sie hier, wie wir eine Bestellung teilweise erhalten können. Dies ist nützlich, wenn wir, wie oben besprochen, mehrere Artikel in einer Bestellung bestellt haben und einige möglicherweise unterschiedliche Versand- und Lieferdaten haben. Wenn Sie eine Bestellung teilweise abschließen, bleibt sie in WMS sichtbar, sodass sie abgeschlossen werden kann, während das Abschließen der Bestellung sie aus der WMS-Liste entfernt. Lassen Sie uns fortfahren und diese Bestellung abschließen. Wenn wir Q&A- oder Q&A-Gruppenfragen haben, die dem Event „PO Complete“ zugeordnet sind, werden diese hier gestellt.

Wenn wir jetzt zum Control Center zurückkehren und in das untere rechte Feld dieses Fensters schauen, sehen wir jetzt, dass es mit Chargeninformationen für die erhaltene Ware ausgefüllt wurde.

Beim Empfang nicht palettierter Waren haben wir die Möglichkeit, bestehende Chargen während des Empfangs zu erweitern. Beachten Sie, dass sowohl die manuelle Chargennummer als auch die Lieferantenchargennummer für WMS aktiviert sein müssen, um diese Option zu nutzen. Der SG-Support kann Sie beim Aktivieren dieser Optionen unterstützen.

Schauen wir uns kurz an, wie das funktionieren würde. In diesem Beispiel haben wir bereits 1000 Pfund Hefe erhalten und die Chargennummer „SG001“ und die Lieferantenchargennummer „SUP001“ eingegeben. Wir können diesen Bestand sehen.

Wenn wir also eine weitere Bestellung über weitere 1000 Pfund erhalten, können wir dieselben Chargen- und Lieferantenchargennummern eingeben wie bei unserer ersten Lieferung:

Anschließend stehen uns folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung (beachten Sie, dass bei Aktivierung dieser Option eine erneute Eingabe des Ablaufdatums nicht notwendig ist, da das System das Ablaufdatum der ersten eingegangenen Charge übernimmt).

Wenn Sie hier auf „Erweitern“ klicken, wird diese Partie der bereits erhaltenen Partie hinzugefügt. Sobald die Bestellung abgeschlossen ist, werden wir sehen, dass wir keine 2000 Pfund auf Lager haben. Wenn Sie hier auf „Aktionen“ klicken, wird der WMS-Partiemanager-Bildschirm angezeigt.

Im obigen Beispiel erhalten wir Salz, das in dem System, mit dem wir hier arbeiten, ein containerisiertes Produkt ist. Was aber, wenn wir palettierte Ware erhalten?

Die Schritte sind weitgehend die gleichen wie oben, aber lassen Sie uns schnell die Unterschiede durchgehen, wenn wir einen weiteren Auftrag über 500 Säcke Mehl erstellen, der in unserer Datenbank als palettiert gekennzeichnet ist.

Wir können dies einrichten und beginnen, es auf die gleiche Weise zu erhalten, wie wir es oben gesehen haben, aber in diesem Fall werden sich die Dinge etwas anders verhalten, wenn wir unser Mehl auf dem Warenempfangsbildschirm erhalten.

Nachdem Sie diese Linie getroffen haben, um unsere 500 Mehlsäcke zu erhalten, öffnet das System den Palettendialog und nicht den Bildschirm zur Eingabe des Gewichts, den wir oben gesehen haben. Hier können wir eine vorhandene Palette scannen, um diese zu verwenden, oder wir können eine neue Palette erstellen. Lassen Sie uns in diesem Fall eine neue Palette (oder „Neue LPN“) erstellen.

Wir werden dann nach der Anzahl der Paletten gefragt, die wir erhalten, und wie viel der Ware auf jeder Palette sein wird. Hier stellen wir uns vor, dass wir 4 Paletten mit je 125 Säcken erhalten.

Sobald wir diese Informationen eingegeben haben, fordert uns das System auf, unsere Eingaben zu bestätigen, bevor es uns zurück zum Warenempfangsbildschirm bringt, und wir können sehen, dass unser Mehl erfolgreich empfangen wurde.

Wenn Sie diese erneut drücken, gelangen Sie zum Palettenverwaltungsbildschirm für die soeben erstellte Palette, wo wir die Palettennummer und andere zugehörige Informationen sehen können.

Wir können die Bestellung dann auf die gleiche Weise wie oben beschrieben abschließen. Im Control Center sehen wir im unteren rechten Bereich in „Purchase Orders“ im Wesentlichen die gleichen Informationen wie oben, nur wird das LPN-Feld dieses Mal mit dem Kennzeichen der gerade erstellten Paletten ausgefüllt.

Wir können Waren sowohl palettiert als auch containerisiert empfangen, d. h. wir können Paletten mit einzelnen Containern voller Waren erhalten, die dann als eigene Lagereinheit behandelt werden können.

Um diese Funktionalität für Lagerbestände zu aktivieren, müssen bei jeder Ware, die auf diese Weise behandelt werden soll, sowohl das Kontrollkästchen „Containerware“ als auch das Kontrollkästchen „Palettiert“ aktiviert sein:

In diesem Beispiel haben wir also eine geplante Bestellung über 200 kg Leucin und 100 kg Valin, die wir im WMS entgegennehmen werden.

Wenn Sie hier eine Position für den Wareneingang auswählen, wird Ihnen, wie oben beim Empfang von regulärer Palettenware beschrieben, der Palettenmanager angezeigt, und wie zuvor können Sie eine „Neue LPN“ hinzufügen.

Geben Sie anschließend die Anzahl der zu erhaltenden Paletten an. Halten wir es in diesem ersten Beispiel einfach und geben wir 1 Palette ein.

Im nächsten Bildschirm muss die Option „Bulk“ ausgewählt werden (diese kann bei Bedarf als Standardoption aktiviert werden). Über die Felder „Gewicht“ und „Anzahl“ kann dem System dann das Gewicht jedes einzelnen Behälters auf der Palette sowie die Gesamtanzahl mitgeteilt werden.

Hier teilen wir dem System also mit, dass es 4 Behälter à 25 kg gibt:

Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist und die Schaltfläche „Enter“ gedrückt wurde, erscheint eine Bestätigungsmeldung. Anschließend werden uns alle aktivierten Lageroptionen angezeigt (Lieferantenchargeneingabe, Zuweisung eines Verfallsdatums usw.). Danach werden wir gefragt, wie viele Etiketten gedruckt werden sollen.

Wenn Sie hier 1 auswählen, wird automatisch gedruckt:

• 1x Palettenetikett:

• 4 Behälteretiketten, jedes mit individueller Behälter-ID:

Wie auch andere Etiketten innerhalb des Systems können diese individuell an spezifische Anforderungen angepasst werden.

Mit dieser Methode können wir auch mehrere Paletten gleichzeitig empfangen. Nehmen wir als Beispiel die 200 kg Leucin aus der Bestellung, die auf zwei Paletten in 20-kg-Behältern geliefert wurden.

Der Vorgang hier folgt den gleichen Schritten wie oben, nur dass Sie bei Aufforderung 2 Paletten anstelle von 1 eingeben. Da die Behälter hier 20 kg und nicht 25 kg wie bei Valin wiegen, können wir dies im Bulk-Bildschirm wie folgt eingeben (beachten Sie hierbei, dass wir dem System mitteilen, was sich auf jeder einzelnen Palette befindet , nicht auf beiden):

Die Bestätigung wird dann erneut angezeigt und beim Drucken der Etiketten erhalten wir Folgendes:

• 2x Palettenetiketten
• 10 Behälteretiketten

Anschließend können die Palettenetiketten gescannt werden und der neu eingegangene Bestand kann nach Bedarf angepasst/aufgeteilt , in die Produktion transportiert oder für die Materialausgabe verwendet werden.

Wie bei vielen Ereignissen in der V5-Rückverfolgbarkeit können auch Bestellungen mit QA- Fragen verknüpft werden. Dies erfolgt im Control Center. Es gibt vier spezifische Ereignisse, die sich auf Bestellungen beziehen:

• 'PO-Start' – Wird zu Beginn einer PO ausgelöst.
• „PO starten und fortsetzen“ – Wird beim Start einer Bestellung ausgelöst oder wenn eine ausgesetzte Bestellung (z. B. bei teilweisem Empfang, siehe unten) wieder aufgenommen wird.
• „PO teilweise“ – Wird ausgelöst, wenn eine Bestellung teilweise eingegangen ist, d. h. die Auftragspositionen nicht vollständig sind, wenn ein Bediener den Auftrag abschließt.
• „Bestellung abgeschlossen“ – Wird ausgelöst, wenn eine Bestellung vollständig abgeschlossen und geschlossen ist.

Wir können die folgenden drei Fragen in der Qualitätssicherung verwenden, um zu sehen, wie das funktionieren würde.

Die erste Frage bezieht sich auf das Ereignis „PO Start“ im QA- Bereich oben rechts , die zweite auf das Ereignis „PO Partial“ und die dritte auf das Ereignis „PO Complete“.

Wenn wir zu WMS zurückkehren und uns eine andere Bestellung ansehen, können wir zum Hauptfenster der Bestellung gehen, um unsere neue Bestellung anzuzeigen.

Sobald wir die Bestellung ausgewählt und das grüne Häkchen gesetzt haben, wird das Ereignis „PO“ ausgelöst und uns unsere erste Frage gestellt.

Hier haben wir die Frage so eingerichtet, dass eine benutzerdefinierte Antwort möglich ist. Der WMS-Bediener erhält ein Freitextfeld, in das er die Fahrzeugregistrierungsdetails eingeben kann. Sobald diese Frage beantwortet ist, kann der Bediener mit dem Empfang der Waren entsprechend den Auftragspositionen beginnen.

Sobald dies abgeschlossen ist und die Auftragspositionen nicht vollständig ausgefüllt wurden, kann der Mitarbeiter den Auftrag teilweise entgegennehmen. Beachten Sie, dass hierfür eine Mitarbeiterberechtigung („Teilempfang zulassen“) und eine WMS-Konfiguration erforderlich sind.

Bei einem teilweisen Empfang wird das Ereignis „PO teilweise“ ausgelöst und dem Bediener die entsprechende Frage angezeigt.

Dadurch wird die Bestellung ausgesetzt, sodass sie für WMS sichtbar bleibt und zu einem späteren Zeitpunkt abgeschlossen werden kann. Wenn diese Bestellung dann erneut geöffnet wird, werden alle zugehörigen Fragen zu „PO starten und fortsetzen“ gestellt.

Wenn die Bestellung jedoch vollständig eingegangen ist, wird die Abfrage „Bestellung abgeschlossen“ ausgelöst.

Hierbei ist zu beachten, dass wir Anweisungen geben können, den Prozess zu beenden und Manager/Vorgesetzte zu benachrichtigen, wenn diese Frage mit „Ja“ beantwortet wurde.

Mehr Informationen dazu, wie das funktioniert, und zu anderen Funktionen der Qualitätssicherung finden Sie in unserem Modulleitfaden zu diesem Thema hier.

Wenn es nach Erhalt dieser Bestellung ein Problem mit ihr gibt und der Benutzer über ausreichende Berechtigungen verfügt , können wir die Artikel hier zurückgeben, indem wir mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Warenzeile klicken (1).

Wir werden dann aufgefordert, einen Grund für diese Rücksendung anzugeben (2), bevor wir die Menge der Rücksendung bestätigen (3).

In CC wird dann eine weitere Zeile hinzugefügt, die diesen Bestandsabzug anzeigt. Alle angegebenen Gründe erscheinen in Berichten.

Bestellungen können über die Funktion „Einkaufsmanager“ unter „Bestellung“ im WMS verwaltet werden.

Um mehr über die hier verfügbaren Optionen zu erfahren, klicken Sie bitte hier.

Bestellanforderungen können von Bedienern genutzt werden, die keinen Zugriff auf die Bestellseite im Control Center haben, um Bestellanforderungen einzureichen, die von Einkaufsmanagern genehmigt werden können. Die Einreichung und Genehmigung erfolgt über Genehmigungsworkflows.

Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Modulhandbuch hier.