Dokumentenspeicher
Grundlegende Produktkenntnisse
Zusammenfassung
Die Seite „Dokumenten-Repository“ im Abschnitt „Dokumentenkontrolle“ des V5 Control Centers ermöglicht das Hochladen und die Versionskontrolle verschiedener Arten kontrollierter Dokumente, die ein Kunde möglicherweise hat.
Auf dieser Seite finden Sie eine Anleitung und Spaltendefinitionen für das Fenster „Dokumentenablage“ im Control Center. Weitere Informationen zur Dokumenteinrichtung finden Sie in unserer Modulanleitung „Dokumentenkontrolle“ (in Kürze verfügbar!).
Überblick über das Kontrollzentrum
Den Abschnitt „Dokumenten-Repository“ finden Sie im Control Center unter dem Menü „QMS > Dokumentenkontrolle“.
Dieses Fenster besteht aus drei Bereichen:
- Dokumenttypen (Rot): Benutzer können hier Dokumenttypen/-kategorien erstellen.
- Dokumente (Gelb): Wenn oben ein Dokumenttyp ausgewählt wurde, können Benutzer hier neue Dokumente hochladen.
- Dokumentversionen (Blau): Wenn oben ein Dokument ausgewählt wurde, können Benutzer neue Versionen dieses Dokuments hinzufügen.
Spaltenhilfe – Dokumenttypen
Dokumenttyp
Ermöglicht die Freitexteingabe für den Typ/die Kategorie des zu erstellenden Dokuments.
Beschreibung
Freitexteingabe für eine Beschreibung des Dokumenttyps.
Status
Gibt an, ob für Dokumente des Dokumenttyps noch ausstehende Genehmigungsworkflows abgeschlossen werden müssen.
Standard-Workflow-Vorlage
Die Workflow-/Genehmigungsvorlage, die als Standardauswahl für alle Dokumente verwendet wird, die innerhalb dieses Dokumenttyps erstellt werden. Diese kann für jedes Dokument einzeln überschrieben werden.
Rubrik Hilfe – Dokumente
Dokument Identifikation
Beim Hochladen eines Dokuments wird diesem eine eindeutige Nummer zugewiesen.
Titel
Der Titel des Dokuments.
Beschreibung
Ermöglicht die Freitexteingabe einer Beschreibung des Dokuments.
Dokumenttyp
Der vom Benutzer erstellte Dokumenttyp/die Kategorie, zu der das Dokument gehört.
Hochgeladen von/Hochgeladen am
Der Benutzer, der das Dokument hochgeladen hat, und wann.
Anbieter
Ein Dropdown-Menü zur Zuweisung an einen Lieferanten, falls erforderlich.
Schlüsselwörter
Ermöglicht die Eingabe benutzerdefinierter, durch Kommas getrennter Tags, die dem Dokument zugewiesen werden sollen.
Genehmigungsvorlage
Die dokumentspezifische Vorlage für den Genehmigungsworkflow. Wird standardmäßig aus der oben stehenden „Standard-Workflowvorlage“ übernommen, kann aber für jedes Dokument einzeln geändert werden.
Aktuelle Version
Die aktuelle Dokumentversion.
Status
Wenn für dieses Dokument ein ausstehender Genehmigungsworkflow vorliegt, sind dies:
- Rot – Die Genehmigung eines Dokuments dieses Typs wurde abgelehnt.
- Gelb – Bei einem Dokument dieses Typs steht die Genehmigung aus.
- Grün – Alle Dokumente dieses Typs sind genehmigt.
Spaltenhilfe – Dokumentversionen
Aktuelle Version
Die aktuelle Dokumentversion.
Erstellt von/am
Der Benutzer, der diese Dokumentversion erstellt hat, und wann dies geschehen ist.
Genehmigt bei
Wann diese Dokumentversion genehmigt wurde.
Kommentare
Alle Kommentare, die beim ursprünglichen Hochladen der neuen Version eingegeben wurden.
Status
Wenn für diese Dokumentversion eine Vorlage für einen ausstehenden Genehmigungsworkflow vorliegt.
Ablauf
Wenn diese Version des Dokuments abläuft.
Dateiname
Der Dateiname des Dokuments im Dokument-Repository.
Größe
Die Größe der Dokumentdatei.
