Commandes
Guide du module - Une plongée plus profonde !
Introduction
Le système de préparation de commandes V5 Traçabilité est un processus utilisé pour sélectionner et rassembler des articles dans un entrepôt ou une installation de stockage afin de répondre aux commandes des clients. Ce processus implique l'utilisation de V5 WMS pour suivre les niveaux de stock et les commandes des clients.
Ce guide est destiné à la sélection manuelle et à la sélection de commandes client uniques et convient mieux aux scénarios B2B où relativement peu de commandes sont traitées avec des quantités de stock plus importantes. Un travailleur sélectionne et rassemble manuellement des articles sur des étagères ou des bacs de stockage à l'aide d'un ordinateur portable/scanner pour suivre leur progression.
La traçabilité V5 peut aider à améliorer l'efficacité et la précision du processus d'exécution des commandes et peut être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques d'un entrepôt ou d'une installation de stockage.
Les 'commandes clients' dans V5 Traçabilité permettent aux utilisateurs d'utiliser les Clients pour créer et planifier des commandes clients dans Control Center. Ces commandes peuvent ensuite être préparées par les opérateurs à l'aide de WMS. Ce guide couvrira l'ensemble de ce processus, de la création de clients et de commandes à la façon dont nous les expédions hors de l'entrepôt.
Table des Matières
1. Configuration du client
Avant d'entrer dans le bon de commande eux-mêmes, nous pouvons rapidement aborder les clients et comment les configurer dans le centre de contrôle. Sous l'en-tête 'Commande', nous pouvons appuyer sur 'Clients' mais affichez la fenêtre 'Clients'. De là, nous pouvons utiliser le panneau en haut à gauche pour ajouter (1) un nouveau client. Ici, nous pouvons attribuer un code client au client, ainsi que son nom. Le code fournisseur doit être unique. Nous pouvons également attribuer un courtier et un transporteur par défaut (renseigné à partir de 'Renseignements pour commander') à chaque client, ainsi que si les commandes pour ce client nécessiteront une signature lors de l'expédition.
Nous pouvons également utiliser le panneau supérieur droit pour ajouter (2) toutes les adresses et informations de contact pertinentes pour la ou les adresses de livraison/facturation du client. Les détails du rappel d'urgence peuvent également être entrés ici.
Nous pourrions terminer la configuration de notre client à ce stade et nous serions en mesure de configurer des commandes client pour n'importe quel produit/produits pour leur vendre. Cependant, nous pouvons ajouter d'autres détails à nos clients qui peuvent aider à rationaliser le processus de commande et d'expédition.
Nous pouvons d'abord utiliser le panneau en bas à gauche pour ajouter (1) des commodités/produits à attribuer à ce fournisseur. Dans ce cas, attribuons notre 'Bread Roll - 4-Pack' au client 'Bob's Bulky Buying' que nous avons créé dans les panneaux supérieurs. Nous pouvons utiliser le menu déroulant 'code marchandise' (2) ou 'description' (3) pour sélectionner une marchandise.
Nous pouvons ensuite ajouter un prix spécifique au client pour tous les produits ajoutés ici, ainsi que d'autres informations telles que les numéros de pièce et le prix du client. D'autres informations telles que les unités seront automatiquement renseignées à partir des fenêtres 'Commodities' ou 'Formulas'. Nous ajouterons quelques produits à ce client, notre mélange de lots de petits pains et notre petit pain fini (paquet de 4).
Pour toute assistance avec les différentes définitions de colonnes présentes dans l'une de ces fenêtres, veuillez consulter notre guide du centre de contrôle here..
2. Création de la commande client
Les commandes clients peuvent être créées sur le 'Commandes' de Control Center, sous l'en-tête 'Commander'. Nous commençons par créer la commande elle-même dans le panneau supérieur (1), après quoi une nouvelle ligne de commande sera générée et son numéro de commande sera automatiquement rempli séquentiellement à partir de la dernière commande créée. Ce format peut être modifié selon vos besoins.
De là, nous pouvons sélectionner notre client en utilisant le menu déroulant dans la colonne 'Client' (2). Nous pouvons également sélectionner une date de livraison pour la commande et saisir tout numéro de référence que le client nous a peut-être fourni ou que nous souhaitons associer à celui-ci. Nous pouvons également modifier la date de commande pour les commandes futures.
D'autres informations ici, telles que l'adresse de livraison et les informations sur le courtier/transporteur, sont en grande partie renseignées à partir des informations que nous avons saisies ci-dessus concernant le client. Notez qu'à ce stade, le statut de la commande client est "Créé", ce qui signifie qu'elle ne sera pas encore visible pour la réception dans WMS.
Nous pouvons ensuite aller dans le panneau en bas à gauche pour ajouter (1) des produits/commodités à la commande.
Ceux-ci peuvent être sélectionnés via les menus déroulants dans le 'Commodity Code' (2) ou la 'Commodity Description' (3). Nous pouvons ensuite ajouter la quantité requise pour la commande. Le prix ici est tiré du prix que nous avons fixé par rapport à la marchandise/produit lorsque nous l'avons attribué au client ci-dessus. Les colonnes 'Planifié' et 'Réalisé' sont liées au 'Planification' de V5 Traçabilité, et nous informe de l'avancement de tous les travaux qui ont été planifiés pour répondre aux exigences de la commande.
Nous ajouterons les 2 articles attribués au client à cette commande particulière.
Une fois que cela est fait et que nous sommes satisfaits de toutes les informations saisies, nous pouvons revenir au panneau supérieur, cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne du bon de commande et régler le statut de la commande sur "Planifiée".
La commande client sera désormais planifiée et sera désormais visible dans le WMS app.
Vous avez peut-être remarqué qu'il y a un 4th panneau en bas à droite de cette fenêtre. Cela entre en jeu une fois que la commande client a été expédiée, nous reviendrons donc plus tard et couvrirons exactement ce que cela fait.
3. Expédier une commande client
Une fois connecté à notre appareil WMS au moment de la livraison, nous pouvons appuyer sur le bouton « Commande » (1), suivi du bouton « Commandes commerciales » (2) pour accéder à la fenêtre principale des commandes client.
Ici, nous pouvons voir la commande que nous venons de programmer dans le panneau supérieur, tout en étant également en mesure de voir les articles requis qui doivent être sélectionnés pour cette commande.
Nous pouvons appuyer sur la coche verte avec notre commande sélectionnée pour passer à la fenêtre principale de cueillette/expédition. Ici, nous pouvons voir nos lignes de commande et la quantité de chaque ligne qui a été sélectionnée jusqu'à présent.
Il convient de noter que, si vous le souhaitez, nous pouvons masquer le coût pour nos opérateurs via un changement de configuration WMS. Contactez le support SG pour obtenir de l'aide pour la mise en œuvre.
Nous pouvons également utiliser le bouton d'information en bas à droite, au-dessus de la coche verte, pour afficher les détails du client.
De là, nous pouvons commencer à choisir les articles requis pour la commande. Cela se fait en appuyant sur la ligne de commande appropriée pour chaque article. Commençons donc par notre « petit pain de base », qui est un article non palettisé. La sélection de cette ligne de commande fera apparaître une liste de lots parmi lesquels nous pourrons choisir.
La sélection d'un lot (dans ce cas 50001004) fera apparaître l'écran de pesée de WMS.
Ici, nous pouvons utiliser les options en surbrillance pour saisir, peser ou saisir en vrac la quantité requise. Une fois que nous avons fait cela, nous pouvons appuyer sur "Entrée" pour confirmer le montant. Ici, nous saisirons le montant requis pour continuer. Cela nous ramènera à l'écran de commande principal et, comme nous pouvons le voir, notre ligne de commande a été exécutée.
Ceci est indiqué non seulement par le « 50/50 lb » sur le côté droit de la ligne, mais également par la couleur de la ligne elle-même qui est verte. Cette ligne changera de couleur en fonction de l'état de cette ligne particulière. Nous avons également pu voir :
Rouge – La ligne n'est pas complète et a une faible quantité de la quantité requise remplie.
Jaune – La ligne n'est pas complète et a une quantité moyenne de la quantité requise remplie.
Bleu – La ligne est complète mais contient trop de produits qui lui sont assignés.
Si nous avons trop rempli une ligne et que nous devons en réduire le montant (c'est-à-dire que nous ne cherchons pas à sur le bateau une commande), nous pouvons le faire en appuyant à nouveau sur la même ligne, où nous pouvons supprimer cette quantité de la commande afin que nous puissions ajouter le montant correct.
Une fois notre gamme de « petits pains de base » remplie, examinons notre « petit pain – paquet de 4 », qui est un article palettisé.
Cela fonctionne à peu près de la même manière que pour les articles non palettisés, juste au lieu de scanner/sélectionner un lot, nous choisirons/scannerons à la place un produit ou une palette d'inventaire pour nous approvisionner en articles requis.
Comme ci-dessus, WMS nous demandera de saisir/peser la quantité requise, après quoi nous serons de nouveau renvoyés à la fenêtre de commande principale, et nous pouvons maintenant voir que nos deux lignes de commande sont maintenant complètes.
Nous pouvons appuyer sur la coche verte sur cet écran pour terminer la commande. Nous pouvons également suspendre la commande ici si la cueillette des articles est terminée, mais il se peut qu'elle soit expédiée à une date et une heure ultérieures. Dans ce cas, nous terminerons la commande.
En revenant au Control Center, nous pouvons maintenant voir que le panneau en bas à droite dans "Sales Orders" a maintenant été rempli pour notre commande. Ici, nous pouvons voir les lots et les palettes (si palettisées) à partir desquels nous avons tiré nos lignes de commande, ainsi que les informations sur l'utilisateur et la date/heure. Nous pouvons également voir que notre commande est maintenant marquée comme "Expédiée" dans le panneau supérieur.
Le processus décrit ci-dessus est le comportement par défaut du module Commande client, donc dans des circonstances normales, une commande sera marquée comme « Expédiée » une fois que l'opérateur aura terminé la commande.
Cependant, cela peut être modifié en fonction des exigences du client en matière de processus d'expédition. Un exemple pourrait être que lorsque l'opérateur a récupéré la commande et clique sur « Terminé », la commande passe au statut « En attente d'expédition », ce qui nécessiterait alors qu'un autre opérateur, ou plus probablement un superviseur ou un gestionnaire, expédie la commande séparément.
Dans ce cas, ce répartiteur utiliserait la fonction « Sales Manager » de WMS, sous « Commandes ». Pour en savoir plus sur son fonctionnement et sur les autres fonctionnalités qu'il offre, vous pouvez trouver here..
4. Sous/Surlivraison des commandes client
Comme nous l'avons évoqué ci-dessus, nous pouvons sous-remplir ou sur-remplir nos lignes de commande client dans WMS. Ce que nous pouvons également faire, tant que l'utilisateur a suffisamment privilèges, est d'expédier la commande avec ces sous/sur-réalisations en place. Voyons comment cela fonctionne.
4.1. Sous-expédition d'une commande
Si nous créons une autre commande, cette fois-ci uniquement pour notre « petit pain – paquet de 4 », nous pouvons voir comment nous pouvons sous-répondre à une commande. Disons par exemple que nous n'avions que 30/50 de nos packs en stock, mais le client aurait besoin de ce stock avant que nous puissions produire les 20 restants.
À partir de là, nous pouvons essayer de terminer la commande comme avant (en appuyant sur la coche verte), mais au lieu des options que nous avions auparavant, nous avons maintenant l'option "Expédier une partie".
Cliquer dessus nous ramènera à l'écran principal de WMS, mais au lieu de notre message de bannière nous indiquant que la commande est terminée, nous verrons qu'elle est maintenant "partiellement expédiée".
De retour au centre de contrôle, nous pouvons voir cela reflété dans l'état de la commande ici. Nous pouvons également voir la quantité de produits requis qui ont été expédiés dans le panneau en bas à droite.
Ce statut de commande signifie que la commande n'est pas encore terminée et restera visible dans notre WMS d'expédition jusqu'à ce qu'elle puisse être terminée. Nous pouvons ensuite revenir à cette commande lorsque nous avons suffisamment de l'article requis pour la terminer, ou même en expédier partiellement plus.
La commande restera comme ci-dessus (c'est-à-dire qu'elle affichera toujours 30/50 rempli), mais nous pouvons alors entrer dans cette ligne de commande et utiliser le + vert en bas à droite pour ajouter du stock supplémentaire à la commande.
Une fois que nous avons ajouté la quantité restante de la marchandise requise, nous pouvons terminer la commande comme nous l'avons fait précédemment, maintenant avec les lignes de commande entièrement terminées.
Pour qu'un opérateur soit autorisé à expédier partiellement une commande, il doit avoir le privilège suivant activé sur son profil d'opérateur dans Control Center :
Si l'opérateur n'a pas activé cette option, il verra ce message lorsqu'il essaiera d'expédier partiellement et de commander :
4.2. Surexpédition d'une commande
Comme nous l'avons vu, nous pouvons sous-exécuter les commandes, mais nous pouvons également sur-exécuter les commandes si vous le souhaitez. Si nous prenons créer une autre commande comme ci-dessus, nous pouvons voir comment cela fonctionnerait en se dirigeant vers l'écran de commande principal et en ajoutant plus que la quantité souhaitée à la commande. Comme nous l'avons vu plus haut, cela se traduira par une ligne de commande bleue.
Nous pouvons alors simplement appuyer sur la coche verte en bas à droite, après quoi nous verrons les mêmes options pour terminer que si la commande n'était pas trop remplie. Cliquer sur "Compléter" ici terminera la commande et expédiera 75 de nos produits, au lieu des 50 requis à l'origine.
De retour dans Control Center, nous pouvons voir que le travail est marqué comme terminé, mais nous pouvons voir la surexécution dans le panneau inférieur droit.
Comme pour le sous-remplissage d'une commande ci-dessus, la capacité d'un opérateur à le faire dépend des privilèges dont il dispose. Nous pouvons les vérifier dans le centre de contrôle.
Si l'opérateur n'a pas coché la case indiquée, il pourra alors effectuer une surréalisation/expédition. Si cette case est cochée et qu'ils essaient de le faire, ils verront le message suivant lorsqu'ils essaieront d'ajouter plus que les exigences à la ligne de commande elle-même.
5. Assurance qualité et commandes client
Comme avec beaucoup l'évènementiel en V5 Traçabilité, les commandes clients peuvent avoir QA questions qui leur sont assignées. Cela peut être fait dans Control Center et il existe 3 événements spécifiques liés aux commandes clients. Ce sont :
- 'Début de l'expédition' – Déclenché au début d’une commande client.
- 'Signature du conducteur (SO)' – Déclenché au moment où la signature du livreur est enregistrée par WMS lors d'une commande client. Notez que la case « Signature requise » doit être cochée lors configuration client pour que l'invite de signature, et donc l'événement QA, soit présent.
- 'Expédition' – Déclenché lorsqu’une commande client est expédiée.
Nous pouvons utiliser les 3 questions suivantes en assurance qualité pour voir comment cela fonctionnerait.
La première question ici est définie sur l'événement « Début de l'expédition » dans le contrôle qualité. panneau supérieur droit, le deuxième l'événement « Dispatch » et le troisième l'événement « Driver Signature (SO) ».
Si nous revenons à WMS et examinons une autre commande client, nous pouvons nous diriger vers la fenêtre principale de commande client pour voir notre nouvelle commande.
Une fois que nous avons sélectionné la commande et cliqué sur la coche verte, l'événement « Début de l'expédition » se déclenchera et nous poserons notre première question.
Nous pouvons ensuite passer à l'écran des lignes de commande. À tout moment ici, avant ou après avoir ajouté du stock aux lignes, nous pouvons appuyer sur le bouton de signature du conducteur :
Cela déclenchera alors la question « Signature du conducteur (SO). Notez que dans ce cas, nous avons défini cette question ci-dessus sur « Réponse personnalisée », permettant au conducteur de saisir une réponse en texte libre plutôt que de choisir une réponse prescrite.
Une fois que cela est fait et que les lignes de commande sont exécutées, nous pouvons procéder à la finalisation de la commande. Cependant, une fois que nous aurons coché la case verte et confirmé que nous finalisons la commande, la question assignée à notre événement « Expédition » nous sera posée.
Comme pour tous les autres événements et questions d'assurance qualité, nous pouvons définir ces réponses pour mettre fin au processus en cours (dans ce cas, la commande client) et/ou avertir un responsable ou un superviseur. Pour plus d'informations sur la façon de procéder et sur d'autres fonctionnalités du contrôle qualité, consultez notre guide de module sur le sujet. here..
6. Utilisation des palettes de vente
V5 Traçabilité a également la possibilité d'utiliser des palettes de vente pour les commandes clients. Cette option peut être activée dans la configuration de WMS. Ceci est utile pour ajouter du stock non palettisé à une palette de vente nouvellement disponible. Si nous planifions une commande uniquement pour notre lot de «petits pains de base», nous pouvons voir comment cela fonctionne. Après avoir planifié la commande, nous pouvons nous diriger vers WMS et sélectionner la commande comme nous l'avons fait auparavant.
Ici cependant, sur l'écran des lignes de commande, on peut voir un bouton supplémentaire en bas de l'écran pour attribuer une palette.
Nous pouvons cliquer sur l'icône de palette ici qui ouvrira le gestionnaire de palettes. À partir de là, nous pouvons soit sélectionner une palette de vente existante, soit en créer une ici en utilisant le bouton "Ajouter une palette".
Comme nous n'avons actuellement aucune palette de vente disponible, nous allons en créer une.
De là, nous pouvons revenir à notre écran de lignes de commande et ajouter nos articles à la commande comme nous l'avons fait dans les exemples précédents. Une fois cela fait, nous pouvons retourner au gestionnaire de palettes et voir que nos produits ont été ajoutés à cette palette de vente nouvellement créée. Nous pouvons imprimer une étiquette pour cette palette ici.
Il convient de noter ici que si nous n'avons pas créé ou attribué une palette de vente existante à la commande, le système en créera automatiquement une.
Une fois que toutes nos lignes de commande sont terminées, nous pouvons à nouveau appuyer sur la coche verte sur l'écran principal des lignes de commande pour terminer la commande comme nous l'avons fait précédemment.
7. Vérification des bons de commande
Nous avons également la possibilité de rechercher parmi les commandes déjà expédiées à des fins de vérification. Nous pouvons accéder à cette fonction dans WMS en nous rendant comme d'habitude dans la section « Commande » (1), mais ici, nous nous dirigerons vers la section « Responsable des ventes » (2). Pour les utilisations du « Sales Manager » autres que l'audit d'une commande, veuillez consulter notre guide du module de gestion des commandes. here..
Nous pouvons ensuite utiliser un filtre "à partir de" et "à ce jour" pour sélectionner une plage de commandes à afficher.
Une liste des bons de commande correspondant aux dates sélectionnées s'affichera alors.
Il nous sera alors demandé de choisir si nous voulons vérifier la commande, inspecter la remorque utilisée pour la commande ou expédier la commande si ce n'est pas déjà fait.
En utilisant la fonction d'audit, nous verrons un écran d'apparence familière, à partir duquel nous pourrons vérifier les lignes de commande pour voir combien a été expédié et à partir de quels lots ils ont été sélectionnés.
Une fois que nous sommes satisfaits de la commande, nous pouvons appuyer sur la coche verte en bas à droite, où il nous sera demandé si notre vérification de cette commande est terminée.
