Fluxos de trabalho de aprovação

Introdução

Novidade na versão 5.9 do V5 Traceability, o módulo Fluxos de trabalho de aprovação foi projetado para funcionar em combinação com outros módulos, como "Controle de documentos" e "Listas de verificação", para fornecer hierarquias de aprovação flexíveis em todo o ambiente V5.

Neste guia, veremos como criar modelos de fluxo de trabalho de aprovação e como eles podem ser usados ​​em todo o sistema.

1. Configuração do fluxo de trabalho
   1. Operadores e Grupos de Operadores
   2. Criando um modelo de fluxo de trabalho
2. Atribuindo modelos de fluxo de trabalho
   1. Lista de verificação
   2. Documentos
   3. Fórmulas
   4. Tarefas de ativos
3. Fluxos de trabalho de aprovação
   1. Janela de fluxo de trabalho de aprovação
   2. Exemplo – Aprovação da lista de verificação
   3. Exemplo – Controle de Documentos
   4. Exemplo – Fórmula Signoff – Terminal
   5. Exemplo – Aprovação de Fórmula – Centro de Controle
   6. Exemplo – Aprovação de alteração de fórmula

Antes de podermos analisar a configuração dos fluxos de trabalho de aprovação, é útil primeiro discutir a configuração de grupos de operadores que podemos atribuir a quaisquer fluxos de trabalho que desejamos criar.

Grupos de operadores são, como o nome sugere, grupos de operadores que podem ser criados na janela 'Grupos de operadores', encontrada no menu 'Configuração > Operadores > Grupos de operadores'.

Podemos ver alguns exemplos já preenchidos aqui, mas para os propósitos deste guia, vamos criar um novo grupo. Isso pode ser feito usando o '+' verde no canto inferior direito do painel superior 'Grupos de Operadores'. Um código exclusivo deve ser fornecido para um novo grupo, e chamará esse novo grupo de 'Aprovação de Grupo de Usuários', mas isso pode ser o que o usuário precisar para definir seus grupos.

Com esse novo grupo criado, podemos usar o mesmo '+' no painel inferior para adicionar usuários a esse grupo. Para este guia, adicionaremos 3 usuários.

Observe que a caixa de seleção da função 'Supervisor de Grupo' não tem nenhuma funcionalidade adicional nos fluxos de trabalho de aprovação, mas é usada em outras partes do sistema.

Com esse grupo de exemplo criado, agora podemos analisar os próprios fluxos de trabalho de aprovação.

Uma vez que um grupo de usuários adequado esteja estabelecido, podemos então ir para o 'Modelos de fluxo de trabalho' página, que pode ser encontrada no menu 'QMS' > 'Aprovações'.

Uma vez lá, o '+' verde no painel superior pode ser usado para criar um novo fluxo de trabalho de aprovação. Neste caso, chamaremos isso de 'Exemplo de fluxo de trabalho'. Observe que o 'Nome do modelo' será o nome mostrado nos vários menus suspensos que podemos usar mais tarde para atribuir o fluxo de trabalho a várias tarefas.

Podemos dar uma descrição ao modelo de fluxo de trabalho, se desejar, bem como definir um valor para "Dias de conclusão esperados", que define o limite de tempo para o fluxo de trabalho sempre que ele for acionado.

Com o cabeçalho do fluxo de trabalho criado, podemos usar o '+' verde no painel inferior para adicionar estágios ao fluxo de trabalho. Então, vamos adicionar um estágio e, em seguida, atribuir o grupo de operadores que acabamos de criar a ele. Observe que o 'Stage Number' será preenchido automaticamente conforme adicionamos mais estágios.

O que estamos dizendo aqui é que, para esta etapa do fluxo de trabalho, 1 usuário do grupo atribuído precisará executar a aprovação antes que essa etapa seja concluída.

Depois que um grupo de usuários for atribuído, podemos adicionar uma descrição para o estágio. Este será o nome especificado quando a aprovação do grupo for necessária. Também podemos definir um 'Limite de tempo (horas)' aqui, que determina quanto tempo esse estágio de aprovação deve levar para o usuário abordar. Finalmente, podemos definir um usuário para o estágio para 'Escalar para' se esse limite de tempo atribuído for excedido. E-mails de notificações por SMS podem ser enviados a esse usuário, ajudando supervisores e gerentes a manterem o controle de quaisquer aprovações de processo pendentes.

Podemos continuar adicionando mais estágios aqui, se desejado. Adicionar mais estágios significa simplesmente que o fluxo de trabalho exigirá aprovações adicionais de um membro dos grupos de operadores que são atribuídos a quaisquer estágios adicionados posteriormente.

Por enquanto, vamos manter as coisas simples e deixar esse fluxo de trabalho com apenas 1 estágio.

Há muitos lugares diferentes em todo o sistema onde os fluxos de trabalho de aprovação podem ser usados. Podemos dar uma olhada neles abaixo.

Modelos de fluxo de trabalho de aprovação podem ser atribuídos ao criar modelos de lista de verificação.

Isto é opcional para a funcionalidade 'Checklist', mas atribuir um modelo de aprovação aqui fará com que o sistema exija uma revisão e aprovação sempre que esta checklist for executada. Esta revisão e aprovação podem ocorrer no Terminal ou no Control Center, o que veremos nos exemplos abaixo.

Mais informações sobre a configuração da lista de verificação podem ser encontradas em nosso guia de módulo sobre o tópico aqui..

Modelos de fluxo de trabalho de aprovação podem ser atribuídos a documentos de duas maneiras diferentes:

1. Para o 'Tipo de Documento' – Atribuir um fluxo de trabalho aqui significa que qualquer documento carregado dentro deste tipo/grupo usará automaticamente este fluxo de trabalho para aprovação de documentos.
2. Para o documento individual – Esta funcionalidade permite que um fluxo de trabalho de aprovação diferente seja atribuído a um documento individual, caso seja necessário que seja diferente do modelo padrão atribuído a esse tipo de documento.

Uma vez definido, a aprovação do documento acontece dentro do próprio Control Center após o documento ser carregado. Novamente, veremos isso em um exemplo abaixo.

Observe que, similarmente às 'Listas de verificação' acima, os modelos de fluxo de trabalho de aprovação não precisam ser atribuídos a tipos de documentos ou documentos individuais. Se esse for o caso, quaisquer documentos que forem carregados não exigirão aprovação e serão aprovados automaticamente com um status verde quando adicionados ao sistema. Mais informações sobre controle de documentos podem ser encontradas em nosso guia de módulos aqui..

Os modelos de fluxo de trabalho de aprovação podem ser atribuídos a fórmulas para duas finalidades diferentes:

1. Fluxo de trabalho de aprovação em lote – Atribuir um modelo de fluxo de trabalho aqui solicitará os estágios de aprovação do fluxo de trabalho sempre que uma execução de lote/produto (dependendo do tipo de fórmula) for concluída. Isso expande o padrão 'Single' e 'Dual' modos de encerramento com a nova configuração 'Fluxo de trabalho' que deve ser usada em conjunto com modelos de fluxo de trabalho de aprovação.
2. Fluxo de trabalho de aprovação de alterações – Expande a metodologia de aprovação de fórmulas para usar modelos de fluxo de trabalho de aprovação para fornecer supervisão e rastreabilidade para quaisquer alterações de fórmula.

O primeiro desses fluxos de trabalho de aprovação ocorreria no Terminal que produz a fórmula, enquanto as aprovações de alterações de fórmula seriam realizadas no Centro de Controle.

Modelos de fluxo de trabalho de aprovação podem ser atribuídos ao criar modelos de tarefa de ativo. Modelos de fluxo de trabalho de aprovação podem ser atribuídos ao criar modelos de tarefa de ativo.

Assim como com listas de verificação, isso é opcional, mas atribuir um modelo de aprovação aqui fará com que o sistema exija uma revisão e aprovação sempre que o modelo de tarefa de ativo for executado. Essa revisão e aprovação podem ocorrer no Terminal ou no Control Center.

Vimos acima como podemos atribuir nossos modelos de fluxo de trabalho de aprovação a vários processos na unidade de produção.

Sempre que um fluxo de trabalho de aprovação for acionado, ele será automaticamente adicionado ao 'Fluxos de trabalho de aprovação' janela, encontrada no menu 'QMS > Aprovações'.

Aqui poderemos ver todos os fluxos de trabalho de aprovação concluídos e pendentes. Dada a quantidade potencialmente grande de informações aqui, filtragem adicional está disponível no topo da página para classificar os resultados por tipo, status e data (olhando para o campo 'Data de criação'). O 'tipo' aqui se refere ao processo em que o fluxo de trabalho foi acionado, então isso pode ser 'DOCUMENTO', 'FÓRMULA', 'LISTA DE VERIFICAÇÃO' etc.

A aprovação da lista de verificação pode ocorrer em um Terminal de produção ou no próprio Control Center. Um exemplo de aprovação no Terminal pode ser encontrado em nosso guia do módulo 'Lista de verificação' aqui.. Agora podemos, no entanto, dar uma olhada em como aprovaríamos uma lista de verificação no Centro de Controle.

Então, vamos executar uma lista de verificação em nosso Terminal. Esta seria a lista de verificação 'Limpeza das Instalações (GMP)' aqui, que usa o fluxo de trabalho de aprovação 'Gerenciamento de Desvios'.

Que por sua vez usa o grupo de usuários 'Garantia de Qualidade' para aprovação.

Que por sua vez é composto pelos seguintes usuários.

Após executar a lista de verificação no modo ad hoc no Terminal, um dos usuários apresentados no grupo acima precisaria fazer login no Control Center. Vamos fazer com que Sam Hawkins faça isso agora e vá para a janela 'Approval Workflows', onde eles poderão ver o fluxo de trabalho de aprovação recém-gerado. Observe as luzes de status amarelas aqui para indicar que há uma aprovação pendente para este fluxo de trabalho.

Antes que o sistema permita que o usuário aprove esse fluxo de trabalho, no entanto, ele deve confirmar que visualizou os resultados da verificação. No terminal isso pode ser feito usando o botão 'Review' na tela de signoff, mas no Control Center isso precisa ser feito na lista de verificação 'Schedule'. Isso pode ser feito clicando com o botão direito na aprovação em si e clicando no botão 'GoTo'.

Ou esta janela pode ser encontrada no menu 'QMS > Listas de verificação'.

Aqui podemos ver nossa checklist com o status de 'Pending Review'. O usuário pode então revisar as verificações e respostas associadas à checklist no painel inferior desta janela.

Quando estiverem satisfeitos com os resultados fornecidos, eles podem clicar com o botão direito do mouse na verificação no painel superior e "Marcar como visualizado".

Feito isso, o usuário pode retornar à janela "Fluxos de trabalho de aprovação" e usar o "+" verde no painel inferior para adicionar uma ação de aprovação.

O usuário pode então selecionar uma ação, entre 'PENDENTE', 'APROVADO' ou 'REJEITADO'.

Bem como selecionar um motivo no menu suspenso. Esses motivos podem ser criados no 'Razões' página no Control Center, e deve ser configurada como tipos de 'Aprovação' para mostrar aqui. Comentários adicionais também podem ser inseridos na caixa relevante.

Feito isso, a caixa "Salvar" pode ser clicada, e o usuário será perguntado se deseja aprovar a verificação.

A confirmação desta etapa solicitará que o usuário insira sua senha.

Depois disso, o cheque será confirmado como aprovado.

E poderemos ver a verificação recém-aprovada, indicada pelas luzes de status verdes, na janela 'Fluxos de trabalho de aprovação'.

A aprovação de documentos pode ser feita de forma semelhante ao exemplo que acabamos de ver com as listas de verificação acima. Para um exemplo completo desse processo, consulte nosso guia do módulo 'Controle de documentos' aqui..

Neste exemplo, veremos uma fórmula de aspirina para kits e misturas com o seguinte fluxo de trabalho de aprovação definido para aprovação em lote.

Este fluxo de trabalho de 'Aprovação Pré-Mistura' é atribuído ao seguinte grupo de usuários.

Que por sua vez contém os seguintes usuários.

Então, se prosseguirmos com a execução de um lote desta aspirina em nosso Terminal, quando chegarmos ao final do lote, veremos o seguinte.

Selecionar sim aqui mostrará a tela de aprovação, onde temos um executor (estamos usando uma conta genérica de 'Operador' para executar o loteamento), bem como as aprovações necessárias para o fluxo de trabalho de aprovação atribuído. Observe que o 'Controle de Qualidade do Lote' é extraído da 'Descrição do Estágio' que vimos acima na configuração do fluxo de trabalho.

Se tivéssemos adicionado mais estágios de aprovação, eles apareceriam abaixo dos que vemos aqui.

Então, primeiro o operador assinaria seu trabalho. Se eles tentarem fazer isso sem revisar a fórmula, não serão permitidos.

E será necessário usar o botão azul 'i' na parte inferior da tela para revisar o lote que acabaram de concluir, mostrando uma tela semelhante à abaixo.

Após revisarem a fórmula, eles podem 'Aceitar' ou 'Rejeitar' a aprovação na tela anterior. A aprovação solicitará o nome de usuário e a senha do usuário, após o que o operador será solicitado a selecionar um motivo (preenchido em 'Motivos', conforme discutido acima) para a aprovação.

E quando eles tiverem feito isso, a aprovação estará completa.

Um usuário do grupo de usuários relevante que é atribuído ao estágio relevante do fluxo de trabalho 'Pre-Blend Signoff' deve então revisar e aceitar o signoff. Novamente, eles serão solicitados a fornecer seu nome de usuário e senha, após o que esse estágio do fluxo de trabalho de aprovação estará concluído.

Depois disso, o lote pode ser concluído.

Se pegarmos mais um exemplo aqui, vimos acima o processo para o lote de aspirina, mas quando chegamos à criação dos comprimidos de aspirina em si, temos um fluxo de trabalho de aprovação diferente sendo usado aqui, 'Aprovação de Liberação do Produto'.

Que apresenta os 3 estágios de aprovação a seguir.

Então podemos ver aqui que temos 3 estágios de fluxo de trabalho, que são refletidos no Terminal quando concluímos uma execução de produto dos comprimidos de aspirina.

Então, aqui, o operador executante executaria sua assinatura como acima, após o que alguém de cada um dos grupos de usuários atribuídos a cada estágio inseriria suas credenciais para concluir todos os estágios de aprovação necessários.

Vimos acima como podemos aprovar lotes no Terminal, mas também podemos aprová-los dentro do próprio Control Center, o que pode economizar tempo para gerentes e supervisores, pois eles não precisariam estar presentes para cada aprovação de lote na área de produção.

Vamos dar uma olhada em um exemplo disso usando a mesma fórmula de aprovação que vimos acima, usando o fluxo de trabalho de aprovação 'Aprovação de pré-mistura/Controle de qualidade' e o grupo de operadores, respectivamente.

Então, se voltarmos ao Terminal e produzirmos outro lote da nossa mistura de aspirina, o operador responsável assinará com seus detalhes como antes.

Mas, em vez da aprovação do fluxo de trabalho acontecer aqui, o operador do Terminal pode clicar na marca de verificação verde e concluir a aprovação do Terminal aqui.

O usuário aprovador então efetuaria login no Centro de Controle e iria para a seção "Fluxos de Trabalho" do menu do QMS, onde, como vimos com listas de verificação e aprovações de documentos, a aprovação do lote estará pendente, indicada pela luz amarela.

Eles então clicariam com o botão direito do mouse na linha "Aprovações" no painel superior e usariam o atalho "Ir para" para abrir o "Registro de Lote". O registro de lote também pode ser encontrado no menu "MES > Registros".

Aqui, eles encontrariam o lote relevante da fórmula que precisam assinar. Eles podem então verificar os registros do lote para verificar se o lote foi concluído dentro das especificações e, se estiverem satisfeitos, podem clicar com o botão direito do mouse no próprio lote no painel superior direito e "Marcar como visualizado".

Depois de fazer isso, eles poderão retornar à janela "Aprovações", onde poderão criar uma nova entrada de aprovação no painel inferior.

Assim como nos outros processos que vimos acima, o usuário aprovador escolheria uma "Ação" (ou seja, se aprova ou rejeita o lote).

Bem como escolher um motivo (preenchido em "Motivos") para a ação de aprovação.

Comentários adicionais também podem ser adicionados aqui, se desejar, e assim que o usuário aprovador estiver satisfeito com suas respostas, poderá clicar no botão "Salvar". Em seguida, será solicitada a confirmação.

Antes de ser solicitado a digitar sua senha.

Após isso a aprovação estará completa.

E a aprovação do lote na janela "Aprovações" agora terá uma luz verde para indicar que todas as etapas foram aprovadas.

O último local onde os fluxos de trabalho de aprovação são usados ​​para fórmulas é na aprovação de fórmulas. Com a aprovação de fórmulas habilitada, podemos ver como isso funcionaria no Centro de Controle.

Se pegarmos a fórmula 'Aspirina – Estágios de Kitt/Mistura' que analisamos para aprovações de aprovação acima, podemos ver que ela tem um fluxo de trabalho diferente atribuído para o 'Fluxo de trabalho de aprovação de alterações', que neste caso é 'Revisão de alterações de fórmula'.

E podemos ver que esse fluxo de trabalho de aprovação apresenta 6 estágios de aprovação.

Então, vamos em frente e fazer uma mudança na formulação aqui (observe que o relevante permissão do usuário deve ser habilitado para o usuário logado). Então vamos ajustar a quantidade alvo para RM034.

Note que, uma vez que essa alteração tenha sido feita, a luz 'Approval Status' no painel superior fica amarela, indicando que a fórmula tem uma aprovação pendente. Isso também impede que a fórmula seja programada para produção até que seja aprovada.

Daqui podemos ir para 'Approval Workflows'. Isso pode ser feito clicando com o botão direito na fórmula e selecionando 'GoTo Approval Workflow':

Ou navegue até a janela em 'QMS' > Aprovações para ver a aprovação pendente, juntamente com os 6 estágios de aprovação necessários e seus status.

Então, a partir daqui, um usuário do primeiro grupo 'Desenvolvimento de Fórmulas' precisaria efetuar login no Centro de Controle e retornar à janela 'Fórmulas', onde poderia clicar com o botão direito do mouse na fórmula em questão e 'Marcar como visualizada'.

Feito isso, o usuário pode retornar à página "Fluxos de trabalho de aprovação" e adicionar uma ação no painel inferior usando o "+" verde no painel inferior.

Eles então escolheriam uma ação ('PENDENTE', 'APROVADO' ou 'REJEITADO') e, em seguida, escolheriam um motivo (preenchido a partir de 'Razões') e insira comentários adicionais se desejarem. Depois disso, eles podem clicar no botão 'Salvar' para salvar a resposta.

Isso então solicita uma confirmação:

Seguido por um prompt de senha:

E quando o usuário digitar sua senha, essa etapa de aprovação estará concluída e o fluxo de trabalho de aprovação passará para a próxima etapa.

As etapas acima seriam repetidas, exigindo que um membro de cada grupo de usuários associado a cada estágio efetuasse login no Centro de Controle, marcasse a fórmula como visualizada e, em seguida, adicionasse uma ação de aprovação nesta janela.

Quando todas as aprovações de estágio forem concluídas, a alteração da fórmula será marcada como aprovada.

Isso significa que a luz de "Status de aprovação" ao lado da fórmula agora ficará verde.

E estará disponível para agendamento de produção mais uma vez.