Controle de documento

Introdução

Novidade para o lançamento da v5.9, o módulo Document Control permite que os usuários carreguem e gerenciem uma ampla variedade de documentos associados à sua unidade de produção. Este módulo também fornece controle de versão e hierarquias de aprovação para garantir que todos os documentos permaneçam atualizados e em conformidade com as políticas da empresa.

1. Criação de Documentos
   1. Configuração do tipo de documento
   2. Adicionando Documentos
   3. Aprovando Documentos
   4. Versões do documento
2. Documentos do Fornecedor
3. Registro de Mudança de Documento

Os documentos podem ser adicionados ao sistema no 'Repositório de Documentos' página. Isso pode ser encontrado no menu QMS > Controle de documentos > Repositório no Centro de controle.

Uma vez aqui, os usuários têm 3 painéis para trabalhar e adicionar seus documentos:

Tipos de documentos: Os usuários podem criar tipos/categorias de documentos aqui.

Documentos: Com um 'Tipo de Documento' selecionado acima, os usuários podem carregar novos documentos aqui.

Versões do documento: Com um documento selecionado acima, os usuários podem visualizar versões anteriores e adicionar novas versões desse documento ao sistema.

Então, vamos começar adicionando um 'Tipo de Documento'. Esses tipos podem ser vistos como categorias para documentos a serem adicionados e, como tal, podem ser configurados de qualquer forma que o usuário considere adequada para refletir melhor sua estrutura interna de documentação.

Esses tipos podem ser adicionados usando o '+' verde no canto inferior direito do painel superior para adicionar um novo tipo:

Os campos 'Tipo de Documento' e 'Descrição' são de texto livre aqui, então vamos chamar esse novo tipo de 'Informações do Produto' como um lugar para carregar documentos de produtos do fornecedor. Podemos então escolher um 'Modelo de Fluxo de Trabalho Padrão' para quaisquer documentos que serão carregados neste tipo/categoria. Como estaremos lidando com um documento do fornecedor aqui, atribuiremos o fluxo de trabalho 'Qualificação do Fornecedor' aqui.

Esses fluxos de trabalho podem ser configurados na seção "Aprovações" do Centro de Controle e controlam qual usuário/grupo de usuários será responsável por assinar quaisquer novos uploads de documentos/alterações de versão, etc.

Depois que os usuários tiverem criado um Tipo de Documento, eles podem começar a adicionar documentos a ele. Isso pode ser feito usando o botão verde '+' no canto inferior direito do segundo painel, 'Documentos'.

Isso abrirá uma caixa de diálogo de upload mostrando o sistema de arquivos do PC do usuário atual, onde o usuário pode navegar até o documento que deseja enviar, selecioná-lo e clicar em "Abrir".

Depois que um documento for escolhido, outra caixa aparecerá para solicitar detalhes adicionais sobre o documento:

Aqui o usuário pode renomear o documento se desejar, selecionar um modelo de fluxo de trabalho de aprovação diferente do Tipo de Documento padrão se necessário, bem como inserir uma data de expiração para o documento (ou nova versão do documento) se aplicável. Um menu suspenso final para selecionar um fornecedor associado também está disponível se necessário para atribuir o documento a um fornecedor específico (preenchido da lista de fornecedores inserido no sistema). Então, neste exemplo, vamos configurar isso assim:

Assim que o usuário clicar em 'OK' aqui, o novo documento será adicionado ao sistema, criando uma entrada no painel 'Documentos'. Aqui, cada documento receberá um 'ID de documento' exclusivo e podemos ver nossas informações inseridas para o fornecedor e o Tipo de documento puxadas para este painel, bem como indicar quem carregou o documento e quando.

Também há entradas adicionais aqui para inserir uma 'Descrição' para o documento carregado, bem como 'Tags' separadas por vírgula, se desejado. As tags são criadas pelo usuário neste painel.

O status do documento também é mostrado aqui com o seguinte sistema de semáforo:

Verde – Aprovado

Amarelo – Aguardando aprovação

Vermelho – Aprovação Rejeitada

Então aqui podemos ver que este novo documento está pendente de aprovação, indicado pela luz amarela aqui.

A versão do documento também será criada no painel inferior, mas, como vimos acima, ela ainda não foi aprovada, então o campo "Aprovado em" permanece vazio.

Agora veremos como os documentos seriam aprovados no sistema.

Então, antes, aplicamos o 'Supplier Qualification workflow' a esse tipo de documento. Então, se olharmos para esse workflow, podemos ver que ele está atribuído ao grupo de usuários 'Supply Chain/Logistics'.

Que por sua vez tem os 2 usuários a seguir atribuídos a ele.

Então, se formos para 'Fluxos de trabalho de aprovação' (em QMS>Aprovações), podemos ver esse fluxo de trabalho pendente, atualmente sem nenhuma ação em relação a ele.

Então o que precisaria acontecer em seguida seria que qualquer um dos 2 usuários destacados acima fizesse login no Control Center e visualizasse o documento. Isso é feito no repositório no painel 'versions'. O usuário aprovador pode então clicar com o botão direito do mouse na versão apropriada (nesse caso, teremos apenas a versão 1).

Aqui, o usuário pode visualizar (abre no visualizador de PDF padrão do sistema) ou baixar o documento para revisão e, em seguida, clicar no botão "Marcar como visualizado por *usuário*" para marcá-lo como lido.

Eles retornariam então à página "Fluxos de trabalho de aprovação" (o link "Ir para o fluxo de trabalho de aprovação" acima pode ser usado para isso), onde agora podem adicionar uma ação contra a aprovação no painel inferior desta janela usando o "+" verde.

O usuário pode então atualizar a Ação para 'Aprovado' usando o menu suspenso nesta célula, adicionar comentários e selecionar um motivo (preenchido em 'Razões' como um tipo 'Aprovações') de outro menu suspenso.

Eles então clicariam no botão 'Salvar' à direita. Isso pediria ao usuário para confirmar que ele quer aprovar esta versão do documento.

Observe que se o usuário tentar aprovar o documento antes de marcá-lo como visualizado, ele não poderá prosseguir antes de executar esta etapa.

Eles serão então solicitados a digitar novamente a senha.

Depois disso o documento será aprovado.

Então, usando o exemplo com o qual trabalhamos até agora, podemos ver no painel inferior que a versão 1 deste documento foi criada e aprovada, juntamente com informações como quem o criou e quando, nome e tamanho do arquivo, data de expiração etc.

Quando esta versão do documento expirar, ou uma nova versão for necessária por qualquer motivo, uma nova versão poderá ser carregada simplesmente clicando no '+' verde neste painel.

Uma caixa de diálogo de upload será aberta para permitir a seleção de uma nova versão.

E uma vez escolhida, a nova versão aparecerá neste painel.

Observe as luzes amarelas agora presentes no documento e no tipo de documento.

Essa nova versão precisaria então ser aprovada usando o mesmo fluxo de trabalho discutido acima.

A 'Documentos do Fornecedor', também encontrada no menu 'Controle de documentos' no Centro de controle, é uma área somente leitura para visualizar todos os documentos associados a um fornecedor específico.

O painel superior aqui ('Fornecedores ') lista todos os fornecedores que estão atualmente ativos no sistema e o número de documentos armazenados para eles. Os documentos podem ser associados a fornecedores quando importados, conforme discutido acima.

Com um fornecedor selecionado, todos os documentos associados a esse fornecedor serão exibidos no painel inferior ('Documentos'). Nenhuma edição pode ser feita aqui, mas clicar com o botão direito em qualquer documento mostrará opções semelhantes às do painel de versões no repositório.

Eles funcionam da mesma forma que os anteriores:

• Visualizar documento – Abre o documento no visualizador padrão do sistema para esse tipo de documento.
• Baixar Documento – Abre uma caixa de diálogo para selecionar uma pasta para baixar o documento. Uma vez que um destino é selecionado, o documento será baixado para o PC local.
• Marcar como visualizado por 'Nome de usuário' – marca o documento como visualizado pelo usuário atual. Isso só tem efeito se esse usuário fizer parte de um fluxo de trabalho de aprovação ativo e atua como uma salvaguarda para garantir que o usuário relevante realmente leu o documento.

A janela final associada ao Controle de Documentos é a 'Alterar o Registro'. Esta é uma janela somente leitura que mostra logs de todas as alterações feitas em documentos no repositório.

Por exemplo, se alterássemos o 'Modelo de fluxo de trabalho padrão' do tipo de documento que criamos neste guia de 'Qualificação do fornecedor' para 'Aprovação da lista de verificação', a seguinte entrada seria criada.

Então, podemos ver aqui o 'Tipo' de alteração (basicamente em qual painel (tipo de documento, documentos, versão do documento) essa alteração ocorreu, qual era o 'Nome' (qual tipo de documento etc.) e, então, informações sobre qual usuário realizou essa alteração e quando, bem como os valores antigos e novos para a alteração.