
Guia do Módulo - Um Mergulho Mais Profundo!

Novidade na versão 5.9, o módulo Checklists permite que os usuários criem listas de verificação ou grupos de listas de verificação que podem ser acionadas em vários pontos da unidade de produção para garantir que os processos estejam em conformidade com os SoPs da empresa.
As respostas a essas verificações podem ser definidas em vários níveis de gravidade para gerar desvios que podem ser transferidos para o novo módulo CAPA (em breve!) para avaliação de risco e ações futuras.
Para começar a configurar uma lista de verificação no Control Center, primeiro precisamos ir para a página 'Modelos' da lista de verificação, que pode ser encontrada no menu QMS > Listas de verificação > Modelos.

Agora veremos a janela de configuração do modelo de lista de verificação, que é dividida em 3 seções:

Modelos de lista de verificação – É aqui que podemos criar o modelo de lista de verificação e atribuir seu nome, tipo, etc.
Cheques – É aqui que podemos adicionar as verificações ao modelo de lista de verificação que criamos no painel superior.
Respostas – Aqui podemos criar respostas para a verificação individual que selecionamos no painel do meio.
As definições de coluna para esta página do Centro de Controle podem ser encontradas aqui..
Então, vamos configurar uma lista de verificação aqui para limpeza das instalações. Começaríamos clicando no + verde associado ao painel superior, modelos de lista de verificação:

O código de referência será criado automaticamente aqui, mas pode ser renomeado para o que for desejado para corresponder a quaisquer convenções de nomenclatura dentro do SoP de um cliente. A lista de verificação pode ser nomeada por meio da próxima caixa de texto livre, após a qual temos algumas opções diferentes de como gostaríamos que a lista de verificação funcionasse dentro do sistema:

Depois de configurar o modelo para nossa lista de verificação neste painel superior:

Podemos então começar a adicionar 'Cheques' a ele.
Com nosso novo modelo de lista de verificação criado no painel superior e selecionado, podemos usar o + verde no meio, painel "Verificações", para adicionar uma verificação à nossa lista de verificação.


Temos então opções adicionais aqui para adicionar mais informações/funcionalidades a cada verificação individual.




Depois de configurar a verificação na seção "Verificações" que acabamos de ver, podemos então, com essa verificação selecionada no painel do meio, inserir as respostas desejadas para a verificação no painel inferior "Respostas".
É aqui que podemos definir níveis de gravidade para cada resposta, que o sistema usará para gerar desvios se essas respostas forem escolhidas. Então, vamos em frente e adicionar 4 respostas com níveis variados de gravidade. Usaríamos o '+' verde associado a este painel inferior para fazer isso.

Então aqui temos as seguintes opções disponíveis ao criar 'Respostas':
Esses níveis de gravidade podem ser atribuídos às respostas dependendo dos SoPs de cada empresa.
Para concluir a configuração desta lista de verificação, podemos adicionar mais 2 verificações do tipo "Padrão" para o restante das verificações de limpeza, juntamente com respostas semelhantes para cada uma.


Então, com essas 3 verificações 'Padrão' adicionadas à nossa lista de verificação, vamos dar uma olhada nos outros 2 tipos de verificações disponíveis: 'Intervalo' e 'Data'.
Variação
Perguntas do tipo intervalo podem ser usadas para capturar valores numéricos dentro de um intervalo especificado. Para fins da nossa lista de verificação, podemos usar esse recurso para capturar quantos produtos de limpeza estão presentes no estoque COSHH da sala de produção. Neste caso, queremos ver se há pelo menos 5 produtos de limpeza diferentes armazenados aqui, então podemos configurar a pergunta da seguinte forma:

Portanto, o que estamos dizendo com esta verificação é que deve haver pelo menos 5 produtos de limpeza presentes, até um máximo de 10, e qualquer quantidade menor que 5 requer ação adicional. Podemos ainda habilitar as "Instruções Fora da Faixa" por meio de uma caixa de seleção e adicionar instruções que serão exibidas ao operador se ele selecionar uma resposta fora da faixa em uma caixa de texto pop-up semelhante à especificação.

Adicionar instruções como essas dá ao operador a oportunidade de corrigir um problema, se encontrar um, antes de enviar uma resposta que possa justificar um desvio.
Veremos como isso funciona quando realizarmos a lista de verificação abaixo.
Data
O tipo de lista de verificação "Data" permite que o operador que a realiza insira uma data para a verificação que está realizando. Podemos configurar uma verificação para isso da seguinte forma:

Então estamos dizendo aqui que o operador deve inserir uma data dentro de 1 dia da data atual para passar na verificação, ou seja, para confirmar aqui que a última data no registro de limpeza do quarto não foi há mais de 1 dia.
Mais uma vez veremos como esses tipos de verificações são respondidas abaixo.
Com a configuração da nossa lista de verificação concluída, podemos ver como executá-la abaixo.
Quando se trata do agendamento básico e da execução da lista de verificação que acabamos de criar, como esta é uma lista de verificação do tipo "Ad Hoc", podemos fazer isso de algumas maneiras diferentes:

Vamos dar uma olhada em ambas as opções.
Para agendar uma lista de verificação no Centro de Controle, basta navegar até o 'Programação do dia' janela mostrada acima. Aqui, veremos nossa lista de verificação recém-criada na lista à direita.

Observe que qualquer Checklist 'Ad Hoc' aparecerá aqui depois de criada. Outros tipos de Checklists não podem ser agendados aqui. Aqui podemos simplesmente destacar nossa Facilities Cleanliness Checklist e clicar em 'Add To Schedule' para adicionar a checklist ao cronograma.
Depois de adicionar à programação, podemos ajustar a data de "Vencimento" da Lista de Verificação usando o calendário suspenso nessa coluna.

Esta lista de verificação será agora agendada para ser concluída em um Terminal associado ao local de produção designado. Mais informações sobre como a verificação será executada abaixo.
2. Se formos ao nosso Terminal (lembrando que o Terminal deve estar no Site/Local de Produção apropriado, como na configuração da Lista de Verificação), e formos para a seção 'Qualidade (QMS)'.


No entanto, se não tivermos agendado a lista de verificação anteriormente e quisermos executá-la aqui, basta clicar no botão verde + no canto inferior esquerdo da tela:


Então, vamos executar a lista de verificação por meio desse método e ver como ela fica no software Terminal.
Depois que a Lista de Verificação for iniciada, veremos as verificações e respostas que configuramos no Centro de Controle.

Para mover para cima e para baixo na lista de verificações, o operador pode tocar/clicar e arrastar uma área não ativa da tela ou usar os 2 botões de seta na parte inferior da tela para mover para cima/baixo na lista.
Podemos usar o botão "Especificação" aqui em cima para informar o operador sobre as informações adicionais que inserimos durante a configuração do próprio modelo de lista de verificação.

Além de informar o operador sobre as etapas de aprovação da lista de verificação em "Etapas de Aprovação". Se um fluxo de trabalho de aprovação não tiver sido selecionado aqui, essas informações não serão exibidas.

Retornando à execução das verificações, o operador começará a realizar as verificações prescritas. Se selecionarmos uma das verificações a serem realizadas (de forma que fique circundada por um contorno laranja), poderemos visualizar informações adicionais sobre cada verificação clicando no botão "i" na parte inferior da tela com a verificação selecionada.

Isso mostrará a especificação de verificação individual/imagem de especificação que adicionamos durante a configuração, que pode ser usada para orientar melhor o operador para essa verificação individual.

Observe que clicar/tocar na pequena imagem ao lado da pergunta a exibirá em tela cheia no Terminal, auxiliando ainda mais o operador.

Ao selecionar uma resposta, o Terminal indica o nível de gravidade dessa resposta quando ela é selecionada por meio de um sistema simples de semáforo verde/amarelo/laranja/vermelho para refletir aprovado/menor/maior/crítico.




O operador então percorreria as diversas verificações que fazem parte da lista de verificação e forneceria respostas com base em suas observações. Novamente, isso pode ser feito por meio dos controles de seta ou tocando/clicando e arrastando em uma área inativa da tela da lista de verificação.
Então vamos imaginar que as 2 primeiras verificações foram aprovadas, mas há um desvio importante nas 3rd pergunta:

Então, se lembrarmos da configuração que usamos para essa verificação, essa resposta requer comentários adicionais e uma imagem. O operador será solicitado a fornecer seus comentários adicionais assim que selecionar essa resposta (se eles selecionaram a resposta por engano, eles podem voltar atrás com a tecla 'ESC' no teclado virtual).

E como também precisamos de uma foto, eles serão informados disso.

Observe que isso não é necessário imediatamente, mas a verificação (e, portanto, a lista de verificação geral) não pode ser concluída sem executar esta ação.
O operador pode tirar uma foto usando uma câmera conectada ao dispositivo clicando no ícone da câmera no canto inferior direito com a marca de seleção relevante destacada acima.

Isso abrirá a interface de captura onde o operador pode usar o botão branco para tirar uma foto. O operador pode tirar quantas fotos quiser aqui antes de clicar na marca de verificação verde para confirmar.

Em seguida, o operador responderia à verificação do tipo "Intervalo" que configuramos acima.

O operador simplesmente tocaria no botão "Inserir valor" e inseriria suas descobertas.

Como vimos na configuração desta verificação acima, esta é uma resposta fora do intervalo, então quando o operador insere este valor, e como marcamos a caixa "Mostrar instruções fora do intervalo", será exibida a mensagem que definimos anteriormente.

Depois disso, a resposta da verificação é mostrada em vermelho.

O operador pode então deixar a resposta como está ou tomar medidas corretivas para resolver o problema. Nesse caso, o operador substituirá os materiais de limpeza relevantes e responderá à pergunta novamente.

Passando para a nossa última pergunta na lista de verificação, a verificação de data, o operador clicaria no botão "Inserir data" aqui.

Depois disso, eles inseririam uma data usando a interface aqui.

E se essa data estiver dentro do 'Deslocamento de data' definido, a resposta será marcada como aprovada.

Assim, com todas as verificações concluídas, o operador pode usar a marca de verificação verde no canto inferior direito da janela do Terminal para enviar os resultados da lista de verificação.

Após a conclusão da Lista de Verificação, ela será definida como "Revisão Pendente" na seção "Agendamento" do Centro de Controle. Observe que, se a lista de verificação não tiver um fluxo de trabalho de aprovação definido, ela será concluída apenas nesta etapa.
Como acabamos de ver acima, depois que as verificações forem realizadas pelo operador do Terminal, e se a lista de verificação tiver um fluxo de trabalho de aprovação atribuído a ela, uma etapa adicional será necessária de um usuário que faz parte do modelo de fluxo de trabalho de aprovação atribuído à lista de verificação.
Então, para concluir a verificação que executamos acima, podemos efetuar login novamente no Terminal como um desses usuários.
Os cheques aguardando aprovação podem ser visualizados na seção "Cheques" usando o filtro "Aprovação pendente".

O usuário revisor pode então selecionar a lista de verificação relevante e clicar no check verde. Isso o levará para a tela de revisão.

O usuário revisor pode então usar o botão 'Revisar' para revisar as respostas do operador, selecionar um motivo (definido em 'Razões' sob o tipo 'Aprovações') e adicionar comentários adicionais. Eles então inseririam suas credenciais do sistema e assinariam a lista de verificação usando o botão no canto inferior direito.
A lista de verificação será então marcada como concluída.

Quando as listas de verificação estiverem concluídas, quaisquer desvios relatados receberão um número exclusivo e poderão ser visualizados no Centro de Controle.

Os desvios serão adicionados automaticamente à página "Desvios" no Centro de Controle, que pode ser encontrada no menu "Problemas de Qualidade".

Esta funcionalidade está sendo desenvolvida e mais funcionalidades serão lançadas em breve.
Vimos acima como podemos criar e executar checklists individuais em nosso Terminal. No entanto, também podemos agrupar checklists e criar gatilhos de eventos para eles, assim como podemos com as verificações de linha 'Q&A' existentes. Vamos ver como podemos fazer isso com nossas checklists.
Então, se pegarmos a lista de verificação que criamos acima para nossa 'Limpeza das Instalações', podemos querer executar essa verificação no início de cada lote de uma fórmula específica dentro de nossa área de produção de dispensação. Mas também podemos querer executar outra lista de verificação ao mesmo tempo, neste caso uma que verifique a conformidade do EPI para operadores de dispensação. Então, podemos criar uma nova lista de verificação para esse propósito.

Então, com essas 2 listas de verificação criadas, podemos prosseguir para a área 'Grupos de modelos' da seção 'Listas de verificação' do Centro de controle para criar nossos grupos e gatilhos de eventos.

Aqui podemos usar as 3 janelas disponíveis para facilitar nossa nova configuração para essas 2 listas de verificação:


Assim, nossa configuração seria mais ou menos assim:


Assim que iniciarmos o trabalho destacado, as duas listas de verificação atribuídas serão executadas antes que o lote possa prosseguir.


Vimos acima o uso básico do acionamento por eventos, utilizando o evento 'Início do Lote'. Mas e se precisarmos acionar listas de verificação ao longo de todo o processo de produção, e não apenas no início ou no fim de um lote ou tarefa? É aqui que podemos usar acionadores de eventos avançados para garantir a conformidade do início ao fim, e em todas as etapas intermediárias.
Os gatilhos de eventos relevantes aqui são:
Além desses eventos adicionais, outras funcionalidades avançadas podem ser utilizadas aqui, incluindo:
Os últimos 3 itens aqui podem ser usados de forma semelhante ao evento 'Agendamento Automático', ou seja, podem ser usados para acionar listas de verificação em outras partes da instalação de produção. Por exemplo, um grupo de inicialização de produção pode acionar subsequentemente um grupo de inicialização de controle de qualidade, sendo que ambos precisam ser concluídos antes que a produção possa começar.
Por fim, podemos definir a sequência de acionamento dos grupos. Para usar essa funcionalidade, precisamos de dois grupos de modelos atribuídos à mesma mercadoria, evento e local (pode funcionar com a opção "Todos" selecionada).
Por exemplo, se tivermos este grupo:

E este grupo:

Por padrão, o sistema acionará esses grupos na ordem em que foram adicionados, mas podemos querer alterar isso. Podemos fazer isso clicando no campo "Definir Sequência" no painel inferior de qualquer um desses grupos.
Isso exibirá a ordem atual em que esses grupos serão acionados, então podemos ver aqui:

A verificação de limpeza da linha vem antes das listas de verificação de limpeza/EPI. No entanto, se quisermos inverter a ordem, podemos selecionar qualquer uma delas e usar as setas para cima/para baixo para definir a nova ordem.

Essa será então a nova ordem em que esses 2 grupos serão acionados no 'Início do Lote' para nossa fórmula de Ibuprofeno.