Bestellanforderungen

Einführung

Die Funktion „Bestellanforderungen“ in V5 Traceability (verfügbar für Kunden mit einer Lizenz für das QMS-Modul) ermöglicht es bestimmten Bedienern – die möglicherweise keinen direkten Zugriff auf die Bestellübersicht haben – Bestellanforderungen einzureichen, die von einem autorisierten Bediener oder einer Bedienergruppe genehmigt werden müssen. Nach der Genehmigung können diese Anforderungen in aktive Bestellungen umgewandelt werden.

1. Einrichtung
   1. Betreiber
   2. Betreibergruppen
   3. Genehmigungs-Workflows
2. Bestellanforderungen
   1. Einreichen einer Bestellanforderung
   2. Genehmigung einer Anforderung
   3. Umwandlung einer Bestellanforderung in eine Bestellung

In diesem Beispiel werden zwei Operatoren verwendet:

• SG-Benutzer – der Einkaufsleiter (Genehmiger)
• Nick Brown – der Bediener, der die Kaufanfrage einreicht

Überprüfen Sie zunächst die Bedienerberechtigungen. Wenn wir die Berechtigungen von Nick Brown öffnen, sehen wir, dass dieser Benutzer weder auf die Verkaufsauftrags- noch auf die Bestellbildschirme zugreifen kann.

Wenn Nick Brown versucht, auf die Seite „Bestellungen“ zuzugreifen, blockiert das System den Zugriff und zeigt eine entsprechende Meldung an.

Hier kommt die Funktion „Bestellanforderungen“ ins Spiel, die es dem Bediener ermöglicht, eine Bestellanforderung über einen kontrollierten Genehmigungsworkflow einzuleiten.

Bevor ein Genehmigungsworkflow erstellt werden kann, muss eine Bedienergruppe eingerichtet werden, um diese dem Genehmigungsprozess hinzuzufügen.

Erstellen Sie mithilfe des grünen Pluszeichens in beiden Bereichen eine Gruppe mit dem Namen „PUR1 – Bestellanforderungen“ und weisen Sie SG-User als einziges Mitglied dieser Gruppe zu. Diese Gruppe ist für die Prüfung und Genehmigung aller über das System eingereichten Bestellanforderungen zuständig.

Nach der Definition der Bedienergruppe muss ein Genehmigungsworkflow erstellt werden, um die Genehmigung von Bestellanforderungen zu verwalten.

Genehmigungsworkflows werden im Fenster „Workflowvorlagen“ konfiguriert, das sich unter folgendem Pfad befindet:

QMS → Genehmigungen

Hier angekommen, können wir:

1. 1. 1. 1. Klicken Sie auf das grüne '+'-Symbol im oberen Bereich, um eine neue Workflow-Vorlage zu erstellen.
         2. Weisen Sie ihr den Namen/die Beschreibung „Bestellanforderungen – PUREQ“ zu.
         3. Fügen Sie dem Workflow eine einzelne Freigabephase hinzu.
         4. Weisen Sie dieser Phase die neu erstellte Bedienergruppe „PUR1“ zu.

    

    

   Die Vorlage für den Genehmigungsworkflow ist nun bereit für den Einsatz im Bestellanforderungsprozess.

Nach Abschluss der Einrichtung kann sich der anfragende Bediener (Nick Brown) im Kontrollzentrum anmelden und zu folgender Adresse navigieren:

WMS → Bestellung → Bestellanforderungen

Diese Seite funktioniert ähnlich wie die Bestellübersicht. So erstellen Sie eine neue Bestellanforderung:

1. Klicken Sie auf das grüne '+'-Symbol in der oberen Leiste.
2. Geben Sie das gewünschte Lieferdatum, den Lieferort und den Lieferanten (aus der Lieferantentabelle) an. Eine Begründung für die Bestellanforderung kann hier ebenfalls hinzugefügt werden.
3. Wählen Sie die passende Genehmigungsvorlage aus – in diesem Fall Bestellanforderungen – PUREQ.

Nachdem Sie die Kopfdaten eingegeben haben, können Sie im unteren Bereich Bestellpositionen hinzufügen. Jede Position repräsentiert einen anzufordernden Artikel, einschließlich Menge und Maßeinheit. Beispielsweise kann der Bediener zwei Positionen hinzufügen für:

• 1000 Pfund Mehl
• 1000 Pfund Salz

Sobald alle Details eingegeben sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anforderung im oberen Bereich und wählen Sie „Genehmigungsanfrage erstellen“.

Der Status der Anforderung ändert sich auf Gelb, was bedeutet, dass sie eingereicht wurde und nun auf die Genehmigung wartet.

Sobald ein Antrag eingereicht wurde, muss der genehmigende Bediener (SG-Benutzer) ihn prüfen und freigeben.

Der Genehmigungsantrag kann über folgende Adresse aufgerufen werden:

QMS → Genehmigungen → Arbeitsabläufe.

Von hier aus findet der genehmigende Sachbearbeiter die ausstehende Genehmigung, klickt mit der rechten Maustaste auf den Workflow-Eintrag und wählt „Gehe zu“, um den zugehörigen Bestellanforderungsdatensatz direkt zu öffnen.

Dadurch öffnet sich die Seite „Bestellanforderungen“, auf der der Genehmiger alle Details der Anfrage einsehen kann.

Ist der Genehmiger zufrieden, sollte er Folgendes tun:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anforderung und wählen Sie „Als angesehen markieren“.
2. Kehren Sie zur Seite „Workflows“ zurück und fügen Sie dem entsprechenden Workflow eine Genehmigungsaktion hinzu. Dies kann entweder über die Menüs des Control Centers oder über die Option „Zum Genehmigungsworkflow“ im selben Menü erfolgen, in dem der Workflow als angesehen markiert wurde.

Im Bereich „Genehmigungsaktionen“ auf der Seite „Workflow-Genehmigungen“:

1. Erstellen Sie eine neue Aktionszeile mit dem grünen '+'.
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Genehmigt“ (oder „Abgelehnt“, falls der genehmigende Bediener die Anfrage nicht genehmigen wird) aus.
3. Wählen Sie einen Grund (aus der Gründe Seite)
4. Geben Sie einen Freitextkommentar ein (optional).
5. Klicken Sie auf Speichern, um zu bestätigen.

Bestätigen Sie die Genehmigung, wenn Sie dazu aufgefordert werden:

Und geben Sie das sekundäre Passwort ein (konfiguriert in den Betreibereinstellungen).

Nach der Bestätigung werden die Indikatoren für den einzelnen Genehmigungsschritt und den Gesamtstatus des Workflows grün (2) angezeigt, was bedeutet, dass die Genehmigung abgeschlossen ist. Sind mehrere Genehmigungsschritte vorhanden, müssen alle abgeschlossen sein (1), bevor die Anforderung endgültig genehmigt wird.

Nach der Genehmigung kann die Bestellanforderung in eine Bestellung umgewandelt werden. Dies kann entweder vom Anforderer oder vom Genehmiger durchgeführt werden. In diesem Beispiel übernimmt Nick Brown die Umwandlung.

1. Navigieren WMS → Bestellung → Bestellanforderungen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die genehmigte Bestellanforderung und wählen Sie „In Bestellung umwandeln“.

Es erscheint eine Bestätigungsmeldung mit der neu zugewiesenen Bestellnummer.

Diese Nummer wird auch in der Spalte „Konvertierte Bestellung“ auf der Seite „Bestellanforderungen“ erfasst.

Sobald sich der SG-Benutzer auf der Seite „Bestellungen“ anmeldet, erscheint die neue Bestellung im Zeitplan mit dem Status „Ausstehend“. Dies bedeutet, dass sie im WMS zur Annahme bereit ist. Die ursprüngliche Anforderungsnummer wird in der Spalte „Bestellreferenz“ angezeigt und gewährleistet so die Rückverfolgbarkeit zwischen Anforderung und resultierender Bestellung.