Ordens de compra

Introdução

O módulo Pedidos de Compra dentro do V5 Traceability permite que os clientes usem novos ou existentes fornecedores para criar e agendar ordens de compra no Control Center.

No nível do Centro de Controle, os Pedidos de Compra podem ser impressos, enviados por e-mail ao fornecedor, suspensos ou concluídos.

As Ordens de Compra Programadas podem ser recebidas ou devolvidas pelos operadores usando o V5 WMS, seja em parte ou como um todo. Os controles podem ser configurados para permitir 'recebimento insuficiente' ou 'recebimento excessivo' de materiais.

Este guia cobrirá todo o processo de Pedido de Compra, desde a criação de fornecedores e pedidos até como recebemos o estoque e colocamos em estoque.

1. Configuração do fornecedor
2. Criação de Pedido de Compra
3. Recebendo pedidos de compra
   1. Aumentando lotes existentes
4. Recebimento de mercadorias paletizadas
5. Controle de qualidade e pedidos de compra
6. Devolução de pedidos
7. Gerenciando pedidos de compra

Antes de entrarmos nos próprios Pedidos de Compra, podemos abordar rapidamente os fornecedores e como criá-los no Centro de Controle. Sob o cabeçalho 'Ordering' podemos clicar em 'Fornecedores' para abrir a janela principal do fornecedor. A partir daqui, podemos usar o painel superior esquerdo para adicionar (1) um novo fornecedor. Aqui podemos atribuir um código de fornecedor ao fornecedor, bem como seu nome. O código do fornecedor deve ser único. Também podemos atribuir condições padrão de pagamento e envio (preenchidas de 'Informações Ordem'), a moeda padrão em que o fornecedor é pago e se os pedidos desse fornecedor exigirão uma assinatura na chegada.

Também podemos usar o painel superior direito para adicionar (2) quaisquer endereços relevantes e informações de contato para faturar o fornecedor criado. Os detalhes do Recall de Emergência também podem ser inseridos aqui.

Poderíamos terminar de configurar nosso fornecedor neste momento e poderíamos configurar pedidos de compra para qualquer mercadoria deles. No entanto, podemos adicionar mais detalhes aos nossos fornecedores que podem ajudar a agilizar o processo de pedido e recebimento.

Podemos primeiro usar o painel inferior esquerdo para adicionar (1) mercadorias para atribuir a este fornecedor. Nesse caso, vamos atribuir Salt a 'The Ingredient Company' que criamos nos painéis superiores. Podemos usar o menu suspenso 'código da mercadoria' ou 'descrição' para selecionar uma mercadoria.

'Custo' será preenchido a partir do valor definido em 'Commodities', mas isso pode ser alterado aqui se o fornecedor específico tiver um preço diferente definido para este item. As unidades não podem ser alteradas aqui. Também podemos inserir informações como o número de peça do fornecedor do item e o UPC.

Finalmente, podemos dar um passo adiante e adicionar (2) um contêiner ao painel inferior direito no qual esta mercadoria deste fornecedor será automaticamente registrada, se isso for conhecido com antecedência. A função de tara automática pode ser particularmente útil quando estamos recebendo o mesmo item repetidamente e sabemos que ele vem em um recipiente pesando (neste caso) 5 libras.

Para que um contêiner seja elegível para seleção aqui, ele deve ser configurado como um tipo 'Contêiner' no 'Containers' seção do Centro de Controle. Os valores de tara também devem ser definidos aqui.

Se você não tiver certeza do uso ou definição de cada coluna, um guia completo pode ser encontrado aqui.

As ordens de compra podem ser criadas no 'Ordens de compra' do Centro de Controle, sob o cabeçalho 'Pedidos'. Começamos criando o próprio pedido no painel superior (1) após o qual uma nova linha de pedido será gerada e terá seu número de pedido preenchido automaticamente de forma sequencial a partir do último pedido que foi criado. Este formato pode ser alterado para atender às necessidades do cliente.

A partir daqui, podemos selecionar nosso fornecedor, usando os menus suspensos na coluna 'Código do fornecedor' ou 'Nome do fornecedor' (2). Também podemos selecionar uma data de entrega para o pedido e inserir qualquer número de referência que possa ter sido fornecido pelo fornecedor. Também podemos alterar a data de realização do pedido para pedidos futuros. Outras informações aqui são amplamente preenchidas a partir das informações que inserimos em relação ao fornecedor acima. Observe como neste momento o status do pedido de compra é 'Criado', o que significa que ainda não estará visível para recebimento no WMS.

Podemos então ir para o painel inferior esquerdo para adicionar (1) mercadorias ao pedido.

Podemos então selecionar quais commodities adicionar ao pedido usando o menu suspenso no painel 'Commodity Code' (2) ou 'Commodity Description'. Observe aqui como, uma vez que apenas atribuímos sal a este fornecedor, só podemos selecionar isso aqui. Depois que a mercadoria for selecionada, o restante da linha será preenchido. O custo aqui é extraído do custo da mercadoria quando ela foi atribuída ao fornecedor, como vimos acima. Podemos então inserir a quantidade que estamos pedindo (aqui vamos para 500lbs)

Também podemos inserir uma data de entrega prevista para a mercadoria individual. Isso pode ser útil se estivermos solicitando mais de 1 mercadoria e o fornecedor precisar enviar mercadorias em momentos diferentes.

Feito isso e satisfeito com todas as informações inseridas, podemos voltar ao painel superior, clicar com o botão direito do mouse na linha do pedido de compra e clicar em 'Agendar'.

O pedido de compra agora será agendado e agora estará visível no WMS app.

Você deve ter notado que há um 4^th painel no canto inferior direito desta janela. Isso entra em jogo assim que o pedido de compra for concluído, então voltaremos mais tarde e cobre exatamente o que isso faz.

Primeiro, precisamos fazer login no WMS e, depois de clicar no hexágono 'Pedidos', podemos selecionar 'Pedidos de compra' no menu principal 'Pedidos'.

Nesta próxima tela, veremos todos os pedidos de compra ativos no painel superior e as mercadorias associadas a esse pedido no painel inferior. Como configuramos apenas este pedido, isso é tudo o que veremos neste momento.

Observe que temos a capacidade, usando os ícones no canto inferior esquerdo, de pesquisar pedidos manualmente por meio do ícone da lupa ou de filtrar pedidos por data usando o ícone do calendário.

Se destacarmos nosso pedido de compra no painel superior e clicarmos na marca de seleção verde no canto inferior direito, isso iniciará o processo de recebimento e seremos questionados sobre qualquer Dúvidas or Grupo de perguntas e respostas perguntas que são atribuídas ao evento 'PO Start'. Após isso, seremos levados para a tela principal de recebimento de mercadorias.

Esta tela mostrará uma lista de todas as mercadorias esperadas neste pedido. Neste caso temos apenas 1 linha para o sal que pedimos. Se selecionarmos esta linha de sal, seremos levados para a próxima tela.

Nesse ponto, o sistema pode solicitar várias entradas diferentes, como localização, número do lote, número do lote do fornecedor e seleção do contêiner. Para uma lista mais completa do que pode acontecer aqui, clique em aqui.

Em seguida, seremos solicitados a fornecer a quantidade que estamos recebendo. Isso pode ser feito por meio de entrada de chave, escala ou entrada em massa. Qual deles é exibido por padrão pode ser definido na configuração do WMS. Mais informações sobre essas telas podem ser encontradas aqui (link para funções inv). O sistema também pode solicitar outras informações, como números de lote/fornecedor nesta fase, ou estes podem ser atribuídos automaticamente pelo V5 Traceability.

Uma vez inserido isso, e se a função estiver habilitada, uma etiqueta será impressa e você retornará à tela seguinte.

Aqui podemos ver que nossas 500 libras de sal foram recebidas com sucesso (1). Podemos então usar o ícone de assinatura no canto inferior esquerdo (2) para abrir uma tela para inserir o nome e a assinatura do entregador, se isso for necessário para esse fornecedor específico (o sistema não nos permitirá concluir (3) o pedido se isso é necessário, mas não foi fornecido.)

Continuaríamos a receber outras mercadorias desta forma até que todas as linhas fossem recebidas. Para concluir o pedido, podemos clicar na verificação verde no canto inferior direito.

Observe aqui como podemos receber parcialmente um pedido. Isso é útil se, conforme discutido acima, solicitamos vários itens em um pedido e alguns podem ter datas de envio e entrega diferentes. A conclusão parcial de um pedido o deixará visível no WMS para que possa ser concluído, enquanto a conclusão do pedido o removerá da lista do WMS. Vamos em frente e concluir este pedido. Se tivermos perguntas de perguntas e respostas ou de grupo de perguntas e respostas atribuídas ao evento 'PO Complete', elas serão feitas aqui.

Se agora retornarmos ao Centro de Controle e olharmos no painel inferior direito desta janela, veremos que ele foi preenchido com informações de lote para a mercadoria recebida.

Ao receber mercadorias não paletizadas, temos a opção de aumentar os lotes existentes durante o recebimento. Observe que para usar isso, tanto o número de lote manual quanto o número de lote do fornecedor devem estar habilitados para WMS. O Suporte SG pode ajudar a ativar essas opções.

Vamos dar uma rápida olhada em como isso funcionaria. Neste exemplo, já recebemos 1000 libras de fermento e inserimos o número de lote 'SG001' e o número de lote do fornecedor 'SUP001'. Podemos ver esse inventário.

Portanto, se recebermos outro pedido de mais 1000 libras, poderemos inserir os mesmos números de lote e de fornecedor que fizemos no primeiro pedido recebido:

Teríamos então as seguintes opções (observe que a entrada de vencimento não será solicitada novamente – se esta opção estiver habilitada – pois o sistema considerará a data de vencimento do primeiro lote recebido).

Clicar em 'Aumentar' aqui adicionará este lote ao lote já recebido. Assim que o pedido for concluído, veremos que não temos 2000 libras em estoque. Clicar em 'Ações' aqui abrirá a tela do gerenciador de lote WMS.

No exemplo acima, estamos recebendo o sal, que é um produto conteinerizado no sistema com o qual estamos trabalhando aqui. Mas e se estivermos recebendo mercadorias paletizadas?

As etapas são basicamente as mesmas que vemos acima, mas vamos analisar rapidamente as diferenças se configurarmos outro pedido de 500 sacos de farinha, que está marcado como paletizado em nosso banco de dados.

Podemos configurar isso e começar a receber da mesma maneira que vimos acima, mas neste caso, quando chegarmos a receber nossa farinha na tela de recebimento de mercadorias, as coisas se comportarão de maneira ligeiramente diferente.

Depois de atingir esta linha para receber nossos 500 sacos de farinha, o sistema abrirá o diálogo de paletes em vez da tela de entrada de peso que vimos acima. Aqui podemos escanear um palete existente para usá-lo ou podemos criar um novo palete. Vamos criar um novo palete (ou 'Novo LPN') neste caso.

Em seguida, será solicitado o número de paletes que estamos recebendo e quanto da mercadoria estará em cada palete. Aqui vamos imaginar que estamos recebendo 4 paletes com 125 sacos cada.

Depois de inserirmos essas informações, o sistema nos pedirá para confirmar o que inserimos, antes de nos levar de volta à tela de recebimento da mercadoria, e podemos ver que nossa farinha foi recebida com sucesso.

Pressionar novamente nos levará à tela de gerenciamento de paletes para o palete que acabamos de criar, onde podemos ver o número do palete e outras informações associadas.

Podemos então completar o pedido da mesma forma que vimos acima. No Centro de Controle, veremos as mesmas informações no painel inferior direito em 'Pedidos de compra' como vimos acima, só que desta vez o campo LPN será preenchido pelo número da placa dos paletes que acabamos de criar.

Como com muitos semelhantes na Rastreabilidade V5, os pedidos de compra podem ter QA perguntas que lhes foram atribuídas. Isto pode ser feito em Control Center e há 4 eventos específicos relacionados a pedidos de compra. Estes são:

• 'Início PO' – Acionado no início de um PO.
• 'PO iniciar e retomar' – Acionado no início de uma OC ou quando uma ordem suspensa (se recebida parcialmente, por exemplo – veja abaixo) é retomada.
• 'PO Parcial' – Acionado quando um pedido é recebido parcialmente, ou seja, as linhas do pedido não estão completas quando um operador conclui o pedido.
• 'PO concluído' – Acionado quando um pedido de compra é totalmente concluído e encerrado.

Podemos usar as três perguntas a seguir no controle de qualidade para ver como isso funcionaria.

A primeira pergunta aqui é definida para o evento 'PO Start' no QA painel superior direito, o segundo o evento 'PO Parcial' e o terceiro o evento 'PO Completo'.

Se voltarmos ao WMS e olharmos outro pedido de compra, podemos ir para a janela principal do pedido de compra para ver nosso novo pedido.

Assim que selecionarmos o pedido e clicarmos na marca verde, o evento 'PO' será acionado e nossa primeira pergunta será feita.

Aqui configuramos a pergunta para permitir uma resposta personalizada, dando ao operador WMS uma caixa de texto livre para inserir os dados de registro do veículo. Assim que esta pergunta for respondida, o operador pode começar a receber mercadorias nas linhas de pedido.

Feito isso, e se as linhas do pedido não forem totalmente concluídas, o operador poderá receber parcialmente o pedido. Observe que um permissão do operador ('permitir sob recebimento') e é necessária uma configuração WMS para permitir isso.

Ao receber parcialmente, aciona o evento 'PO Parcial', apresentando ao operador a questão relevante.

Isso suspenderá o pedido, permitindo que ele permaneça visível para o WMS para que seja concluído posteriormente. Se este pedido for reaberto, quaisquer perguntas associadas ao 'PO Iniciar e Retomar' serão feitas.

No entanto, se o pedido for totalmente recebido, a pergunta 'PO concluído' será acionada.

Observe aqui que podemos definir pedidos para encerrar o processo e notificar os gerentes/supervisores se esta pergunta foi respondida com um 'sim'.

Mais informações sobre como fazer isso e outros recursos do QA, consulte nosso guia do módulo sobre o tema aqui.

A partir daqui, se houver um problema com este pedido depois de recebido e se o usuário tiver privilégios, podemos devolver itens aqui clicando com o botão direito do mouse na linha de mercadoria relevante (1).

Seremos então solicitados a fornecer um motivo para esta devolução (2), antes de confirmar a quantidade a ser devolvida (3).

Outra linha será então adicionada em CC, mostrando esta dedução de estoque. Qualquer motivo fornecido aparecerá nos relatórios.

Os pedidos de compra podem ser gerenciados através da função 'Gerenciador de Compras' em 'Pedidos' no WMS.

Para saber mais sobre as opções disponíveis aqui, clique em aqui.