审批工作流程

引言

作为 V5.9 Traceability 5 版本中的新功能，审批工作流模块旨在与“文档控制”和“检查表”等其他模块结合使用，以便在 V5 环境中提供灵活的签字层次结构。

在本指南中，我们将了解如何创建审批工作流模板以及如何在整个系统中使用这些模板。

1. 工作流程设置
   1. 操作员和操作员组
   2. 创建工作流模板
2. 分配工作流模板
   1. 核对表
   2. 技术文档
   3. 公式
   4. 资产任务
3. 审批工作流程
   1. 批准工作流程窗口
   2. 示例 – 核对清单审批
   3. 示例 – 文档控制
   4. 示例 – 公式签名 – 终端
   5. 示例 – 公式签署 – 控制中心
   6. 示例 – 配方变更批准

在我们研究设置审批工作流程之前，首先讨论一下设置操作员组是很有用的，然后我们可以将其分配给我们想要创建的任何工作流程。

顾名思义，操作员组是可以在“设置 > 操作员 > 操作员组”菜单下的“操作员组”窗口中创建的操作员组。

我们可以看到这里已经填充了一些示例，但为了本指南的目的，让我们创建一个新组。这可以通过使用顶部“操作员组”面板右下角的绿色“+”来完成。必须为新组提供一个唯一代码，并将此新组称为“用户组签名”，但这可以是用户定义其组所需的任何内容。

创建此新组后，我们可以使用底部面板中的相同“+”将用户添加到此组。在本指南中，我们将添加 3 个用户。

请注意，“组主管”角色复选框在审批工作流中没有任何附加功能，但在系统的其他地方使用。

创建此示例组后，我们现在可以查看审批工作流程本身。

一旦建立了合适的用户组，我们就可以开始“工作流程模板'页面，可在“QMS”>“批准”菜单下找到。

到达那里后，可以使用顶部面板中的绿色“+”创建新的批准工作流程。在本例中，我们将其命名为“示例工作流程”。请注意，“模板名称”将是各种下拉菜单中显示的名称，我们稍后可以使用该名称将工作流程分配给各种任务。

如果需要，我们可以为工作流模板提供描述，并为“预计完成天数”设置一个值，该值设置了每次触发工作流的时间限制。

创建工作流标题后，我们可以使用底部面板中的绿色“+”将阶段添加到工作流中。因此，让我们添加一个阶段，然后将我们刚刚创建的操作员组分配给它。请注意，当我们添加更多阶段时，“阶段编号”将自动填充。

我们在这里要说的是，对于这个工作流程阶段，需要来自指定组的 1 位用户执行签字才能完成该阶段。

一旦分配了用户组，我们就可以添加阶段描述。这将是需要组签字时指定的名称。我们还可以在这里设置“时间限制（小时）”，这决定了用户需要多长时间才能解决此审批阶段。最后，如果超出此分配的时间限制，我们可以为该阶段设置一个用户“升级到”。可以向此用户发送电子邮件或短信通知，帮助主管和经理掌握任何未完成的流程签字。

如果需要，我们可以继续在此处添加更多阶段。添加更多阶段只是意味着工作流程将需要分配给任何后续添加阶段的操作员组成员的额外签字。

现在，让我们保持简单，并将该工作流程仅保留 1 个阶段。

整个系统中有许多不同的地方可以使用审批工作流程。我们可以在下面查看这些。

创建清单模板时可以分配审批工作流模板。

这对于“检查表”功能而言是可选的，但在此处分配批准模板将使系统在执行此检查表时需要进行审核和签字。此审核和签字可以在终端或控制中心内进行，我们将在下面的示例中进行介绍。

有关检查表设置的更多信息，请参阅我们关于该主题的模块指南 开始.

可以通过两种不同的方式将审批工作流模板分配给文档：

1. 转到‘文档类型’ – 在此处分配工作流程意味着在此类型/组内上传的任何文档都将自动使用此工作流程进行文档审批。
2. 至个人文件 – 如果需要与分配给该文档类型的默认模板不同，此功能允许将不同的审批工作流程分配给单个文档。

设置完成后，文档上传后，控制中心内即可进行文档审批。我们将在下面的示例中再次查看这一点。

请注意，与上面的“检查表”类似，审批工作流模板不需要分配给文档类型或单个文档。如果是这种情况，则上传的任何文档都不需要审批，并且在添加到系统时将自动以绿色状态获得批准。有关文档控制的更多信息，请参阅我们的模块指南 开始.

可以将批准工作流模板分配给公式以用于两个不同的目的：

1. 批量签核工作流程 – 在此处分配工作流模板将在批次/产品运行（取决于配方类型）完成时提示工作流的签收阶段。这扩展了标准的“单”和“双” 签核模式 新的“工作流”设置应与批准工作流模板结合使用。
2. 变更批准工作流程 – 扩展配方审批方法，使用审批工作流模板来对任何配方变化进行监督和可追溯性。

前者审批工作流程将在生产配方的终端进行，而配方变更审批将在控制中心进行。

创建资产任务模板时可以分配审批工作流模板。 创建资产任务模板时可以分配审批工作流模板。

与检查表一样，这是可选的，但在此处分配批准模板将使系统要求在执行资产任务模板时进行审核和签字。此审核和签字可以在终端或控制中心内进行。

上面我们已经看到了如何将我们的批准工作流模板分配给整个生产设施的各个流程。

每当触发审批工作流时，它将自动添加到“审批工作流程'窗口，位于“QMS > 批准”菜单下。

在这里，我们将能够看到所有已完成和未完成的审批工作流程。鉴于此处可能有大量信息，页面顶部提供了额外的筛选功能，可按类型、状态和日期对结果进行排序（查看“创建日期”字段）。此处的“类型”是指触发工作流程的过程，因此可以是“文档”、“公式”、“清单”等。

核对清单审批可以在生产终端上进行，也可以在控制中心内进行。您可以在我们的“核对清单”模块指南中找到终端审批的示例 开始。现在我们可以看看如何在控制中心批准清单。

那么让我们在终端上运行一份检查表。这将是此处的“设施清洁度 (GMP)”检查表，它使用“偏差管理”审批工作流程。

反过来，它使用“质量保证”用户组进行签字。

其又由以下用户组成。

在终端上以临时模式运行检查表后，上述组中的其中一位用户需要登录控制中心。现在让我们让 Sam Hawkins 执行此操作并前往“审批工作流”窗口，他们将能够在此看到新生成的审批工作流。请注意此处的黄色状态灯，表示此工作流有待审批。

然而，在系统允许用户批准此工作流程之前，他们必须确认已查看检查结果。 终端 这可以通过在签核屏幕上使用“审核”按钮来完成，但在控制中心，这需要在核对表“计划”中完成。这可以通过右键单击批准本身并单击“转到”按钮来完成。

或者可以在“QMS > 清单”菜单下找到此窗口。

在这里我们可以看到我们的清单状态为“待审核”。然后用户可以在此窗口的下方面板中查看与清单相关的检查和响应。

一旦他们对提供的结果感到满意，他们就可以右键单击顶部面板中的检查本身并“标记为已查看”。

完成后，用户可以返回“批准工作流”窗口，然后使用底部面板中的绿色“+”添加批准操作。

然后用户可以从“待定”、“已批准”或“已拒绝”中选择一个操作。

以及从下拉菜单中选择一个原因。这些原因可以在“原因' 页面，并且必须设置为“批准”类型才能在此处显示。还可以在相关框中输入其他注释。

完成后，可以单击“保存”框，然后系统会询问用户是否要批准检查。

确认此步骤后，将提示用户输入密码。

此后，支票将被确认为已批准。

我们将能够在“审批工作流程”窗口中看到绿色状态灯指示的新批准的支票。

文档审批可以采用与我们刚刚看到的清单示例类似的方式进行。有关此流程的完整示例，请参阅我们的“文档控制”模块指南 开始.

在此示例中，我们将研究配套和混合阿司匹林配方，并为批量签收设置以下审批工作流程。

此“预混合签收”工作流程分配给以下用户组。

其中又包含以下用户。

因此，如果我们继续在终端上运行一批阿司匹林，一旦我们到达该批次的末尾，我们将看到以下内容。

在此处选择“是”将显示签收屏幕，其中我们有一个执行者（我们使用通用的“操作员”帐户来执行批处理）以及分配的审批工作流所需的签收。请注意，“批次质量控制”是从我们在工作流设置中看到的“阶段描述”中提取的。

如果我们添加了额外的审批阶段，那么它们就会出现在我们在此处看到的阶段之下。

因此，操作员首先要签字确认他们的工作。如果他们在未检查配方的情况下尝试这样做，他们将不被允许。

并且必须使用屏幕底部的蓝色“i”按钮来查看刚刚完成的批次，显示类似下面的屏幕。

一旦他们审查了公式，他们就可以在上一屏幕上“接受”或“拒绝”签字。批准将提示输入用户名和密码，之后将要求操作员选择签字的原因（如上所述，在“原因”中填写）。

一旦他们完成了这一点，他们的签字就完成了。

然后，被分配到“预混合签收”工作流程相关阶段的相关用户组中的用户必须审核并接受签收。他们将被再次要求提供用户名和密码，之后批准工作流程的该阶段将完成。

此后该批次即可完成。

如果我们在这里再举一个例子，我们上面看到了阿司匹林批次的流程，但是当我们来创建阿司匹林片剂本身时，我们在这里使用不同的审批工作流程，即“产品发布签字”。

其审批阶段如下：

所以我们可以在这里看到我们有 3 个工作流阶段，当我们完成阿司匹林片剂的产品运行时，这些阶段会反映在终端上。

因此，执行操作员将在此处按照上述方式执行签字确认，之后分配到每个阶段的每个用户组中的某个人将输入他们的凭证以完成所有必需的批准阶段。

我们上面看到了如何在终端中批准批次，但我们也可以在控制中心内批准这些批次，从而可能节省经理和主管的时间，因为他们不需要在生产车间亲自出席每个批次的批准签字。

让我们看一个使用与上面相同的公式签字的示例，因此分别使用“预混合签字/质量控制”批准工作流程和操作员组。

因此，如果我们返回终端并生产另一批阿司匹林混合物，执行操作员将像以前一样签署他们的详细信息。

但是，终端操作员可以点击绿色复选标记并在此处完成终端批准，而不是在这里进行工作流程签字。

然后，批准用户将登录控制中心并前往 QMS 菜单的“工作流”部分，正如我们在清单和文件批准中看到的那样，批量批准将处于待批准状态，由黄灯表示。

然后，他们可以右键单击顶部面板中的“审批”行，并使用“转到”快捷方式打开“批次日志”。批次日志也可以在“MES > 日志”菜单下找到。

然后，他们可以在这里找到需要签收的配方相关批次。然后，他们可以检查批次日志，以验证该批次是否在规范内完成。如果他们对此感到满意，则可以在右上角面板中右键单击该批次本身，然后选择“标记为已查看”。

完成此操作后，他们就可以返回“批准”窗口，然后在底部面板中创建一个新的批准条目。

与我们上面看到的其他流程一样，批准用户将选择“操作”（即是否批准或拒绝该批次）。

以及选择批准行动的原因（从‘原因’中填充）。

如果需要，还可以在此处添加其他评论。一旦批准用户对其回复感到满意，就可以点击“保存”按钮。然后系统会要求他们确认。

在被要求输入密码之前。

此后批准即完成。

并且“批准”窗口中的批量批准现在将显示绿灯，表明所有阶段均已获得批准。

公式审批工作流程的最后一个应用场景是公式审批。启用公式审批后，我们可以在控制中心看到它是如何工作的。

如果我们采用上面为签字批准而查看的“阿司匹林 - Kitt/Blend 阶段”公式，那么我们可以看到，它为“变更批准工作流”分配了不同的工作流程，在本例中为“配方变更审查”。

我们可以看到，这个审批流程有6个审批阶段。

因此，让我们继续对这里的表述进行修改（请注意，相关的 用户权限 必须为登录用户启用）。因此让我们调整RM034的目标数量。

请注意，一旦进行了此更改，顶部面板上的“批准状态”灯将变为黄色，表示配方尚待批准。这也会阻止配方在获得批准之前安排生产。

从这里我们可以转到“审批工作流程”。这可以通过右键单击公式并选择“转到审批工作流程”来完成：

或者导航到“QMS”>“批准”下的窗口查看待批准，以及所需的 6 个批准阶段及其状态。

因此从这里开始，第一个“公式开发”组的用户需要登录控制中心并返回“公式”窗口，在那里他们可以右键单击相关公式并“标记为已查看”。

完成后，用户可以返回“审批工作流程”页面，并使用底部面板中的绿色“+”在底部面板中添加操作。

然后他们会选择一个操作（“待定”、“已批准”或“已拒绝”），然后选择一个原因（从“原因') 并根据需要输入其他评论。之后，他们可以单击“保存”按钮来保存回复。

然后会提示确认：

接下来是密码提示：

一旦用户输入密码，此批准阶段将完成，批准工作流程将进入下一阶段。

然后重复上述步骤，要求与每个阶段相关的每个用户组的成员登录控制中心，将公式标记为已查看，然后在此窗口中添加批准操作。

一旦完成所有阶段的签字，配方变更将被标记为已批准。

这意味着公式旁边的“批准状态”灯现在将变为绿色。

并且它将再次可用于生产调度。