승인 워크 플로
모듈 가이드 - 심층 분석!
개요
V5.9 추적성 5 릴리스의 새로운 기능인 승인 워크플로 모듈은 '문서 제어' 및 '체크리스트'와 같은 다른 모듈과 함께 작동하여 V5 환경 전체에서 유연한 승인 계층 구조를 제공하도록 설계되었습니다.
이 가이드에서는 승인 워크플로 템플릿을 만드는 방법과 이를 시스템 전체에서 어떻게 사용할 수 있는지 살펴보겠습니다.
차례
1. 워크플로 설정
1.1. 운영자 및 운영자 그룹
승인 워크플로를 설정하기 전에, 원하는 워크플로에 할당할 수 있는 운영자 그룹 설정에 대해 먼저 논의하는 것이 좋습니다.
운영자 그룹은 이름에서 알 수 있듯이 '운영자 그룹' 창에서 만들 수 있는 운영자 그룹입니다. 이 창은 '설정 > 운영자 > 운영자 그룹' 메뉴 아래에 있습니다.
여기서 이미 채워진 몇 가지 예를 볼 수 있지만, 이 가이드의 목적을 위해 새 그룹을 만들어 보겠습니다. 상단 '운영자 그룹' 패널의 오른쪽 하단에 있는 녹색 '+'를 사용하여 이를 수행할 수 있습니다. 새 그룹에 대한 고유 코드를 제공해야 하며, 이 새 그룹을 '사용자 그룹 사인오프'라고 부르지만, 이는 사용자가 그룹을 정의하는 데 필요한 것이면 됩니다.
이 새로운 그룹을 만들면 하단 패널에서 같은 '+'를 사용하여 이 그룹에 사용자를 추가할 수 있습니다. 이 가이드에서는 3명의 사용자를 추가합니다.
'그룹 감독자' 역할 체크박스는 승인 워크플로 내에서는 추가 기능이 없지만, 시스템의 다른 곳에서는 사용됩니다.
이 예제 그룹을 만들었으므로 이제 승인 워크플로 자체를 살펴볼 수 있습니다.
1.2. 워크플로 템플릿 만들기
적합한 사용자 그룹이 구성되면 다음으로 이동할 수 있습니다.워크플로 템플릿'QMS' > '승인' 메뉴에서 찾을 수 있는 '페이지'입니다.
상단 패널의 녹색 '+'를 사용하여 새 승인 워크플로를 만들 수 있습니다. 이 경우 '예제 워크플로'라는 이름을 지정합니다. '템플릿 이름'은 나중에 워크플로를 다양한 작업에 할당하는 데 사용할 수 있는 다양한 드롭다운 메뉴에 표시되는 이름입니다.
원하는 경우 워크플로 템플릿에 설명을 제공할 수 있으며, 워크플로가 트리거될 때마다 시간 제한을 설정하는 '예상 완료 일수' 값을 설정할 수도 있습니다.
워크플로 헤더를 만든 다음 하단 패널의 녹색 '+'를 사용하여 워크플로에 단계를 추가할 수 있습니다. 그러면 단계를 추가한 다음 방금 만든 운영자 그룹을 할당해 보겠습니다. '단계 번호'는 단계를 더 추가하면 자동으로 채워집니다.
여기서 말하고자 하는 것은 이 워크플로 단계의 경우 할당된 그룹에서 한 명의 사용자가 해당 단계가 완료되기 전에 승인을 수행해야 한다는 것입니다.
사용자 그룹이 할당되면 스테이지에 대한 설명을 추가할 수 있습니다. 이는 그룹의 승인이 필요할 때 지정되는 이름이 됩니다. 여기에서 '시간 제한(시간)'을 설정할 수도 있는데, 이는 이 승인 스테이지가 사용자가 처리하는 데 걸리는 시간을 결정합니다. 마지막으로 이 할당된 시간 제한을 초과하면 스테이지에 대한 사용자를 'Escalate To'로 설정할 수 있습니다. 이 사용자에게 이메일 또는 SMS 알림을 보내면 감독자와 관리자가 미해결 프로세스 승인에 대한 최신 정보를 얻는 데 도움이 됩니다.
원한다면 여기서 더 많은 단계를 계속 추가할 수 있습니다. 단계를 더 추가한다는 것은 워크플로가 이후에 추가된 단계에 할당된 운영자 그룹의 멤버로부터 추가 승인을 요구한다는 것을 의미합니다.
지금은 작업을 단순하게 유지하고 워크플로를 단 하나의 단계만 남겨두겠습니다.
2. 워크플로 템플릿 할당
시스템 전반에 걸쳐 승인 워크플로를 사용할 수 있는 다양한 장소가 있습니다. 아래에서 이를 살펴볼 수 있습니다.
2.1. 점검표
체크리스트 템플릿을 만들 때 승인 워크플로 템플릿을 할당할 수 있습니다.
이것은 '체크리스트' 기능에 대한 선택 사항이지만, 여기에 승인 템플릿을 할당하면 이 체크리스트가 실행될 때마다 시스템에서 검토 및 승인이 필요합니다. 이 검토 및 승인은 터미널이나 아래 예에서 살펴볼 제어 센터에서 이루어질 수 있습니다.
체크리스트 설정에 대한 자세한 내용은 해당 주제에 대한 모듈 가이드에서 확인할 수 있습니다. 여기에서 확인하세요.
2.2. 서류
승인 워크플로 템플릿은 2가지 방법으로 문서에 할당할 수 있습니다.
- '문서 유형'으로 – 여기에 워크플로를 할당하면 이 유형/그룹 내에 업로드된 모든 문서가 문서 승인을 위해 자동으로 이 워크플로를 사용하게 됩니다.
- 개별 문서로 – 이 기능을 사용하면 해당 문서 유형에 할당된 기본 템플릿과 다른 승인 워크플로가 필요한 경우 개별 문서에 다른 승인 워크플로를 할당할 수 있습니다.
일단 설정되면, 문서가 업로드된 후 Control Center 자체 내에서 문서 승인이 이루어집니다. 다시 한번 아래 예에서 살펴보겠습니다.
위의 '체크리스트'와 마찬가지로 승인 워크플로 템플릿은 문서 유형이나 개별 문서에 할당할 필요가 없습니다. 이 경우 업로드된 모든 문서는 승인이 필요하지 않으며 시스템에 추가되면 자동으로 녹색 상태로 승인됩니다. 문서 제어에 대한 자세한 내용은 모듈 가이드에서 확인할 수 있습니다. 여기에서 확인하세요.
2.3. 공식
승인 워크플로 템플릿은 2가지 다른 목적을 위해 수식에 할당될 수 있습니다.
- 일괄 승인 워크플로 – 여기에 워크플로 템플릿을 할당하면 배치/제품 실행(수식 유형에 따라 다름)이 완료될 때마다 워크플로의 사인오프 단계를 묻습니다. 이는 표준 '단일' 및 '이중'을 확장합니다. 사인오프 모드 새로운 '워크플로' 설정은 승인 워크플로 템플릿과 함께 사용해야 합니다.
- 변경 승인 워크플로 – 승인 워크플로 템플릿을 사용하여 수식 승인 방법론을 확장하여 모든 수식 변경 사항에 대한 감독 및 추적 기능을 제공합니다.
전자의 승인 워크플로는 수식을 생산하는 터미널에서 이루어지는 반면, 수식 변경 승인은 제어 센터에서 수행됩니다.
2.4. 자산 작업
승인 워크플로 템플릿은 자산 작업 템플릿을 만들 때 할당할 수 있습니다. 승인 워크플로 템플릿은 자산 작업 템플릿을 만들 때 할당할 수 있습니다.
체크리스트와 마찬가지로 이는 선택 사항이지만, 여기에 승인 템플릿을 할당하면 자산 작업 템플릿이 실행될 때마다 시스템에서 검토 및 승인이 필요합니다. 이 검토 및 승인은 터미널이나 제어 센터에서 이루어질 수 있습니다.
3. 승인 워크플로
3.1. 승인 워크플로 창
위에서 우리는 생산 시설 전반의 다양한 프로세스에 승인 워크플로 템플릿을 어떻게 할당할 수 있는지 살펴보았습니다.
승인 워크플로가 트리거될 때마다 자동으로 '에 추가됩니다.승인 워크 플로'QMS > 승인' 메뉴 아래에서 찾을 수 있는 '창'입니다.
여기서는 완료된 승인 워크플로와 미처리된 승인 워크플로를 모두 볼 수 있습니다. 여기에는 잠재적으로 많은 양의 정보가 있으므로 페이지 상단에서 추가 필터링을 사용하여 결과를 유형, 상태 및 날짜별로 정렬할 수 있습니다('생성된 날짜' 필드 참조). 여기서 '유형'은 워크플로가 트리거된 프로세스를 나타내므로 '문서', '수식', '체크리스트' 등이 될 수 있습니다.
3.2. 예 - 체크리스트 승인
체크리스트 승인은 프로덕션 터미널이나 Control Center 자체에서 이루어질 수 있습니다. 터미널에서 승인하는 예는 '체크리스트' 모듈 가이드에서 찾을 수 있습니다. 여기에서 확인하세요. 그러나 이제 제어 센터에서 체크리스트를 승인하는 방법을 살펴보겠습니다.
그럼 터미널에서 체크리스트를 실행해 봅시다. 여기 '시설 청결(GMP)' 체크리스트가 있는데, '편차 관리' 승인 워크플로를 사용합니다.
그러면 '품질 보증' 사용자 그룹을 승인에 사용합니다.
이는 다음 사용자로 구성됩니다.
터미널에서 임시 모드로 체크리스트를 실행한 후, 위 그룹에 있는 사용자 중 한 명이 제어 센터에 로그인해야 합니다. Sam Hawkins가 지금 이 작업을 수행하도록 하고 '승인 워크플로' 창으로 이동하면 새로 생성된 승인 워크플로를 볼 수 있습니다. 여기 노란색 상태 표시등은 이 워크플로에 대한 승인이 보류 중임을 나타냅니다.
그러나 시스템이 사용자가 이 워크플로를 승인하도록 허용하기 전에 사용자는 검사 결과를 확인했는지 확인해야 합니다. 단말기 이 작업은 사인오프 화면에서 '검토' 버튼을 사용하여 수행할 수 있지만, 제어 센터에서는 '일정' 체크리스트에서 수행해야 합니다. 승인 자체를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '이동' 버튼을 클릭하여 수행할 수 있습니다.
또는 이 창은 'QMS > 체크리스트' 메뉴에서 찾을 수 있습니다.
여기서 우리는 '검토 대기' 상태의 체크리스트를 볼 수 있습니다. 그런 다음 사용자는 이 창의 아래쪽 패널에서 체크리스트와 관련된 체크 및 응답을 검토할 수 있습니다.
제공된 결과에 만족하면 위쪽 패널에서 체크 표시를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '조회됨으로 표시'를 선택할 수 있습니다.
이 작업이 완료되면 사용자는 '승인 워크플로' 창으로 돌아간 다음, 아래쪽 패널에 있는 녹색 '+'를 사용하여 승인 작업을 추가할 수 있습니다.
사용자는 '보류', '승인' 또는 '거부' 중에서 작업을 선택할 수 있습니다.
드롭다운 메뉴에서 이유를 선택할 수도 있습니다. 이러한 이유는 '에서 만들 수 있습니다.이유' 제어 센터의 페이지에서 '승인' 유형으로 설정해야 여기에 표시됩니다. 관련 상자에 추가 주석을 입력할 수도 있습니다.
이 작업이 끝나면 '저장' 상자를 클릭하면 사용자에게 수표를 승인할지 묻는 메시지가 표시됩니다.
이 단계를 확인하면 사용자에게 비밀번호를 입력하라는 메시지가 표시됩니다.
그 후 수표가 승인된 것으로 확인됩니다.
그리고 '승인 워크플로' 창에서 녹색 상태 표시등으로 표시된 새로 승인된 수표를 볼 수 있습니다.
3.3. 예제 - 문서 제어
문서 승인은 방금 위에서 본 체크리스트의 예와 비슷한 방식으로 수행할 수 있습니다. 이 프로세스의 전체 예는 '문서 제어' 모듈 가이드를 참조하세요. 여기에서 확인하세요.
3.4. 예 – 수식 배치 승인 – 터미널
이 예에서는 배치 승인을 위해 다음과 같은 승인 워크플로우가 설정된 아스피린 제조법의 키팅 및 블렌딩을 살펴보겠습니다.
이 '사전 혼합 승인' 워크플로는 다음 사용자 그룹에 할당되었습니다.
여기에는 다음 사용자가 포함됩니다.
따라서 터미널에서 아스피린 한 묶음을 실행하면, 배치가 끝나면 다음과 같은 결과가 표시됩니다.
여기서 예를 선택하면 승인 화면이 표시되고, 여기에는 수행자(배치를 수행하기 위해 일반적인 '운영자' 계정을 사용함)와 할당된 승인 워크플로에 필요한 승인이 있습니다. '배치 품질 관리'는 워크플로 설정에서 위에서 본 '단계 설명'에서 가져온 것입니다.
추가 승인 단계를 추가했다면, 여기에 보이는 단계 아래에 나타났을 것입니다.
따라서 먼저 운영자는 자신의 작업에 서명해야 합니다. 공식을 검토하지 않고 이를 시도하면 허용되지 않습니다.
그리고 화면 하단의 파란색 'i' 버튼을 사용해서 방금 완료한 배치를 검토해야 하는데, 아래와 비슷한 화면이 표시됩니다.
수식을 검토한 후 이전 화면에서 사인오프를 '수락' 또는 '거부'할 수 있습니다. 승인하면 사용자의 사용자 이름과 비밀번호를 입력하라는 메시지가 표시되고, 그 후 운영자는 사인오프에 대한 이유(위에서 설명한 대로 '이유'에 채워짐)를 선택하라는 메시지가 표시됩니다.
그리고 이 작업을 마치면 승인이 완료됩니다.
'사전 혼합 사인오프' 워크플로의 관련 단계에 할당된 관련 사용자 그룹의 사용자는 사인오프를 검토하고 수락해야 합니다. 다시 사용자 이름과 비밀번호를 제공하라는 요청을 받게 되며, 그 후에 승인 워크플로의 해당 단계가 완료됩니다.
이에 따라 배치가 완료될 수 있습니다.
여기서 또 다른 예를 들어보겠습니다. 위에서 아스피린 배치에 대한 프로세스를 보았지만, 아스피린 정제 자체를 만들 때는 '제품 출시 승인'이라는 다른 승인 워크플로가 사용됩니다.
다음의 3가지 승인 단계가 있습니다.
여기서 우리는 아스피린 정제의 제품 실행을 완료하면 터미널에 반영되는 3개의 워크플로 단계가 있음을 볼 수 있습니다.
따라서 여기에서 수행자는 위에서 설명한 대로 서명을 수행한 후, 각 단계에 할당된 각 사용자 그룹의 누군가가 자격 증명을 입력하여 모든 필수 승인 단계를 완료합니다.
3.5. 예 – 수식 배치 승인 – 제어 센터
위에서 터미널에서 배치를 승인하는 방법을 살펴보았지만, 제어 센터 내에서도 이를 승인할 수 있습니다. 이를 통해 관리자와 감독자는 생산 현장에서 모든 배치 승인 서명에 참석할 필요가 없으므로 시간을 절약할 수 있습니다.
위에서 본 것과 동일한 수식 승인을 사용하여 이에 대한 예를 살펴보겠습니다. 즉, 각각 '사전 혼합 승인/품질 관리' 승인 워크플로와 운영자 그룹을 사용합니다.
따라서 우리가 터미널로 돌아가 아스피린 혼합물을 또 한 번 생산한다면, 작업을 수행한 작업자는 이전과 마찬가지로 자신의 세부 정보를 적어서 서명할 것입니다.
하지만 워크플로 승인이 여기서 이루어지는 대신, 터미널 운영자는 녹색 체크 표시를 하고 여기서 터미널 승인을 완료할 수 있습니다.
승인하는 사용자는 제어 센터에 로그인하여 QMS 메뉴의 '워크플로' 섹션으로 이동합니다. 여기서 체크리스트와 문서 승인에서 보았듯이 일괄 승인은 승인 대기 중으로 표시되며 노란색 표시등이 켜집니다.
그런 다음 상단 패널의 '승인' 줄을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '이동' 바로가기를 사용하여 '배치 로그'를 엽니다. 배치 로그는 'MES > 로그' 메뉴에서도 확인할 수 있습니다.
여기에서 승인해야 할 관련 수식 배치를 찾을 수 있습니다. 그런 다음 배치 로그를 확인하여 배치가 사양에 맞게 완료되었는지 확인할 수 있습니다. 결과에 만족하면 오른쪽 상단 패널에서 배치를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '확인됨으로 표시'를 선택할 수 있습니다.
이 작업이 끝나면 '승인' 창으로 돌아가서 하단 패널에서 새로운 승인 항목을 만들 수 있습니다.
위에서 살펴본 다른 프로세스와 마찬가지로 승인하는 사용자는 '작업'(즉, 배치를 승인할지 거부할지)을 선택합니다.
승인 작업에 대한 이유(사유)를 선택합니다(사유에서 입력).
원하시면 여기에 추가 의견을 입력할 수 있으며, 승인하는 사용자가 자신의 답변에 만족하면 '저장' 버튼을 클릭하면 됩니다. 그러면 확인 요청을 받게 됩니다.
비밀번호를 입력하라는 요청을 받기 전에.
그 후 승인이 완료됩니다.
이제 '승인' 창의 일괄 승인에 모든 단계가 승인되었음을 나타내는 녹색 표시등이 켜집니다.
3.5. 예 - 수식 변경 승인
수식 승인 워크플로가 사용되는 마지막 단계는 수식 승인입니다. 수식 승인 기능을 활성화하면 제어 센터에서 어떻게 작동하는지 확인할 수 있습니다.
위에서 승인에 대해 살펴본 '아스피린 - 키트/블렌드 단계' 공식을 사용하면 '변경 승인 워크플로'에 다른 워크플로가 할당되어 있음을 알 수 있습니다. 이 경우에는 '공식 변경 검토'입니다.
이 승인 워크플로는 6개의 승인 단계로 구성되어 있는 것을 볼 수 있습니다.
따라서 여기서 공식을 변경해 보겠습니다(관련 내용을 참고하십시오) 사용자 권한 (로그인한 사용자에 대해 활성화되어야 함). 따라서 RM034에 대한 목표 수량을 조정해 보겠습니다.
이 변경이 이루어지면 상단 패널의 '승인 상태' 표시등이 노란색으로 바뀌어 수식에 승인이 보류 중임을 나타냅니다. 또한 승인될 때까지 수식이 생산되도록 예약되지 않습니다.
여기에서 '승인 워크플로'로 이동할 수 있습니다. 이는 수식을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '승인 워크플로로 이동'을 선택하여 수행할 수 있습니다.
또는 'QMS' > '승인' 창으로 이동하여 보류 중인 승인과 함께 필요한 6가지 승인 단계 및 상태를 확인하세요.
따라서 여기에서 첫 번째 '수식 개발' 그룹의 사용자는 제어 센터에 로그인한 다음 '수식' 창으로 돌아와서 해당 수식을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '확인됨으로 표시'를 선택해야 합니다.
이 작업이 완료되면 사용자는 '승인 워크플로' 페이지로 돌아와 하단 패널에 녹색 '+'를 사용하여 작업을 추가할 수 있습니다.
그런 다음 작업(보류 중, 승인됨 또는 거부됨)을 선택한 다음 이유('에서 채워짐)를 선택합니다.이유')를 입력하고 원하면 추가 코멘트를 입력합니다. 그런 다음 '저장' 버튼을 클릭하여 응답을 저장할 수 있습니다.
그러면 확인 메시지가 나타납니다.
비밀번호 입력을 요구하는 메시지가 나타납니다.
사용자가 비밀번호를 입력하면 승인 단계가 완료되고 승인 워크플로는 다음 단계로 넘어갑니다.
그런 다음 위의 단계가 반복되어 각 단계에 연관된 각 사용자 그룹의 구성원이 제어 센터에 로그인하여 수식을 확인됨으로 표시한 다음 이 창에 승인 작업을 추가해야 합니다.
모든 단계의 승인이 완료되면 공식 변경이 승인됨으로 표시됩니다.
즉, 수식 옆에 있는 '승인 상태' 표시등이 이제 녹색으로 켜집니다.
그리고 다시 생산 일정이 잡힐 것입니다.
