I flussi di lavoro di approvazione

Introduzione

Una novità della versione 5.9 di V5 Traceability è il modulo Flussi di lavoro di approvazione, progettato per funzionare in combinazione con altri moduli quali "Controllo documenti" e "Checklist", al fine di fornire gerarchie di approvazione flessibili nell'ambiente V5.

In questa guida esamineremo come creare modelli di flusso di lavoro di approvazione e come questi possono essere utilizzati in tutto il sistema.

1. Configurazione del flusso di lavoro
   1. Operatori e gruppi di operatori
   2. Creazione di un modello di flusso di lavoro
2. Assegnazione di modelli di flusso di lavoro
   1. Liste di controllo
   2. Documenti
   3. Formule
   4. Attività patrimoniali
3. I flussi di lavoro di approvazione
   1. Finestra del flusso di lavoro di approvazione
   2. Esempio – Approvazione della checklist
   3. Esempio – Controllo dei documenti
   4. Esempio – Formula Signoff – Terminale
   5. Esempio – Formula Signoff – Centro di controllo
   6. Esempio – Approvazione della modifica della formula

Prima di esaminare l'impostazione dei flussi di lavoro di approvazione, è utile discutere dell'impostazione dei gruppi di operatori che possiamo poi assegnare a tutti i flussi di lavoro che desideriamo creare.

I gruppi di operatori sono, come suggerisce il nome, gruppi di operatori che possono essere creati nella finestra "Gruppi di operatori", che si trova nel menu "Impostazioni > Operatori > Gruppi di operatori".

Possiamo vedere alcuni esempi già popolati qui, ma ai fini di questa guida creiamo un nuovo gruppo. Questo può essere fatto usando il '+' verde nell'angolo in basso a destra del pannello 'Operator Groups' in alto. Un codice univoco deve essere fornito per un nuovo gruppo, e chiamerà questo nuovo gruppo 'User Group Signoff' ma può essere qualsiasi cosa l'utente richieda per definire i propri gruppi.

Con questo nuovo gruppo creato possiamo quindi usare lo stesso '+' nel pannello inferiore per aggiungere utenti a questo gruppo. Per questa guida aggiungeremo 3 utenti.

Si noti che la casella di controllo del ruolo "Supervisore di gruppo" non ha alcuna funzionalità aggiuntiva nei flussi di lavoro di approvazione, ma viene utilizzata altrove nel sistema.

Una volta creato questo gruppo di esempio, possiamo ora esaminare i flussi di lavoro di approvazione stessi.

Una volta che è stato creato un gruppo di utenti adatto, possiamo passare alla sezione 'Modelli di flusso di lavoro', che si trova nel menu 'QMS' > 'Approvazioni'.

Una volta lì, il '+' verde nel pannello superiore può essere utilizzato per creare un nuovo flusso di lavoro di approvazione. In questo caso lo chiameremo 'Example Workflow'. Nota che il 'Template Name' sarà il nome mostrato nei vari menu a discesa che potremo utilizzare in seguito per assegnare il flusso di lavoro a varie attività.

Se lo desideriamo, possiamo fornire una descrizione al modello di flusso di lavoro e impostare un valore per "Giorni di completamento previsti", che stabilisce il limite di tempo per il flusso di lavoro ogni volta che viene attivato.

Con l'intestazione del flusso di lavoro creata possiamo quindi usare il '+' verde nel pannello inferiore per aggiungere fasi al flusso di lavoro. Quindi aggiungiamo una fase e poi assegniamole il gruppo di operatori che abbiamo appena creato. Nota che il 'Numero fase' verrà popolato automaticamente man mano che aggiungiamo altre fasi.

Ciò che stiamo dicendo è che, per questa fase del flusso di lavoro, sarà necessario che un utente del gruppo assegnato esegua l'approvazione prima che tale fase sia completata.

Una volta assegnato un gruppo di utenti, possiamo aggiungere una descrizione per la fase. Questo sarà il nome specificato quando è richiesta l'approvazione del gruppo. Possiamo anche impostare un 'Limite di tempo (ore)' qui, che determina quanto tempo questa fase di approvazione deve impiegare l'utente per affrontare. Infine, possiamo impostare un utente per la fase su 'Escalate To' se questo limite di tempo assegnato viene superato. È possibile inviare notifiche tramite e-mail o SMS a questo utente, aiutando supervisori e manager a tenere sotto controllo eventuali approvazioni di processo in sospeso.

Possiamo continuare ad aggiungere altre fasi qui se lo desideriamo. Aggiungere altre fasi significa semplicemente che il flusso di lavoro richiederà ulteriori approvazioni da un membro dei gruppi di operatori assegnati a qualsiasi fase aggiunta successivamente.

Per ora, semplifichiamo le cose e limitiamo questo flusso di lavoro a una sola fase.

Ci sono molti posti diversi nel sistema in cui possono essere utilizzati i flussi di lavoro di approvazione. Possiamo esaminarli di seguito.

Durante la creazione di modelli di checklist è possibile assegnare modelli di flusso di lavoro di approvazione.

Questo è facoltativo per la funzionalità "Checklist", ma assegnare un modello di approvazione qui farà sì che il sistema richieda una revisione e un'approvazione ogni volta che questa checklist viene eseguita. Questa revisione e approvazione possono avvenire sul Terminale o all'interno del Control Center, che esamineremo negli esempi di seguito.

Ulteriori informazioni sulla configurazione della checklist sono disponibili nella nostra guida al modulo sull'argomento Qui..

I modelli di flusso di lavoro di approvazione possono essere assegnati ai documenti in 2 modi diversi:

1. Al 'Tipo di documento' – Assegnando un flusso di lavoro qui, qualsiasi documento caricato in questo tipo/gruppo utilizzerà automaticamente questo flusso di lavoro per l'approvazione del documento.
2. Al documento individuale – Questa funzionalità consente di assegnare un flusso di lavoro di approvazione diverso a un singolo documento se è necessario che sia diverso dal modello predefinito assegnato a quel tipo di documento.

Una volta impostato, l'approvazione del documento avviene all'interno del Control Center stesso dopo che il documento è stato caricato. Di nuovo, lo vedremo in un esempio qui sotto.

Si noti che, analogamente alle "Checklist" di cui sopra, i modelli di workflow di approvazione non devono essere assegnati a tipi di documento o singoli documenti. In tal caso, tutti i documenti caricati non richiederanno approvazione e saranno automaticamente approvati con uno stato verde quando aggiunti al sistema. Ulteriori informazioni sul controllo dei documenti sono disponibili nella nostra guida al modulo Qui..

I modelli di flusso di lavoro di approvazione possono essere assegnati a formule per 2 scopi diversi:

1. Flusso di lavoro di approvazione in batch – L'assegnazione di un modello di flusso di lavoro qui richiederà le fasi di approvazione del flusso di lavoro ogni volta che un batch/prodotto eseguito (a seconda del tipo di formula) viene completato. Questo espande gli standard 'Singolo' e 'Doppio' modalità di signoff con la nuova impostazione "Flusso di lavoro" che dovrebbe essere utilizzata insieme ai modelli di flusso di lavoro di approvazione.
2. Flusso di lavoro di approvazione delle modifiche – Amplia la metodologia di approvazione delle formule per utilizzare modelli di flusso di lavoro di approvazione per fornire supervisione e tracciabilità per qualsiasi modifica alle formule.

Il primo di questi flussi di lavoro di approvazione avverrebbe nel Terminale che produce la formula, mentre le approvazioni delle modifiche alla formula verrebbero eseguite nel Centro di controllo.

I modelli di flusso di lavoro di approvazione possono essere assegnati quando si creano modelli di attività di asset. I modelli di flusso di lavoro di approvazione possono essere assegnati quando si creano modelli di attività di asset.

Come per le checklist, questo è facoltativo, ma assegnare un modello di approvazione qui farà sì che il sistema richieda una revisione e un'approvazione ogni volta che il modello di attività dell'asset viene eseguito. Questa revisione e approvazione possono avvenire sul Terminale o all'interno del Control Center.

Abbiamo visto sopra come possiamo assegnare i nostri modelli di flusso di lavoro di approvazione ai vari processi all'interno dello stabilimento di produzione.

Ogni volta che viene attivato un flusso di lavoro di approvazione, questo verrà automaticamente aggiunto a 'I flussi di lavoro di approvazione' finestra, che si trova nel menu 'QMS > Approvazioni'.

Qui potremo vedere tutti i flussi di lavoro di approvazione completati e in sospeso. Data la potenziale grande quantità di informazioni qui, è disponibile un filtro aggiuntivo nella parte superiore della pagina per ordinare i risultati per tipo, stato e data (guardando il campo "Data di creazione"). Il "tipo" qui si riferisce al processo durante il quale è stato attivato il flusso di lavoro, quindi potrebbe essere "DOCUMENTO", "FORMULA", "CHECKLIST" ecc.

L'approvazione della checklist può avvenire su un terminale di produzione o all'interno dello stesso Control Center. Un esempio di approvazione sul terminale può essere trovato nella nostra guida al modulo 'Checklist' Qui.. Possiamo ora dare un'occhiata a come approveremmo una checklist nel Centro di controllo.

Quindi eseguiamo una checklist sul nostro Terminale. Questa sarebbe la checklist 'Facilities Cleanliness (GMP)' qui, che utilizza il flusso di lavoro di approvazione 'Deviation Management'.

Che a sua volta utilizza il gruppo di utenti "Quality Assurance" per l'approvazione.

Che a sua volta è composto dai seguenti utenti.

Dopo aver eseguito la checklist in modalità ad hoc sul Terminale, uno degli utenti presenti nel gruppo di cui sopra dovrà effettuare l'accesso al Control Center. Facciamolo fare a Sam Hawkins e andiamo alla finestra "Approval Workflows", dove potrà vedere il flusso di lavoro di approvazione appena generato. Nota le luci di stato gialle qui per indicare che c'è un'approvazione in sospeso per questo flusso di lavoro.

Prima che il sistema consenta all'utente di approvare questo flusso di lavoro, tuttavia, è necessario confermare di aver visualizzato i risultati del controllo. Su terminal questo può essere fatto usando il pulsante 'Review' nella schermata di signoff, ma in Control Center questo deve essere fatto nella checklist 'Schedule'. Questo può essere fatto cliccando con il tasto destro sull'approvazione stessa e cliccando sul pulsante 'GoTo'.

Oppure questa finestra può essere trovata nel menu 'QMS > Liste di controllo'.

Qui possiamo vedere la nostra checklist con lo stato di "In attesa di revisione". L'utente può quindi rivedere i controlli e le risposte associate alla checklist nel pannello inferiore di questa finestra.

Una volta soddisfatti dei risultati ottenuti, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul controllo stesso nel pannello superiore e selezionare "Segna come visualizzato".

Una volta fatto questo, l'utente può tornare alla finestra "Flussi di lavoro di approvazione" e quindi utilizzare il pulsante "+" verde nel pannello inferiore per aggiungere un'azione di approvazione.

L'utente può quindi selezionare un'azione tra "IN ATTESA", "APPROVATA" o "RIFIUTATA".

Oltre a selezionare un motivo dal menu a discesa. Questi motivi possono essere creati in 'Motivi' nel Control Center, e devono essere impostati come tipi 'Approvazione' per essere mostrati qui. È possibile inserire anche commenti aggiuntivi nella casella pertinente.

Una volta fatto questo, è possibile cliccare sulla casella "Salva", dopodiché all'utente verrà chiesto se desidera approvare l'assegno.

Dopo aver confermato questo passaggio, all'utente verrà richiesta la password.

Dopodiché l'assegno verrà confermato come approvato.

E potremo vedere l'assegno appena approvato, indicato dalle spie di stato verdi, nella finestra "Flussi di lavoro di approvazione".

L'approvazione del documento può essere eseguita in modo simile all'esempio che abbiamo appena visto con le Checklist sopra. Per un esempio completo di questo processo, consulta la nostra guida al modulo "Document Control" Qui..

In questo esempio esamineremo la preparazione e la miscelazione di una formula di aspirina con il seguente flusso di lavoro di approvazione impostato per l'approvazione in batch.

Questo flusso di lavoro "Pre-Blend Signoff" è assegnato al seguente gruppo di utenti.

Che a sua volta contiene i seguenti utenti.

Quindi se procediamo ad eseguire un lotto di questa aspirina sul nostro Terminale, una volta raggiunta la fine del lotto vedremo quanto segue.

Selezionando sì qui verrà visualizzata la schermata di approvazione, in cui abbiamo un esecutore (stiamo utilizzando un account generico "Operatore" per eseguire il batching) e le approvazioni richieste per il flusso di lavoro di approvazione assegnato. Nota che il "Batch Quality Control" è tratto dalla "Stage Description" che abbiamo visto sopra nella configurazione del flusso di lavoro.

Se avessimo aggiunto ulteriori fasi di approvazione, queste apparirebbero sotto quelle che vediamo qui.

Quindi per prima cosa l'operatore firmerà il suo lavoro. Se prova a farlo senza rivedere la formula, non gli verrà permesso.

E dovranno usare il pulsante blu "i" nella parte inferiore dello schermo per rivedere il lotto appena completato, che mostrerà una schermata simile a quella sottostante.

Una volta esaminata la formula, possono 'Accettare' o 'Rifiutare' la firma nella schermata precedente. L'approvazione richiederà il nome utente e la password dell'utente, dopodiché all'operatore verrà chiesto di selezionare un motivo (popolato in 'Motivi' come discusso sopra) per la firma.

Una volta fatto questo, la loro approvazione sarà completa.

Un utente del gruppo di utenti pertinente assegnato alla fase pertinente del flusso di lavoro 'Pre-Blend Signoff' deve quindi esaminare e accettare il signoff. Di nuovo gli verrà chiesto di fornire il proprio nome utente e password, dopodiché quella fase del flusso di lavoro di approvazione sarà completata.

Dopodiché il lotto può essere completato.

Se prendiamo un ulteriore esempio, sopra abbiamo visto il processo per il lotto di aspirina, ma quando si tratta di creare le compresse di aspirina vere e proprie, qui viene utilizzato un flusso di lavoro di approvazione diverso, ovvero "Approvazione del rilascio del prodotto".

Che prevede le seguenti 3 fasi di approvazione.

Possiamo quindi vedere che abbiamo 3 fasi del flusso di lavoro, che si riflettono sul Terminale quando completiamo un ciclo di produzione delle compresse di aspirina.

In questo caso, l'operatore incaricato eseguirà il suo sigoff come sopra, dopodiché qualcuno da ciascuno dei gruppi di utenti assegnati a ciascuna fase inserirà le proprie credenziali per completare tutte le fasi di approvazione richieste.

Abbiamo visto sopra come possiamo approvare i batch nel Terminale, ma possiamo anche approvarli all'interno dello stesso Centro di controllo, risparmiando potenzialmente tempo a manager e supervisori, in quanto non dovrebbero essere presenti per ogni approvazione del batch in produzione.

Diamo un'occhiata a un esempio utilizzando la stessa formula di approvazione che abbiamo visto sopra, quindi utilizzando rispettivamente il flusso di lavoro di approvazione "Approvazione pre-miscelazione/Controllo qualità" e il gruppo di operatori.

Quindi, se tornassimo al Terminal e producessimo un altro lotto della nostra miscela di aspirina, l'operatore incaricato firmerebbe con i suoi dati come in precedenza.

Ma anziché effettuare qui l'approvazione del flusso di lavoro, l'operatore del Terminale può fare clic sul segno di spunta verde e completare l'approvazione del Terminale qui.

L'utente che approva accederà quindi al Centro di controllo e si dirigerà alla sezione "Flussi di lavoro" del menu QMS, dove, come abbiamo visto con le checklist e le approvazioni dei documenti, l'approvazione del batch sarà in attesa di approvazione, indicata dalla luce gialla.

Quindi, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga "Approvazioni" nel pannello superiore e utilizzare la scorciatoia "Vai a" per aprire il "Registro batch". Il registro batch è disponibile anche nel menu "MES > Registri".

Qui troveranno il batch della formula che devono approvare. Potranno quindi controllare i registri del batch per verificare che sia stato completato entro le specifiche e, se sono soddisfatti, potranno fare clic con il pulsante destro del mouse sul batch stesso nel pannello in alto a destra e selezionare "Segna come visualizzato".

Una volta fatto questo, potranno tornare alla finestra "Approvazioni", dove potranno creare una nuova voce di approvazione nel pannello inferiore.

Come per gli altri processi visti sopra, l'utente che approva deve quindi scegliere un'"Azione" (ad esempio se approvare o rifiutare il batch).

Oltre a scegliere un motivo (selezionato in "Motivi") per l'azione di approvazione.

Se lo si desidera, è possibile aggiungere ulteriori commenti qui e, una volta che l'utente che approva è soddisfatto delle risposte, può cliccare sul pulsante "Salva". Verrà quindi richiesta una conferma.

Prima che venga chiesto loro di inserire la password.

Dopodiché l'approvazione sarà completa.

E l'approvazione del batch nella finestra "Approvazioni" avrà ora una luce verde per indicare che tutte le fasi sono state approvate.

L'ultimo ambito in cui i flussi di lavoro di approvazione vengono utilizzati per le formule è l'approvazione delle formule stesse. Con l'approvazione delle formule abilitata, possiamo vedere come funziona nel Centro di Controllo.

Se prendiamo la formula "Aspirina – Kitt/Fasi miscela" che abbiamo esaminato per le approvazioni di approvazione sopra, possiamo vedere che ha un flusso di lavoro diverso assegnato al "Flusso di lavoro di approvazione delle modifiche", che in questo caso è "Revisione delle modifiche alla formula".

Possiamo vedere che questo flusso di lavoro di approvazione prevede 6 fasi di approvazione.

Quindi andiamo avanti e apportiamo una modifica alla formulazione qui (nota che il pertinente permesso dell'utente deve essere abilitato per l'utente loggato). Quindi regoliamo la quantità target per RM034.

Si noti che una volta apportata questa modifica, la spia "Stato approvazione" nel pannello superiore diventa gialla, indicando che la formula ha un'approvazione in sospeso. Ciò impedisce anche che la formula venga programmata per la produzione finché non viene approvata.

Da qui possiamo andare ai 'Flussi di lavoro di approvazione'. Questo può essere fatto cliccando con il tasto destro sulla formula e selezionando 'Vai al flusso di lavoro di approvazione':

Oppure andare alla finestra in "QMS" > "Approvazioni" per visualizzare l'approvazione in sospeso, insieme alle 6 fasi di approvazione richieste e al loro stato.

Da qui, un utente del primo gruppo "Sviluppo formule" dovrà accedere al Centro di controllo e tornare alla finestra "Formule", dove potrà fare clic con il pulsante destro del mouse sulla formula in questione e "Segna come visualizzato".

Una volta fatto questo, l'utente può tornare alla pagina "Flussi di lavoro di approvazione" e aggiungere un'azione nel pannello inferiore utilizzando il simbolo "+" verde nel pannello inferiore.

Quindi avrebbero dovuto scegliere un'azione ('IN ATTESA', 'APPROVATO' o 'RIFIUTATO') e poi scegliere un motivo (compilato da 'Motivi') e inserire commenti aggiuntivi se lo desiderano. Dopodiché possono cliccare sul pulsante 'Salva' per salvare la risposta.

Viene quindi richiesta una conferma:

Seguito da una richiesta di password:

Una volta che l'utente avrà inserito la propria password, questa fase di approvazione sarà completata e il flusso di lavoro di approvazione passerà alla fase successiva.

I passaggi precedenti verrebbero quindi ripetuti, richiedendo a un membro di ciascun gruppo di utenti associato a ciascuna fase di accedere al Centro di controllo, contrassegnare la formula come visualizzata e quindi aggiungere un'azione di approvazione in questa finestra.

Una volta completate le approvazioni di tutte le fasi, la modifica alla formula verrà contrassegnata come approvata.

Ciò significa che la spia "Stato di approvazione" accanto alla formula sarà ora verde.

E sarà nuovamente disponibile per la programmazione della produzione.