Demandes d'achat

Introduction

La fonction de demandes d'achat dans la traçabilité V5 (disponible pour les clients disposant d'une licence pour le module QMS) permet aux opérateurs désignés — qui peuvent ne pas avoir d'accès direct à Commandes d'achat écran — pour soumettre des demandes d’achat nécessitant l’approbation d’un opérateur ou d’un groupe d’opérateurs autorisés. Une fois approuvées, ces demandes peuvent être converties en bons de commande actifs.

1. installation
   1. Les opérateurs
   2. Groupes d'opérateurs
   3. Flux de travail d'approbation
2. Demandes d'achat
   1. Soumettre une demande d'achat
   2. Approbation d'une demande
   3. Conversion d'une demande d'achat en bon de commande

Dans cet exemple, deux opérateurs sont utilisés :

• Utilisateur SG – le responsable des achats (approbateur)
• Nick Brown – l’opérateur qui soumet la demande d’achat

Tout d'abord, vérifions les privilèges de l'opérateur. Si nous ouvrons les privilèges de Nick Brown, nous constatons que cet utilisateur n'a accès ni aux écrans des commandes clients ni à ceux des commandes fournisseurs.

Lorsque Nick Brown tente d'accéder à la page des bons de commande, le système bloque l'accès et affiche un message correspondant.

C’est là que la fonction de demandes d’achat devient nécessaire, permettant à l’opérateur de lancer une demande d’achat via un processus d’approbation contrôlé.

Avant de créer un flux d'approbation, un groupe d'opérateurs doit être établi afin de l'ajouter au processus d'approbation.

À l'aide du bouton vert « + » présent dans les deux panneaux, créez un groupe nommé « PUR1 – Demandes d'achat » et désignez SG-User comme seul membre de ce groupe. Ce groupe sera chargé d'examiner et d'approuver toutes les demandes d'achat soumises via le système.

Après avoir défini le groupe d'opérateurs, un Processus d'approbation doit être créée pour gérer les approbations des demandes d'achat.

Les flux d'approbation sont configurés dans la fenêtre Modèles de flux de travail, située sous :

Système de management de la qualité → Approbations

Une fois sur place, nous pouvons :

1. 1. 1. 1. Cliquez sur l'icône verte « + » dans le panneau supérieur pour créer un nouveau modèle de flux de travail.
         2. Attribuez-lui le nom/la description « Demandes d’achat – PUREQ ».
         3. Ajoutez une étape de validation unique au flux de travail.
         4. Affectez le groupe d'opérateurs « PUR1 » nouvellement créé à cette étape.

    

    

   Le modèle de flux d'approbation est désormais prêt à être utilisé dans le processus de demande d'achat.

Une fois la configuration terminée, l'opérateur demandeur (Nick Brown) peut se connecter au Centre de contrôle et accéder à :

WMS → Commandes → Demandes d'achat

Cette page fonctionne de la même manière que l'écran des bons de commande. Pour créer une nouvelle demande :

1. Cliquez sur l'icône verte « + » dans le panneau supérieur.
2. Veuillez préciser la date de livraison souhaitée, le lieu de livraison et le fournisseur (à sélectionner dans le tableau « Fournisseurs »). Vous pouvez également ajouter ici une justification à votre demande.
3. Sélectionnez le modèle d'approbation approprié, dans ce cas, Demandes d'achat – PUREQ.

Après avoir saisi les informations d'en-tête, utilisez le panneau inférieur pour ajouter des lignes d'achat. Chaque ligne représente un article à commander, avec la quantité et l'unité de mesure. Par exemple, l'opérateur peut ajouter deux lignes pour :

• 1000 livres de farine
• 1000 livres de sel

Une fois tous les détails saisis, cliquez avec le bouton droit sur la demande dans le panneau supérieur et sélectionnez « Soumettre une demande d’approbation ».

Le statut de la demande passera au jaune, indiquant qu'elle a été soumise et qu'elle est en attente d'approbation.

Une fois la demande soumise, l'opérateur approbateur (SG-User) doit l'examiner et l'autoriser.

La demande d'approbation est accessible via :

Système de gestion de la qualité → Approbations → Flux de travail.

À partir de là, l'opérateur chargé de l'approbation localisera l'approbation en attente, cliquera avec le bouton droit sur l'entrée du flux de travail et sélectionnera « Aller à » pour ouvrir directement l'enregistrement de la demande d'achat associée.

Cela ouvre la page des demandes d'achat où l'approbateur peut consulter tous les détails de la demande.

Si l'approbateur est satisfait, il doit :

1. Cliquez avec le bouton droit sur la demande et sélectionnez « Marquer comme consulté ».
2. Retournez à la page Flux de travail et ajoutez une action d'approbation au flux de travail concerné. Vous pouvez le faire soit en accédant à la page via les menus du Centre de contrôle, soit en sélectionnant l'option « Accéder au flux de travail d'approbation » dans le même menu que celui utilisé pour marquer le flux comme consulté.

Dans le panneau Actions d'approbation de la page Approbations du flux de travail :

1. Créez une nouvelle ligne d'actions en utilisant le '+' vert.
2. Sélectionnez Approuvé (ou Rejeté si l'opérateur approbateur ne va pas approuver la demande) dans la liste déroulante.
3. Sélectionnez une raison (parmi les suivantes) Raisons page)
4. Saisissez un commentaire libre (facultatif)
5. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.

Confirmez l'approbation lorsque vous y êtes invité :

Saisissez ensuite le mot de passe secondaire (configuré dans les paramètres opérateur).

Après confirmation, les indicateurs d'état de chaque étape d'approbation et du flux de travail global deviendront verts (2), indiquant que l'approbation est terminée. S'il existe plusieurs étapes d'approbation, elles doivent toutes être terminées (1) avant que la demande ne soit définitivement approuvée.

Une fois approuvée, la demande peut être transformée en bon de commande. Cette opération peut être effectuée par le demandeur ou l'approbateur. Dans cet exemple, Nick Brown se chargera de la conversion.

1. Accédez à WMS → Commandes → Demandes d'achat.
2. Cliquez avec le bouton droit sur la demande approuvée et sélectionnez « Convertir en bon de commande ».

Un message de confirmation s'affichera, indiquant le numéro de bon de commande nouvellement attribué.

Ce numéro sera également enregistré dans la colonne « Bon de commande converti » de la page « Demandes d’achat ».

Lorsque l'utilisateur SG se connecte à la page des commandes, la nouvelle commande apparaît dans le planning avec le statut « En attente », indiquant qu'elle est prête à être réceptionnée dans le WMS. Le numéro de demande d'achat initial est affiché dans la colonne « Référence de la commande », assurant ainsi la traçabilité entre la demande et la commande résultante.