Commandes d'achat
Guide du module - Une plongée plus profonde !
Introduction
Le module Bons de commande de V5 Traçabilité permet aux clients d'utiliser des fournisseurs pour créer et planifier des bons de commande à partir du centre de contrôle.
Au niveau du centre de contrôle, les bons de commande peuvent être imprimés, envoyés par e-mail au fournisseur, suspendus ou complétés.
Les bons de commande programmés peuvent être reçus ou retournés par les opérateurs utilisant V5 WMS, en partie ou en totalité. Les contrôles peuvent être configurés pour autoriser la « sous-réception » ou la « sur-réception » des matériaux.
Ce guide couvrira l'ensemble du processus de commande d'achat, de la création des fournisseurs et des commandes jusqu'à la façon dont nous recevons l'inventaire et le mettons en stock.
Table des Matières
1. Configuration du fournisseur
Avant d'entrer dans les bons de commande eux-mêmes, nous pouvons rapidement aborder les fournisseurs et comment les créer dans Control Center. Sous l'en-tête 'Commande', nous pouvons appuyer sur 'Fournisseurs locaux' pour faire apparaître la fenêtre principale du fournisseur. De là, nous pouvons utiliser le panneau en haut à gauche pour ajouter (1) un nouveau fournisseur. Ici, nous pouvons attribuer un code fournisseur au fournisseur, ainsi que son nom. Le code fournisseur doit être unique. Nous pouvons également attribuer des conditions de paiement et d'expédition par défaut (renseignées à partir de 'Renseignements pour commander'), la devise par défaut dans laquelle le fournisseur est payé, et si les commandes de ce fournisseur nécessiteront une signature à l'arrivée.
Nous pouvons également utiliser le panneau supérieur droit pour ajouter (2) toutes les adresses et informations de contact pertinentes pour la facturation du fournisseur créé. Les détails du rappel d'urgence peuvent également être entrés ici.
Nous pourrions terminer la configuration de notre fournisseur à ce stade et nous serions en mesure de configurer des bons de commande pour tout marchandise d'eux. Cependant, nous pouvons ajouter des détails supplémentaires à nos fournisseurs qui peuvent aider à rationaliser le processus de commande et de réception.
Nous pouvons d'abord utiliser le panneau en bas à gauche pour ajouter (1) des produits à attribuer à ce fournisseur. Dans ce cas, attribuons Salt à "The Ingredient Company" que nous avons créé dans les panneaux supérieurs. Nous pouvons utiliser le menu déroulant 'code marchandise' ou 'description' pour sélectionner une marchandise.
"Coût" sera renseigné à partir de la valeur définie dans "Commodités", mais cela peut être modifié ici si le fournisseur particulier a un prix différent défini pour cet article. Les unités ne peuvent pas être modifiées ici. Nous pouvons également entrer des informations telles que le numéro de pièce du fournisseur de l'article et l'UPC.
Enfin, nous pouvons aller plus loin et ajouter (2) un conteneur au panneau inférieur droit dans lequel cette marchandise de ce fournisseur sera automatiquement réservée, si cela est connu à l'avance. La fonction de tare automatique peut être particulièrement utile lorsque nous recevons le même article encore et encore et que nous savons qu'il est livré dans un conteneur pesant (dans ce cas) 5 livres.
Pour qu'un conteneur soit éligible à la sélection ici, il doit être configuré en tant que type 'Conteneur' dans le champ 'Conteneurs' du centre de contrôle. Les valeurs de tare doivent également être définies ici.
Notez que dans les versions ultérieures de la v5.9, la possibilité de modifier les fournisseurs a été verrouillée derrière un privilège utilisateur et un bouton « Modifier les tableaux » en bas de l'écran pour éviter toute modification accidentelle des détails :
Si vous n'êtes pas sûr de l'utilisation ou de la définition d'une colonne de cette page, un guide complet peut être trouvé ici.
2. Création du bon de commande
Les bons de commande peuvent être créés sur le 'Commandes d'achat' de Control Center, sous l'en-tête 'Commander'. Nous commençons par créer la commande elle-même dans le panneau supérieur (1), après quoi une nouvelle ligne de commande sera générée et son numéro de commande sera automatiquement rempli séquentiellement à partir de la dernière commande créée. Ce format peut être modifié pour répondre aux besoins d'un client.
De là, nous pouvons sélectionner notre fournisseur, en utilisant les menus déroulants dans la colonne 'Code fournisseur' ou 'Nom du fournisseur' (2). Nous pouvons également sélectionner une date de livraison pour la commande et entrer tout numéro de référence que le fournisseur nous aurait fourni. Nous pouvons également modifier la date de commande pour les commandes futures. D'autres informations ici sont en grande partie remplies à partir des informations que nous avons saisies sur le fournisseur ci-dessus. Notez qu'à ce stade, le statut du bon de commande est "Créé", ce qui signifie qu'il ne sera pas encore visible pour recevoir dans WMS.
Nous pouvons ensuite aller dans le panneau en bas à gauche pour ajouter (1) des produits à la commande.
Nous pouvons ensuite sélectionner les marchandises à ajouter à la commande à l'aide du menu déroulant dans le panneau « Code marchandise » (2) ou « Description de la marchandise ». Notez ici comment, puisque nous n'avons attribué que du sel à ce fournisseur, nous ne pouvons sélectionner que celui-ci ici. Une fois que le produit est sélectionné, le reste de la ligne se remplira. Le coût ici est tiré du coût du produit lorsqu'il a été attribué au fournisseur, comme nous l'avons vu ci-dessus. On peut alors entrer la quantité que l'on commande (ici on ira pour 500lbs)
Nous pouvons également saisir une date de livraison prévue pour chaque produit. Cela pourrait être utile si nous commandons plus d'un produit et que le fournisseur peut avoir besoin d'expédier des produits à des moments différents.
Une fois que cela est fait et que nous sommes satisfaits de toutes les informations saisies, nous pouvons revenir au panneau supérieur, cliquer avec le bouton droit sur la ligne du bon de commande et cliquer sur "Planifier".
La commande d'achat sera désormais planifiée, et sera désormais visible dans le WMS app.
Vous avez peut-être remarqué qu'il y a un 4th panneau en bas à droite de cette fenêtre. Cela entre en jeu une fois le bon de commande terminé, nous reviendrons donc plus tard et couvrir exactement ce que cela fait.
3. Réception des bons de commande
Nous devons d'abord nous connecter à WMS, puis, après avoir cliqué sur l'hexagone « Commande », nous pouvons sélectionner « Commandes d'achat » dans le menu principal « Commande ».
Sur cet écran suivant, nous verrons tous les bons de commande actifs dans le panneau supérieur et les produits associés à cette commande dans le panneau inférieur. Comme nous n'avons configuré qu'une seule commande, c'est tout ce que nous verrons pour le moment.
Notez que nous avons la possibilité, en utilisant les icônes dans le coin inférieur gauche, de rechercher manuellement les commandes via l'icône en forme de miroir, ou de filtrer les commandes par date en utilisant l'icône du calendrier.
Si nous mettons en surbrillance notre bon de commande dans le panneau supérieur et cochons la coche verte dans le coin inférieur droit, cela lancera le processus de réception et il nous sera demandé si Questions et réponses or Groupe de questions et réponses questions qui sont affectées à l'événement 'PO Start'. Après cela, nous serons redirigés vers l'écran principal de réception des produits.
Cet écran affichera une liste de tous les produits attendus sur cette commande. Dans ce cas, nous n'avons qu'une ligne pour le sel que nous avons commandé. Si nous sélectionnons cette ligne de sel, nous serons amenés à l'écran suivant.
À ce stade, le système peut demander un certain nombre d'entrées différentes, telles que l'emplacement, le numéro de lot, le numéro de lot du fournisseur et la sélection du conteneur. Pour une liste plus complète de ce qui peut arriver ici, veuillez cliquer sur ici.
On nous demandera alors de fournir la quantité que nous recevons. Cela peut être fait via une entrée de clé, une échelle ou une entrée en bloc. Celui qui est affiché par défaut peut être défini dans la configuration WMS. Plus d'informations sur ces écrans peuvent être trouvées ici (lien vers les fonctions inv). Le système peut également demander d'autres informations telles que les numéros de lot/fournisseur à ce stade, ou ceux-ci peuvent être attribués automatiquement par V5 Traçabilité.
Une fois celle-ci saisie, et si la fonction est activée, une étiquette s'imprimera et vous reviendrez à l'écran suivant.
Ici, nous pouvons voir que nos 500 livres de sel ont été reçues avec succès (1). Nous pouvons ensuite utiliser l'icône de signature en bas à gauche (2) pour ouvrir un écran pour entrer le nom et la signature du chauffeur-livreur, si cela est requis pour ce fournisseur particulier (le système ne nous permettra pas de compléter (3) la commande si ceci est nécessaire mais n'a pas été fourni.)
Nous continuerons à recevoir d'autres produits de cette manière jusqu'à ce que toutes les lignes aient été reçues. Pour terminer la commande, nous pouvons appuyer sur la coche verte en bas à droite.
Notez ici comment nous pouvons partiellement recevoir une commande. Ceci est utile si, comme indiqué ci-dessus, nous avons commandé plusieurs articles sur une seule commande et que certains peuvent avoir des dates d'expédition et de livraison différentes. Terminer partiellement une commande la laissera visible dans WMS afin qu'elle puisse être complétée, tandis que terminer la commande la supprimera de la liste de WMS. Allons-y et terminons cette commande. Si nous avons des questions Q&A ou Q&A Group affectées à l'événement "PO Complete", elles seront posées ici.
Si nous revenons maintenant au Control Center et regardons dans le panneau en bas à droite de cette fenêtre, nous verrons maintenant qu'il a été rempli avec les informations de lot pour le produit reçu.
3.1. Augmenter les lots existants
Lors de la réception de marchandises non palettisées, nous avons la possibilité d'augmenter les lots existants lors de la réception. Notez que pour utiliser cela, le numéro de lot manuel et le numéro de lot du fournisseur doivent être activés pour WMS. Le support SG peut vous aider à activer ces options.
Jetons un coup d'œil rapide à la façon dont cela fonctionnerait. Dans cet exemple, nous avons déjà reçu 1000 001 livres de levure et avons entré un numéro de lot « SG001 » et un numéro de lot fournisseur « SUPXNUMX ». Nous pouvons voir cet inventaire.
Ainsi, si nous devions ensuite recevoir une autre commande de 1000 XNUMX livres supplémentaires, nous pouvons saisir les mêmes numéros de lot et de lot de fournisseur que pour notre première réception :
Les options suivantes nous seraient alors proposées (notez que la saisie de la date de péremption n'est pas demandée à nouveau – si cette option est activée – car le système prendra la date de péremption du premier lot reçu).
Cliquer sur « Augmenter » ici ajoutera ce lot au lot déjà reçu. Une fois la commande terminée, nous verrons que nous n'avons pas 2000 livres en inventaire. Cliquez sur « Actions » ici pour afficher l'écran du gestionnaire de lots WMS.
4. Réception des marchandises palettisées
Dans l'exemple ci-dessus, nous recevons du sel, qui est un produit conteneurisé dans le système avec lequel nous travaillons ici. Mais que se passe-t-il si nous recevons des marchandises palettisées ?
Les étapes sont en grande partie les mêmes que celles que nous voyons ci-dessus, mais passons rapidement en revue les différences si nous établissons une autre commande de 500 sacs de farine, qui est marquée comme palettisée dans notre base de données.
Nous pouvons configurer cela et commencer à le recevoir de la même manière que nous l'avons vu ci-dessus, mais dans ce cas, lorsque nous en viendrons à recevoir notre farine sur l'écran de réception des produits, les choses se comporteront légèrement différemment.
Après avoir atteint cette ligne pour recevoir nos 500 sacs de farine, le système ouvrira le dialogue de la palette plutôt que l'écran de saisie du poids que nous avons vu ci-dessus. Ici, nous pouvons scanner une palette existante pour l'utiliser, ou nous pouvons créer une nouvelle palette. Créons une nouvelle palette (ou 'Nouveau LPN') dans ce cas.
On nous demandera ensuite le nombre de palettes que nous recevons et la quantité de marchandise qui se trouvera sur chaque palette. Ici, nous allons imaginer que nous recevons 4 palettes de 125 sacs chacune.
Une fois que nous avons entré ces informations, le système nous demandera de confirmer ce que nous avons entré, avant de nous ramener à l'écran de réception des produits, et nous pouvons voir que notre farine a été reçue avec succès.
En appuyant à nouveau sur ce bouton, nous serons redirigés vers l'écran de gestion des palettes pour la palette que nous venons de créer, où nous pourrons voir le numéro de palette et d'autres informations associées.
Nous pouvons alors compléter la commande de la même manière que nous avons vu ci-dessus. Dans Control Center, nous verrons à peu près les mêmes informations dans le panneau en bas à droite dans "Bons de commande" comme nous l'avons vu ci-dessus, mais cette fois, le champ LPN sera rempli par le numéro de plaque d'immatriculation des palettes que nous venons de créer.
5. Réception des conteneurs palettisés
Nous pouvons également recevoir des marchandises palettisées et conteneurisées, ce qui signifie que nous pouvons recevoir des palettes contenant des conteneurs individuels de produits qui peuvent ensuite être traités comme une entité de stock distincte.
Pour activer cette fonctionnalité pour les stocks, les cases « Conteneurisé » et « Palettisé » doivent être cochées pour chaque marchandise qui doit être traitée de cette manière :
Dans cet exemple, nous avons une commande programmée pour 200 kg de leucine et 100 kg de valine que nous allons recevoir dans le WMS.
La sélection d'une ligne à recevoir ici affichera, comme pour la réception de stock palettisé régulier ci-dessus, le gestionnaire de palettes, et comme précédemment, nous pouvons ajouter un « Nouveau LPN ».
Indiquez ensuite le nombre de palettes à recevoir. Prenons un exemple simple : saisissez 1 palette.
Puis, sur l'écran suivant, nous doit Utilisez l'option « Vrac » (vous pouvez la définir comme option par défaut). Les champs « Poids » et « Nombre » permettent ensuite d'indiquer au système le poids de chaque conteneur sur la palette, ainsi que leur nombre.
Nous indiquons donc au système qu'il y a 4 conteneurs de 25 kg :
Une fois cette étape terminée et le bouton « Entrée » cliqué, un message de confirmation s’affichera, après quoi nous verrons toutes les options de mise en stock qui pourraient être activées (saisie du lot fournisseur, attribution d’une date d’expiration, etc.) et il nous sera ensuite demandé combien d’étiquettes imprimer.
Sélectionner 1 ici imprimera automatiquement :
- 1 étiquette de palette :
- 4 étiquettes pour conteneurs, chacune avec un identifiant de conteneur individuel :
Comme les autres étiquettes du système, celles-ci peuvent être personnalisées pour répondre à des exigences spécifiques.
Nous pouvons également réceptionner plusieurs palettes simultanément en utilisant cette même méthode. Prenons l'exemple des 200 kg de leucine commandés, reçus sur deux palettes en conteneurs de 20 kg.
La procédure serait ici identique à celle décrite précédemment, à ceci près qu'il faudrait saisir 2 palettes au lieu d'une seule. Ensuite, comme les conteneurs font ici 20 kg et non 25 kg comme pour la Valine, nous pouvons l'indiquer dans l'écran de gestion des lots en vrac comme ceci (n'oubliez pas que nous indiquons au système le contenu de la palette). chacun palette unique, pas les deux) :
La confirmation s'affichera alors à nouveau et lors de l'impression des étiquettes, nous recevrons :
- 2 étiquettes de palette
- 10 étiquettes pour contenants
Les étiquettes des palettes peuvent ensuite être scannées et le stock nouvellement reçu peut être ajusté/divisé au besoin, déplacé vers production ou utilisé pour Problème matériel.
6. Assurance qualité et bons de commande
Comme avec beaucoup l'évènementiel en V5 Traçabilité, les bons de commande peuvent avoir QA questions qui leur sont assignées. Cela peut être fait dans Control Center et il y a 4 événements spécifiques liés aux bons de commande. Ce sont :
- 'Démarrage du bon de commande' – Déclenché au début d’un PO.
- 'Démarrage et reprise du bon de commande' – Déclenché au début d’un bon de commande, ou lors de la reprise d’une commande suspendue (si partiellement reçue par exemple – voir ci-dessous).
- « PO partiel » – Déclenché lorsqu'un bon de commande est partiellement reçu, c'est-à-dire que les lignes de commande ne sont pas complètes lorsqu'un opérateur termine la commande.
- « Bon de commande terminé » – Déclenché lorsqu’un bon de commande est entièrement terminé et clôturé.
Nous pouvons utiliser les 3 questions suivantes en assurance qualité pour voir comment cela fonctionnerait.
La première question ici est définie sur l'événement « PO Start » dans le contrôle qualité. panneau supérieur droit, le deuxième l'événement 'PO Partial' et le troisième l'événement 'PO Complete'.
Si nous retournons au WMS et examinons un autre bon de commande, nous pouvons nous diriger vers la fenêtre principale du bon de commande pour voir notre nouvelle commande.
Une fois que nous avons sélectionné la commande et appuyé sur la coche verte, l'événement « PO » se déclenchera et notre première question nous sera posée.
Ici, nous définissons la question pour permettre une réponse personnalisée, en donnant à l'opérateur WMS une zone de texte libre pour saisir les détails d'enregistrement du véhicule. Une fois cette question répondue, l'opérateur peut commencer à recevoir les marchandises conformément aux lignes de commande.
Une fois cela fait, et si les lignes de commande n'ont pas été entièrement complétées alors l'opérateur peut réceptionner partiellement la commande. Notez qu'un autorisation de l'opérateur (« autoriser sous réception ») et une configuration WMS est requise pour permettre cela.
En cas de réception partielle, cela déclenche l'événement « PO Partial », présentant à l'opérateur la question pertinente.
Cela suspendra alors la commande, lui permettant de rester visible sur WMS pour qu'elle puisse être complétée ultérieurement. Si cette commande est ensuite rouverte, toutes les questions associées au « Démarrage et reprise du bon de commande » seront posées.
Toutefois, si la commande est entièrement reçue, la question « PO Complete » sera alors déclenchée.
Notez ici que nous pouvons définir des commandes pour mettre fin au processus et informer les gestionnaires/superviseurs si l'on répondait « oui » à cette question.
Pour plus d'informations sur la façon de procéder et sur d'autres fonctionnalités du contrôle qualité, consultez notre guide de module sur le sujet. ici.
7. Retour des commandes
À partir de là, s'il y a eu un problème avec cette commande une fois qu'elle a été reçue, et si l'utilisateur a suffisamment privilèges, nous pouvons retourner des articles ici en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la ligne de produits concernée (1).
Il nous sera alors demandé de motiver ce retour (2), avant de confirmer la quantité à retourner (3).
Une autre ligne sera alors ajoutée en CC, montrant cette déduction de stock. Toutes les raisons fournies apparaîtront sur les rapports.
8. Gestion des bons de commande
Les bons de commande peuvent être gérés via la fonction « Gestionnaire d'achats » sous « Commande » dans WMS.
Pour en savoir plus sur les options disponibles ici, veuillez cliquer sur ici.
9. Demandes d'achat
Les demandes d'achat peuvent être utilisées par les opérateurs n'ayant pas accès à la page des bons de commande dans le Centre de contrôle pour soumettre des demandes de commande qui peuvent être approuvées par les responsables des achats. Ces demandes sont soumises et approuvées via Flux de travail d'approbation.
Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, veuillez consulter le guide du module. ici.
