Contrôle des Documents

Introduction

Nouveauté de la version 5.9, le module Contrôle des documents permet aux utilisateurs de télécharger et de gérer une grande variété de documents associés à leur site de production. Ce module fournit également un contrôle des versions et des hiérarchies d'approbation pour garantir que tous les documents restent à jour et conformes aux politiques de l'entreprise.

1. Création de documents
   1. Configuration du type de document
   2. Ajout de documents
   3. Approbation des documents
   4. Versions du document
2. Documents du fournisseur
3. Journal des modifications de documents

Les documents peuvent être ajoutés au système dans le «Référentiel de documents' page. Vous la trouverez sous le menu QMS > Contrôle des documents > Référentiel dans le Centre de contrôle.

Une fois ici, les utilisateurs disposent de 3 panneaux avec lesquels travailler pour ajouter leurs documents :

Types de documents : Les utilisateurs peuvent créer des types/catégories de documents ici.

Documents : Avec un « Type de document » sélectionné ci-dessus, les utilisateurs peuvent télécharger de nouveaux documents ici.

Versions du document : Avec un document sélectionné ci-dessus, les utilisateurs peuvent afficher les versions précédentes et ajouter de nouvelles versions de ce document au système.

Commençons donc par ajouter un « type de document ». Ces types peuvent être considérés comme des catégories dans lesquelles des documents peuvent être ajoutés et peuvent donc être configurés de la manière que l'utilisateur juge appropriée pour refléter au mieux sa structure de documentation interne.

Ces types peuvent être ajoutés en utilisant le « + » vert en bas à droite du panneau supérieur pour ajouter un nouveau type :

Les champs « Type de document » et « Description » sont ici du texte libre, appelons donc ce nouveau type « Informations sur le produit » comme emplacement pour télécharger les documents de produits des fournisseurs. Nous pouvons ensuite choisir un « Modèle de flux de travail par défaut » pour tous les documents qui seront téléchargés dans ce type/catégorie. Étant donné que nous traiterons ici d'un document fournisseur, nous attribuerons ici le flux de travail « Qualification du fournisseur ».

Ces flux de travail peuvent être configurés dans la section « Approbations » du Centre de contrôle et contrôlent quel utilisateur/groupe d'utilisateurs sera responsable de la signature de tout nouveau téléchargement de document/changement de version, etc.

Une fois que les utilisateurs ont créé un type de document, ils peuvent commencer à y ajouter des documents. Pour ce faire, utilisez le bouton vert « + » dans le coin inférieur droit du deuxième panneau « Documents ».

Cela ouvrira alors une boîte de dialogue de téléchargement affichant le système de fichiers du PC de l'utilisateur actuel, où l'utilisateur pourra accéder au document qu'il souhaite télécharger, le sélectionner et cliquer sur « Ouvrir ».

Une fois qu'un document a été choisi, une autre case apparaîtra pour demander des détails supplémentaires sur le document :

Ici, l'utilisateur peut renommer le document s'il le souhaite, sélectionner un modèle de workflow d'approbation différent à partir du type de document par défaut si nécessaire, ainsi que saisir une date d'expiration pour le document (ou une nouvelle version du document) le cas échéant. Une dernière liste déroulante pour sélectionner un fournisseur associé est également disponible si nécessaire pour attribuer le document à un fournisseur spécifique (rempli à partir de la liste des fournisseurs saisi dans le système). Donc, dans cet exemple, nous allons configurer cela comme suit :

Une fois que l'utilisateur clique sur « OK », le nouveau document est ajouté au système, créant une entrée dans le panneau « Documents ». Ici, chaque document se verra attribuer un « ID de document » unique et nous pourrons voir les informations que nous avons saisies pour le fournisseur et le type de document extraites dans ce panneau, ainsi qu'indiquer qui a téléchargé le document et quand.

Il existe également des entrées supplémentaires pour saisir une « Description » pour le document téléchargé ainsi que des « Tags » séparés par des virgules si vous le souhaitez. Les tags sont créés par l'utilisateur dans ce panneau.

Le statut du document est également indiqué ici avec le système de feux tricolores suivant :

Vert - Approuvé

Jaune – En attente d’approbation

Rouge – Approbation rejetée

Nous pouvons donc voir ici que ce nouveau document est en attente d’approbation, indiqué par le voyant jaune ici.

La version du document sera également créée dans le panneau inférieur, mais comme nous l'avons vu ci-dessus, elle n'a pas encore été approuvée, donc le champ « Approuvé à » reste vide.

Nous allons maintenant voir comment les documents seront approuvés dans le système.

Nous avons précédemment appliqué le « workflow Qualification des fournisseurs » à ce type de document. Si nous examinons ce workflow, nous pouvons voir qu'il est attribué au groupe d'utilisateurs « Supply Chain/Logistics ».

Qui à son tour a les 2 utilisateurs suivants qui lui sont assignés.

Donc, si nous nous dirigeons vers « Flux de travail d'approbation » (sous QMS > Approbations), nous pouvons voir ce flux de travail en suspens, actuellement sans aucune action à son encontre.

Ensuite, l'un des deux utilisateurs mentionnés ci-dessus doit se connecter au Centre de contrôle et consulter le document. Cette opération se fait dans le référentiel, dans le panneau « Versions ». L'utilisateur qui approuve peut alors cliquer avec le bouton droit de la souris sur la version appropriée (dans ce cas, nous n'aurons que la version 2).

Ici, l'utilisateur peut prévisualiser (s'ouvre dans la visionneuse PDF par défaut du système) ou télécharger le document à réviser, après quoi il peut cliquer sur le bouton « Marquer comme vu par *Utilisateur* » pour le marquer comme lu.

Ils reviendront ensuite à la page « Flux de travail d'approbation » (le lien « Accéder au flux de travail d'approbation » ci-dessus peut être utilisé pour cela), où ils peuvent désormais ajouter une action contre l'approbation dans le panneau inférieur de cette fenêtre en utilisant le « + » vert.

L'utilisateur peut ensuite mettre à jour l'action sur « Approuvé » à l'aide de la liste déroulante de cette cellule, ajouter des commentaires, puis sélectionner une raison (renseignée dans «Raisons" en tant que type « Approbations ») à partir d'une autre liste déroulante.

Ils cliqueront ensuite sur le bouton « Enregistrer » à droite. L'utilisateur sera alors invité à confirmer qu'il souhaite approuver cette version du document.

Notez que si l'utilisateur essaie d'approuver le document avant de le marquer comme visualisé, il ne sera pas autorisé à continuer avant d'avoir effectué cette étape.

Il leur sera ensuite demandé de saisir à nouveau leur mot de passe.

Après quoi le document sera approuvé.

Ainsi, en utilisant l'exemple avec lequel nous avons travaillé jusqu'à présent, nous pouvons voir dans le panneau inférieur que la version 1 de ce document a été créée et approuvée, ainsi que des informations telles que qui l'a créé et quand, le nom et la taille du fichier, l'expiration, etc.

Une fois que cette version du document expire, ou qu'une nouvelle version est requise pour une raison quelconque, une nouvelle version peut être téléchargée simplement en cliquant sur le « + » vert dans ce panneau.

Une boîte de dialogue de téléchargement s'ouvrira alors pour permettre la sélection d'une nouvelle version.

Et une fois choisie, la nouvelle version apparaîtra dans ce panneau.

Notez les voyants jaunes désormais présents à côté du document et du type de document.

Cette nouvelle version devra ensuite être approuvée en utilisant le même flux de travail décrit ci-dessus.

Le 'Documents du fournisseur' La fenêtre « Contrôle des documents », également présente dans le menu « Contrôle des documents » du Centre de contrôle, est une zone en lecture seule permettant d'afficher tous les documents associés à un fournisseur particulier.

Le panneau supérieur ici ('Fournisseurs locaux') répertorie tous les fournisseurs actuellement actifs dans le système et le nombre de documents stockés à leur sujet. Les documents peuvent être associés à des fournisseurs lors de leur importation, comme indiqué ci-dessus.

Lorsqu'un fournisseur est sélectionné, tous les documents associés à ce fournisseur s'affichent dans le panneau inférieur (« Documents »). Aucune modification ne peut être effectuée ici, mais un clic droit sur n'importe quel document affiche des options similaires à celles du panneau des versions du référentiel.

Ceux-ci fonctionnent de la même manière que ci-dessus :

• Aperçu du document – ​​Ouvre le document dans la visionneuse par défaut du système pour ce type de document.
• Télécharger le document – ​​Ouvre une boîte de dialogue pour sélectionner un dossier dans lequel télécharger le document. Une fois la destination sélectionnée, le document sera téléchargé sur le PC local.
• Marquer comme visualisé par « Nom d'utilisateur » : marque le document comme visualisé par l'utilisateur actuel. Cette option n'a d'effet que si cet utilisateur fait partie d'un flux de travail d'approbation actif et agit comme une mesure de protection pour garantir que l'utilisateur concerné a effectivement lu le document.

La dernière fenêtre associée au contrôle des documents est la «journal des modifications'. Il s'agit d'une fenêtre en lecture seule qui affiche les journaux de toutes les modifications apportées aux documents du référentiel.

Ainsi, par exemple, si nous devions modifier le « Modèle de flux de travail par défaut » du type de document que nous avons créé dans ce guide de « Qualification du fournisseur » à « Approbation de la liste de contrôle », l'entrée suivante sera créée.

Nous pouvons donc voir ici le « Type » de modification (essentiellement le panneau (type de document, documents, version du document) dans lequel cette modification a eu lieu, le « Nom » (quel type de document, etc.), puis les informations sur l'utilisateur qui a effectué cette modification et quand, ainsi que les anciennes et nouvelles valeurs de la modification.