Control de documentos

Introducción

Como novedad de la versión 5.9, el módulo de control de documentos permite a los usuarios cargar y gestionar una amplia variedad de documentos asociados a sus instalaciones de producción. Este módulo también proporciona control de versiones y jerarquías de aprobación para garantizar que todos los documentos se mantengan actualizados y cumplan con las políticas de la empresa.

1. Creación de documentos
   1. Configuración del tipo de documento
   2. Agregar documentos
   3. Aprobación de documentos
   4. Versiones del documento
2. Documentos del proveedor
3. Registro de cambios de documentos

Los documentos se pueden agregar al sistema en 'Repositorio de documentos' página. Esto se puede encontrar en el menú QMS > Control de documentos > Repositorio en el Centro de control.

Una vez aquí los usuarios disponen de 3 paneles con los que trabajar para añadir sus documentos:

Tipos de documentos: Los usuarios pueden crear tipos/categorías de documentos aquí.

Documentos: Con un 'Tipo de documento' seleccionado arriba, los usuarios pueden cargar nuevos documentos aquí.

Versiones del documento: Con un documento seleccionado arriba, los usuarios pueden ver versiones anteriores y agregar nuevas versiones de ese documento al sistema.

Comencemos agregando un "Tipo de documento". Estos tipos se pueden considerar como categorías a las que se pueden agregar documentos y, como tales, se pueden configurar de la forma que el usuario considere adecuada para reflejar mejor su estructura de documentación interna.

Estos tipos se pueden agregar utilizando el símbolo "+" verde en la parte inferior derecha del panel superior para agregar un nuevo tipo:

Tanto el campo "Tipo de documento" como el campo "Descripción" son texto libre, por lo que llamaremos a este nuevo tipo "Información del producto" como lugar para cargar documentos de productos del proveedor. Luego, podemos elegir una "Plantilla de flujo de trabajo predeterminada" para cualquier documento que se cargue en este tipo/categoría. Dado que aquí trabajaremos con un documento de proveedor, asignaremos aquí el flujo de trabajo "Calificación del proveedor".

Estos flujos de trabajo se pueden configurar en la sección "Aprobaciones" del Centro de control y controlan qué usuario/grupo de usuarios será responsable de aprobar cualquier nueva carga de documentos/cambios de versión, etc.

Una vez que los usuarios hayan creado un tipo de documento, podrán comenzar a agregarle documentos. Para ello, pueden usar el botón verde "+" en la esquina inferior derecha del segundo panel "Documentos".

Esto abrirá un cuadro de diálogo de carga que mostrará el sistema de archivos de la PC del usuario actual, donde el usuario puede navegar hasta el documento que desea cargar, seleccionarlo y hacer clic en "Abrir".

Una vez seleccionado un documento, aparecerá otro cuadro para solicitar detalles adicionales sobre el documento:

Aquí el usuario puede cambiar el nombre del documento si lo desea, seleccionar una plantilla de flujo de trabajo de aprobación diferente de la predeterminada de Tipo de documento si es necesario, así como también ingresar una fecha de vencimiento para el documento (o una nueva versión del documento) si corresponde. También está disponible un menú desplegable final para seleccionar un proveedor asociado si es necesario asignar el documento a un proveedor específico (que se completa a partir de la lista de proveedores). proveedores ingresado en el sistema). En este ejemplo, lo configuraremos de la siguiente manera:

Una vez que el usuario haga clic en "Aceptar", el nuevo documento se agregará al sistema y se creará una entrada en el panel "Documentos". Aquí, a cada documento se le asignará un "ID de documento" único y podremos ver la información ingresada para el proveedor y el tipo de documento en este panel, además de indicar quién cargó el documento y cuándo.

También hay entradas adicionales aquí para ingresar una 'Descripción' para el documento cargado, así como 'Etiquetas' separadas por comas si lo desea. Las etiquetas las crea el usuario en este panel.

El estado del documento también se muestra aquí con el siguiente sistema de semáforo:

Verde - Aprobado

Amarillo – Pendiente de aprobación

Rojo – Aprobación rechazada

Entonces aquí podemos ver que este nuevo documento está pendiente de aprobación, indicado por la luz amarilla aquí.

La versión del documento también se creará en el panel inferior, pero como vimos arriba aún no ha sido aprobada, por lo que el campo ‘Aprobado en’ permanece vacío.

Ahora veremos cómo se aprobarían los documentos en el sistema.

Anteriormente aplicamos el "Flujo de trabajo de calificación de proveedores" a este tipo de documento. Si observamos este flujo de trabajo, podemos ver que está asignado al grupo de usuarios "Cadena de suministro/Logística".

Que a su vez tiene asignados los siguientes 2 usuarios.

Entonces, si nos dirigimos a 'Flujos de trabajo de aprobación' (en QMS>Aprobaciones), podemos ver este flujo de trabajo pendiente, actualmente sin acciones en su contra.

Entonces, lo que tendría que suceder a continuación sería que cualquiera de los dos usuarios destacados anteriormente iniciara sesión en el Centro de control y visualizara el documento. Esto se hace en el repositorio, en el panel "versiones". El usuario que aprueba puede hacer clic derecho en la versión correspondiente (en este caso, solo tendremos la versión 2).

Aquí el usuario puede obtener una vista previa (se abre en el visor de PDF predeterminado del sistema) o descargar el documento para revisarlo, después de lo cual puede hacer clic en el botón "Marcar como visto por *Usuario*" para marcarlo como leído.

Luego regresarán a la página 'Flujos de trabajo de aprobación' (para esto se puede usar el enlace 'Ir al flujo de trabajo de aprobación' que aparece arriba), donde ahora pueden agregar una acción contra la aprobación en el panel inferior de esta ventana usando el '+' verde.

Luego, el usuario puede actualizar la Acción a 'Aprobada' usando el menú desplegable en esta celda, agregar cualquier comentario y luego seleccionar un motivo (rellenado en 'Motivos' como un tipo 'Aprobaciones') desde otro menú desplegable.

Luego, deben hacer clic en el botón "Guardar" a la derecha. Esto les pedirá que confirmen que desean aprobar esta versión del documento.

Tenga en cuenta que si el usuario intenta aprobar el documento antes de marcarlo como visto, no se le permitirá continuar antes de realizar este paso.

Luego se les pedirá que vuelvan a ingresar su contraseña.

Luego de lo cual se aprobará el documento.

Entonces, utilizando el ejemplo con el que hemos estado trabajando hasta ahora, podemos ver en el panel inferior que se ha creado y aprobado la versión 1 de este documento, junto con información como quién la creó y cuándo, el nombre y tamaño del archivo, la fecha de vencimiento, etc.

Una vez que esta versión del documento caduque, o se requiera una nueva versión por cualquier motivo, se puede cargar una nueva versión simplemente haciendo clic en el símbolo "+" verde en este panel.

Luego se abrirá un cuadro de diálogo de carga que permitirá seleccionar una nueva versión.

Y una vez elegida la nueva versión aparecerá en este panel.

Tenga en cuenta las luces amarillas que ahora aparecen junto al documento y el tipo de documento.

Esta nueva versión deberá entonces ser aprobada utilizando el mismo flujo de trabajo explicado anteriormente.

La 'Documentos del proveedor' ventana, que también se encuentra en el menú 'Control de documentos' en el Centro de control, es un área de solo lectura para ver todos los documentos asociados con un proveedor en particular.

El panel superior aquí ('Proveedores') enumera todos los proveedores que están activos actualmente en el sistema y la cantidad de documentos almacenados en relación con ellos. Los documentos se pueden asociar con los proveedores cuando se importan, como se explicó anteriormente.

Una vez seleccionado un proveedor, todos los documentos asociados a ese proveedor se mostrarán en el panel inferior ('Documentos'). No se pueden realizar modificaciones aquí, pero al hacer clic con el botón derecho en cualquier documento se mostrarán opciones similares a las del panel de versiones del repositorio.

Estos funcionan igual que los anteriores:

• Vista previa del documento: abre el documento en el visor predeterminado del sistema para ese tipo de documento.
• Descargar documento: abre un cuadro de diálogo para seleccionar una carpeta para descargar el documento. Una vez que se selecciona un destino, el documento se descargará en la PC local.
• Marcar como visto por 'nombre de usuario': marca el documento como visto por el usuario actual. Esto solo tiene efecto si ese usuario forma parte de un flujo de trabajo de aprobación activo y actúa como medida de seguridad para garantizar que el usuario en cuestión haya leído realmente el documento.

La ventana final asociada con el Control de documentos es 'Historial de versiones'. Esta es una ventana de solo lectura que muestra registros de todos los cambios realizados a los documentos en el repositorio.

Entonces, por ejemplo, si cambiáramos la 'Plantilla de flujo de trabajo predeterminada' del tipo de documento que creamos en esta guía de 'Calificación del proveedor' a 'Aprobación de la lista de verificación', se creará la siguiente entrada.

Entonces, podemos aquí ver el 'Tipo' de cambio (esencialmente, en qué panel (tipo de documento, documentos, versión del documento) se realizó este cambio), cuál era el 'Nombre' (qué tipo de documento, etc.) y luego información sobre qué usuario realizó este cambio y cuándo, así como los valores antiguos y nuevos para el cambio.