Requisitos de compra

Introducción

La función de Solicitudes de Compra en la Trazabilidad V5 (Disponible para clientes con licencia para el módulo QMS) permite a los operadores designados, que pueden no tener acceso directo a la Ordenes de compra Pantalla: para enviar solicitudes de compra que requieren la aprobación de un operador o grupo de operadores autorizados. Una vez aprobadas, estas solicitudes se pueden convertir en órdenes de compra activas.

1. Configuración
   1. de telecomunicaciones
   2. Grupos de operadores
   3. Flujos de trabajo de aprobación
2. Requisitos de compra
   1. Presentación de una solicitud de compra
   2. Aprobación de una solicitud
   3. Conversión de una solicitud en una orden de compra

En este ejemplo se utilizan dos operadores:

• Usuario SG – el responsable de compras (aprobador)
• Nick Brown – el operador que envía la solicitud de compra

Primero, revisemos los privilegios del operador. Si abrimos los privilegios de Nick Brown, podemos ver que este usuario no tiene acceso ni a la pantalla de Pedidos de Venta ni a la de Pedidos de Compra.

Cuando Nick Brown intenta acceder a la página de Órdenes de Compra, el sistema bloquea el acceso y muestra un mensaje correspondiente.

Aquí es donde la función de Solicitudes de Compra se vuelve necesaria, permitiendo al operador iniciar una solicitud de compra a través de un flujo de trabajo de aprobación controlado.

Antes de crear un flujo de trabajo de aprobación, se debe establecer un Grupo de Operadores para poder agregarlo al proceso de aprobación.

Utilizando el botón verde «+» en ambos paneles, cree un grupo llamado «PUR1 – Solicitudes de Compra» y asigne a SG-User como único miembro de este grupo. Este grupo será responsable de revisar y aprobar todas las solicitudes de compra enviadas a través del sistema.

Tras definir el grupo de operadores, un Flujo de trabajo de aprobación Debe crearse para gestionar las aprobaciones de solicitudes de compra.

Los flujos de aprobación se configuran en la ventana Plantillas de flujo de trabajo, ubicada en:

Sistema de gestión de la calidad → Aprobaciones

Una vez aquí, podemos:

1. 1. 1. 1. Haz clic en el icono verde '+' del panel superior para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo.
         2. Asígnele el nombre/descripción “Solicitudes de Compra – PUREQ”.
         3. Agregar una única etapa de aprobación al flujo de trabajo.
         4. Asigne el grupo de operadores “PUR1” recién creado a esta etapa.

    

    

   La plantilla del flujo de trabajo de aprobación ya está lista para su uso en el proceso de solicitud de compra.

Una vez completada la configuración, el operador solicitante (Nick Brown) puede iniciar sesión en el Centro de Control y navegar hasta:

WMS → Pedidos → Solicitudes de compra

Esta página funciona de forma similar a la pantalla de Órdenes de Compra. Para crear una nueva solicitud:

1. Haz clic en el icono verde '+' del panel superior.
2. Indique la fecha de entrega solicitada, el lugar de entrega y el proveedor (seleccionado de la tabla de Proveedores). También puede añadir aquí una justificación para la solicitud.
3. Seleccione la plantilla de aprobación adecuada; en este caso, Solicitudes de compra – PUREQ.

Tras introducir los datos del encabezado, utilice el panel inferior para añadir líneas de compra. Cada línea representa un artículo que se va a solicitar, incluyendo la cantidad y la unidad de medida. Por ejemplo, el operador puede añadir dos líneas para:

• 1000 libras de harina
• 1000 libras de sal

Una vez introducidos todos los datos, haga clic con el botón derecho en la solicitud en el panel superior y seleccione “Generar solicitud de aprobación”.

El estado de la solicitud cambiará a amarillo, lo que indica que se ha enviado y ahora está pendiente de aprobación.

Una vez presentada la solicitud, el operador aprobador (usuario SG) debe revisarla y autorizarla.

Se puede acceder a la solicitud de aprobación a través de:

QMS → Aprobaciones → Flujos de trabajo.

Desde aquí, el operador que aprueba localizará la aprobación pendiente, hará clic con el botón derecho en la entrada del flujo de trabajo y seleccionará "Ir a" para abrir directamente el registro de solicitud de compra asociado.

Esto abre la página de Solicitudes de Compra donde el aprobador puede revisar todos los detalles de la solicitud.

Si está satisfecho, el aprobador debería:

1. Haz clic con el botón derecho en la solicitud y selecciona “Marcar como vista”.
2. Regresa a la página de Flujos de trabajo y agrega una Acción de aprobación al flujo de trabajo correspondiente. Puedes hacerlo navegando a la página mediante los menús del Centro de control o seleccionando la opción "Ir al flujo de trabajo de aprobación" en el mismo menú que usaste para marcarlo como visto.

Dentro del panel Acciones de aprobación en la página Aprobaciones del flujo de trabajo:

1. Crea una nueva línea de acciones utilizando el botón verde '+'.
2. Seleccione Aprobado (o Rechazado si el operador que aprueba no va a aprobar la solicitud) de la lista desplegable.
3. Seleccione un motivo (de la lista) Motivos .
4. Introduzca un comentario de texto libre (opcional)
5. Haz clic en Guardar para confirmar.

Cuando se le solicite, confirme la aprobación:

E ingrese la contraseña secundaria (configurada en los ajustes del operador).

Tras la confirmación, los indicadores de la etapa de aprobación individual y del estado general del flujo de trabajo se pondrán verdes (2), lo que significa que la aprobación se ha completado. Si existen varias etapas de aprobación, todas deben completarse (1) antes de que la solicitud se apruebe definitivamente.

Una vez aprobada, la solicitud se puede convertir en una orden de compra. Tanto el solicitante como el aprobador pueden realizar esta acción. En este ejemplo, Nick Brown realizará la conversión.

1. Navegue a WMS → Pedidos → Solicitudes de compra.
2. Haz clic con el botón derecho en la solicitud aprobada y selecciona “Convertir en orden de compra”.

Aparecerá un mensaje de confirmación que mostrará el número de orden de compra recién asignado.

Este número también se registrará en la columna “Orden de compra convertida” de la página de Solicitudes de compra.

Cuando el usuario SG inicie sesión en la página de Órdenes de Compra, la nueva orden aparecerá en la programación con el estado Pendiente, lo que indica que está lista para ser recibida en el WMS. El número de solicitud original se mostrará en la columna Referencia de la Orden, lo que permite la trazabilidad entre la solicitud y la orden de compra resultante.