Flujos de trabajo de aprobación

Introducción

Como novedad en la versión 5.9 de Trazabilidad V5, el módulo Flujos de trabajo de aprobación está diseñado para funcionar en combinación con otros módulos como "Control de documentos" y "Listas de verificación" a fin de proporcionar jerarquías de aprobación flexibles en todo el entorno V5.

En esta guía veremos cómo crear plantillas de flujo de trabajo de aprobación y cómo se pueden usar en todo el sistema.

1. Configuración del flujo de trabajo
   1. Operadores y grupos de operadores
   2. Creación de una plantilla de flujo de trabajo
2. Asignación de plantillas de flujo de trabajo
   1. Listas de Verificación
   2. Documentación
   3. Especiales
   4. Tareas de activos
3. Flujos de trabajo de aprobación
   1. Ventana de flujo de trabajo de aprobación
   2. Ejemplo: Aprobación de lista de verificación
   3. Ejemplo – Control de documentos
   4. Ejemplo – Fórmula de cierre – Terminal
   5. Ejemplo – Aprobación de fórmula – Centro de control
   6. Ejemplo: Aprobación de cambio de fórmula

Antes de que podamos analizar la configuración de flujos de trabajo de aprobación, es útil analizar primero la configuración de grupos de operadores que luego podemos asignar a cualquier flujo de trabajo que queramos crear.

Los grupos de operadores son, como sugiere su nombre, grupos de operadores que se pueden crear en la ventana 'Grupos de operadores', que se encuentra en el menú 'Configuración > Operadores > Grupos de operadores'.

Podemos ver algunos ejemplos ya completados aquí, pero para los fines de esta guía, crearemos un nuevo grupo. Esto se puede hacer usando el "+" verde en la esquina inferior derecha del panel superior "Grupos de operadores". Se debe proporcionar un código único para un nuevo grupo, y se llamará a este nuevo grupo "Aprobación del grupo de usuarios", pero puede ser cualquier cosa que el usuario necesite para definir sus grupos.

Con este nuevo grupo creado, podemos utilizar el mismo '+' en el panel inferior para agregar usuarios a este grupo. Para esta guía, agregaremos 3 usuarios.

Tenga en cuenta que la casilla de verificación del rol 'Supervisor de grupo' no tiene ninguna funcionalidad adicional dentro de los flujos de trabajo de aprobación, pero se utiliza en otras partes del sistema.

Con este grupo de ejemplo creado, ahora podemos ver los flujos de trabajo de aprobación en sí.

Una vez que se cuenta con un grupo de usuarios adecuado, podemos dirigirnos a 'Plantillas de flujo de trabajo' página, que se puede encontrar en el menú 'QMS' > 'Aprobaciones'.

Una vez allí, el signo "+" verde del panel superior se puede utilizar para crear un nuevo flujo de trabajo de aprobación. En este caso, lo llamaremos "Flujo de trabajo de ejemplo". Tenga en cuenta que el "Nombre de la plantilla" será el nombre que se mostrará en los distintos menús desplegables que podemos utilizar más adelante para asignar el flujo de trabajo a varias tareas.

Podemos darle una descripción a la plantilla de flujo de trabajo si lo deseamos, así como también establecer un valor para 'Días de finalización esperados', que establece el límite de tiempo para el flujo de trabajo cada vez que se activa.

Una vez creado el encabezado del flujo de trabajo, podemos utilizar el signo "+" verde en el panel inferior para agregar etapas al flujo de trabajo. Por lo tanto, agreguemos una etapa y luego asignémosle el grupo de operadores que acabamos de crear. Tenga en cuenta que el "Número de etapa" se completará automáticamente a medida que agreguemos más etapas.

Lo que estamos diciendo aquí es que, para esta etapa del flujo de trabajo, se requerirá que 1 usuario del grupo asignado realice la aprobación antes de que se complete esa etapa.

Una vez que se asigna un grupo de usuarios, podemos agregar una descripción para la etapa. Este será el nombre que se especificará cuando se requiera la aprobación del grupo. También podemos establecer un "Límite de tiempo (horas)" aquí, que determina cuánto tiempo debe llevar al usuario abordar esta etapa de aprobación. Finalmente, podemos establecer un usuario para la etapa a "Escalar a" si se excede este límite de tiempo asignado. Se pueden enviar notificaciones por correo electrónico o SMS a este usuario, lo que ayuda a los supervisores y gerentes a mantenerse al tanto de las aprobaciones de procesos pendientes.

Podemos seguir agregando más etapas aquí si lo deseamos. Agregar más etapas simplemente significa que el flujo de trabajo requerirá aprobaciones adicionales de un miembro de los grupos de operadores que estén asignados a cualquier etapa agregada posteriormente.

Por ahora, mantengamos las cosas simples y dejemos este flujo de trabajo con solo una etapa.

Existen muchos lugares diferentes en todo el sistema donde se pueden utilizar flujos de trabajo de aprobación. Podemos analizarlos a continuación.

Se pueden asignar plantillas de flujo de trabajo de aprobación al crear plantillas de lista de verificación.

Esto es opcional para la función "Lista de verificación", pero asignar una plantilla de aprobación aquí hará que el sistema requiera una revisión y aprobación cada vez que se ejecute esta lista de verificación. Esta revisión y aprobación pueden realizarse en la Terminal o dentro del Centro de control, que veremos en los ejemplos a continuación.

Puede encontrar más información sobre la configuración de la lista de verificación en nuestra guía de módulos sobre el tema. aqui.

Las plantillas de flujo de trabajo de aprobación se pueden asignar a los documentos de dos maneras diferentes:

1. Al 'Tipo de documento' – Asignar un flujo de trabajo aquí significará que cualquier documento cargado dentro de este tipo/grupo utilizará automáticamente este flujo de trabajo para la aprobación del documento.
2. Al documento individual – Esta funcionalidad permite asignar un flujo de trabajo de aprobación diferente a un documento individual si se requiere que sea diferente de la plantilla predeterminada asignada a ese tipo de documento.

Una vez configurado, la aprobación del documento se lleva a cabo dentro del propio Centro de control después de que se carga el documento. Nuevamente, veremos esto en un ejemplo a continuación.

Tenga en cuenta que, de manera similar a las "Listas de verificación" mencionadas anteriormente, las plantillas de flujo de trabajo de aprobación no necesitan asignarse a tipos de documentos o documentos individuales. Si este es el caso, los documentos que se carguen no requerirán aprobación y se aprobarán automáticamente con un estado verde cuando se agreguen al sistema. Puede encontrar más información sobre el control de documentos en nuestra guía de módulos aqui.

Las plantillas de flujo de trabajo de aprobación se pueden asignar a fórmulas para dos propósitos diferentes:

1. Flujo de trabajo de aprobación de lotes – Al asignar una plantilla de flujo de trabajo aquí, se solicitarán las etapas de aprobación del flujo de trabajo cada vez que se complete una ejecución de lote/producto (según el tipo de fórmula). Esto amplía las opciones estándar "Simple" y "Dual". modos de cierre de sesión con la nueva configuración 'Flujo de trabajo' que debe usarse junto con las plantillas de flujo de trabajo de aprobación.
2. Flujo de trabajo de aprobación de cambios – Amplía la metodología de aprobación de fórmulas para utilizar plantillas de flujo de trabajo de aprobación para proporcionar supervisión y trazabilidad de cualquier cambio en la fórmula.

El primero de estos flujos de trabajo de aprobación se llevaría a cabo en la Terminal que produce la fórmula, mientras que las aprobaciones de cambios de fórmula se realizarían en el Centro de control.

Las plantillas de flujo de trabajo de aprobación se pueden asignar al crear plantillas de tareas de activos. Las plantillas de flujo de trabajo de aprobación se pueden asignar al crear plantillas de tareas de activos.

Al igual que con las listas de verificación, esto es opcional, pero asignar una plantilla de aprobación aquí hará que el sistema requiera una revisión y aprobación cada vez que se ejecute la plantilla de tarea de activos. Esta revisión y aprobación puede realizarse en la Terminal o en el Centro de control.

Hemos visto anteriormente cómo podemos asignar nuestras plantillas de flujo de trabajo de aprobación a varios procesos en las instalaciones de producción.

Cada vez que se activa un flujo de trabajo de aprobación, se agregará automáticamente a 'Flujos de trabajo de aprobación' ventana, que se encuentra en el menú 'QMS > Aprobaciones'.

Aquí podremos ver todos los flujos de trabajo de aprobación finalizados y pendientes. Dada la gran cantidad de información que puede haber aquí, hay un filtro adicional disponible en la parte superior de la página para ordenar los resultados por tipo, estado y fecha (mirando el campo "Fecha de creación"). El "tipo" aquí se refiere al proceso durante el cual se activó el flujo de trabajo, por lo que podría ser "DOCUMENTO", "FÓRMULA", "LISTA DE VERIFICACIÓN", etc.

La aprobación de la lista de verificación se puede realizar en una terminal de producción o en el propio Centro de control. En nuestra guía del módulo "Lista de verificación" se puede encontrar un ejemplo de aprobación en la terminal. aquiSin embargo, ahora podemos ver cómo aprobaríamos una lista de verificación en el Centro de control.

Ahora, ejecutemos una lista de verificación en nuestra terminal. Esta sería la lista de verificación de "Limpieza de las instalaciones (GMP)", que utiliza el flujo de trabajo de aprobación de "Gestión de desviaciones".

Que a su vez utiliza el grupo de usuarios 'Garantía de calidad' para la aprobación.

Que a su vez está compuesto por los siguientes usuarios.

Después de ejecutar la lista de verificación en modo ad hoc en la Terminal, uno de los usuarios incluidos en el grupo anterior deberá iniciar sesión en el Centro de control. Hagamos que Sam Hawkins haga esto ahora y se dirija a la ventana "Flujos de trabajo de aprobación", donde podrá ver el flujo de trabajo de aprobación recién generado. Observe las luces de estado amarillas que indican que hay una aprobación pendiente para este flujo de trabajo.

Sin embargo, antes de que el sistema permita al usuario aprobar este flujo de trabajo, debe confirmar que ha visto los resultados de la verificación. terminal Esto se puede hacer usando el botón "Revisar" en la pantalla de aprobación, pero en el Centro de control esto se debe hacer en la lista de verificación "Programar". Esto se puede hacer haciendo clic derecho en la aprobación y haciendo clic en el botón "Ir a".

O esta ventana se puede encontrar en el menú 'QMS > Listas de verificación'.

Aquí podemos ver nuestra lista de verificación con el estado de 'Pendiente de revisión'. El usuario puede revisar las verificaciones y respuestas asociadas a la lista de verificación en el panel inferior de esta ventana.

Una vez que estén satisfechos con los resultados proporcionados, pueden hacer clic derecho en el cheque en el panel superior y seleccionar "Marcar como visto".

Una vez hecho esto, el usuario puede regresar a la ventana “Flujos de trabajo de aprobación” y luego usar el “+” verde en el panel inferior para agregar una acción de aprobación.

El usuario puede luego seleccionar una acción, entre “PENDIENTE”, “APROBADO” o “RECHAZADO”.

También puede seleccionar un motivo en el menú desplegable. Estos motivos se pueden crear en el 'Motivos' página en el Centro de control y debe configurarse como tipo 'Aprobación' para que se muestre aquí. También se pueden ingresar comentarios adicionales en el cuadro correspondiente.

Una vez hecho esto, se puede hacer clic en el cuadro “Guardar”, tras lo cual se le preguntará al usuario si desea aprobar la verificación.

Al confirmar este paso se le solicitará al usuario su contraseña.

Después de lo cual el cheque será confirmado como aprobado.

Y podremos ver el cheque recién aprobado, indicado por las luces de estado verdes, en la ventana 'Flujos de trabajo de aprobación'.

La aprobación de documentos se puede realizar de forma similar al ejemplo que acabamos de ver con las listas de verificación. Para ver un ejemplo completo de este proceso, consulte nuestra guía del módulo "Control de documentos". aqui.

En este ejemplo, analizaremos una fórmula de aspirina preparada y mezclada con el siguiente flujo de trabajo de aprobación establecido para la aprobación del lote.

Este flujo de trabajo de 'Aprobación previa a la mezcla' está asignado al siguiente grupo de usuarios.

Que a su vez contiene los siguientes usuarios.

Entonces, si procedemos a ejecutar un lote de esta aspirina en nuestra Terminal, una vez que lleguemos al final del lote veremos lo siguiente.

Si selecciona Sí aquí, se mostrará la pantalla de aprobación, donde tenemos un ejecutante (estamos usando una cuenta genérica de "Operador" para realizar el procesamiento por lotes), así como las aprobaciones requeridas para el flujo de trabajo de aprobación asignado. Tenga en cuenta que el "Control de calidad del lote" se extrae de la "Descripción de la etapa" que vimos anteriormente en la configuración del flujo de trabajo.

Si hubiéramos agregado etapas de aprobación adicionales, aparecerían debajo de las que vemos aquí.

Primero, el operador debe firmar su trabajo. Si intenta hacerlo sin revisar la fórmula, no se le permitirá hacerlo.

Y tendrán que usar el botón “i” azul en la parte inferior de la pantalla para revisar el lote que acaban de completar, mostrando una pantalla similar a la de abajo.

Una vez que hayan revisado la fórmula, pueden "Aceptar" o "Rechazar" la aprobación en la pantalla anterior. Al aprobar, se solicitará el nombre de usuario y la contraseña del usuario, después de lo cual se le pedirá al operador que seleccione un motivo (que se completa en "Motivos", como se explicó anteriormente) para la aprobación.

Y una vez que hayan hecho esto entonces su aprobación estará completa.

A continuación, un usuario del grupo de usuarios correspondiente asignado a la etapa correspondiente del flujo de trabajo de "Aprobación previa a la mezcla" debe revisar y aceptar la aprobación. Nuevamente, se le solicitará que proporcione su nombre de usuario y contraseña, después de lo cual se completará esa etapa del flujo de trabajo de aprobación.

Después de lo cual se podrá completar el lote.

Si tomamos otro ejemplo aquí, vimos arriba el proceso para el lote de aspirina, pero cuando llegamos a la creación de las tabletas de aspirina en sí, tenemos un flujo de trabajo de aprobación diferente que se utiliza aquí: "Aprobación de lanzamiento del producto".

Que cuenta con las siguientes 3 etapas de aprobación.

Entonces, podemos ver aquí que tenemos tres etapas de flujo de trabajo, que se reflejan en la Terminal cuando completamos una ejecución del producto de tabletas de aspirina.

Entonces, aquí el operador ejecutante realizaría su aprobación como se indicó anteriormente, después de lo cual alguien de cada uno de los grupos de usuarios asignados a cada etapa ingresaría sus credenciales para completar todas las etapas de aprobación requeridas.

Vimos anteriormente cómo podemos aprobar lotes en la Terminal, pero también podemos aprobarlos dentro del mismo Centro de Control, potencialmente ahorrándoles tiempo a los gerentes y supervisores ya que no necesitarían estar presentes para cada aprobación de lote en el piso de producción.

Veamos un ejemplo de esto usando la misma fórmula de aprobación que vimos anteriormente, pero usando el flujo de trabajo de aprobación 'Aprobación previa a la mezcla/Control de calidad' y el grupo de operadores respectivamente.

Entonces, si regresamos a la Terminal y producimos otro lote de nuestra mezcla de aspirinas, el operador encargado de la producción firmará con sus datos como antes.

Pero en lugar de que la aprobación del flujo de trabajo se realice aquí, el operador de la terminal puede hacer clic en la marca verde y completar la aprobación de la terminal aquí.

El usuario aprobador luego iniciará sesión en el Centro de control y se dirigirá a la sección 'Flujos de trabajo' del menú QMS, donde, como hemos visto con las listas de verificación y las aprobaciones de documentos, la aprobación del lote quedará pendiente de aprobación, indicada por la luz amarilla.

Luego, harían clic derecho en la línea "Aprobaciones" del panel superior y usarían el acceso directo "Ir a" para abrir el "Registro de lotes". El registro de lotes también se encuentra en el menú "MES > Registros".

Aquí encontrarán el lote correspondiente de la fórmula que necesitan aprobar. Pueden consultar los registros del lote para verificar que se completó según las especificaciones. Si están de acuerdo, pueden hacer clic derecho en el lote en el panel superior derecho y seleccionar "Marcar como visto".

Una vez que hayan hecho esto, pueden regresar a la ventana "Aprobaciones", donde podrán crear una nueva entrada de aprobación en el panel inferior.

Al igual que con los otros procesos que hemos visto anteriormente, el usuario que aprueba elegiría una "Acción" (es decir, si aprobar o rechazar el lote).

Además de elegir un motivo (que se completa desde 'Razones') para la acción de aprobación.

Si lo desea, también puede agregar comentarios adicionales. Una vez que el usuario que aprueba esté satisfecho con sus respuestas, puede hacer clic en el botón "Guardar". Se le solicitará confirmación.

Antes de que se les pida ingresar su contraseña.

Después de lo cual la aprobación quedará completa.

Y la aprobación del lote en la ventana 'Aprobaciones' ahora tendrá una luz verde para indicar que se han aprobado todas las etapas.

El último lugar donde se utilizan los flujos de trabajo de aprobación para fórmulas es la aprobación de fórmulas. Con la aprobación de fórmulas habilitada, podemos ver cómo funcionaría en el Centro de Control.

Si tomamos la fórmula 'Aspirina - Etapas de Kitt/Blend' que analizamos para las aprobaciones de aprobación anteriormente, podemos ver que tiene un flujo de trabajo diferente asignado para el 'Flujo de trabajo de aprobación de cambios', que en este caso es 'Revisión de cambios de fórmula'.

Y podemos ver que este flujo de trabajo de aprobación presenta 6 etapas de aprobación.

Así que sigamos adelante y hagamos un cambio en la formulación aquí (tenga en cuenta que el relevante permiso de usuario debe estar habilitado para el usuario que inició sesión). Así que ajustemos la cantidad objetivo para RM034.

Tenga en cuenta que una vez realizado este cambio, la luz "Estado de aprobación" en el panel superior se vuelve amarilla, lo que indica que la fórmula tiene una aprobación pendiente. Esto también evita que la fórmula se programe para producción hasta que se apruebe.

Desde aquí podemos dirigirnos a los "Flujos de trabajo de aprobación". Para ello, podemos hacer clic derecho en la fórmula y seleccionar "Ir al flujo de trabajo de aprobación":

O navegando a esa ventana en 'QMS' > 'Aprobaciones' para ver las aprobaciones pendientes, junto con las 6 etapas de aprobación requeridas y su estado.

Entonces, desde aquí, un usuario del primer grupo "Desarrollo de fórmulas" deberá iniciar sesión en el Centro de control y regresar a la ventana "Fórmulas", donde puede hacer clic derecho en la fórmula en cuestión y "Marcar como visto".

Una vez hecho esto, el usuario puede regresar a la página "Flujos de trabajo de aprobación" y agregar una acción en el panel inferior utilizando el "+" verde en el panel inferior.

Luego elegirían una acción (ya sea 'PENDIENTE', 'APROBADA' o 'RECHAZADA') y luego elegirían un motivo (completado con 'Motivos') e ingresar comentarios adicionales si lo desean. Luego pueden hacer clic en el botón 'Guardar' para guardar la respuesta.

Esto luego solicita una confirmación:

Seguido de una solicitud de contraseña:

Y una vez que el usuario ingresa su contraseña, esta etapa de aprobación se completará y el flujo de trabajo de aprobación pasará a la siguiente etapa.

Luego se repetirán los pasos anteriores, requiriendo que un miembro de cada grupo de usuarios asociado con cada etapa inicie sesión en el Centro de control, marque la fórmula como vista y luego agregue una acción de aprobación en esta ventana.

Una vez que se hayan completado todas las aprobaciones de etapa, el cambio de fórmula se marcará como aprobado.

Lo que significa que la luz de “Estado de aprobación” junto a la fórmula ahora estará verde.

Y estará disponible nuevamente para la programación de producción.