Ordenes de compra
Guía del módulo - ¡Una inmersión más profunda!
Introducción
El módulo de Órdenes de Compra dentro de V5 Traceability permite a los clientes utilizar los existentes o nuevos proveedores para crear y programar órdenes de compra desde Control Center.
En el nivel del Centro de control, las órdenes de compra se pueden imprimir, enviar por correo electrónico al proveedor, suspender o completar.
Las órdenes de compra programadas pueden ser recibidas o devueltas por los operadores que utilizan V5 WMS, ya sea en parte o en su totalidad. Los controles se pueden configurar para permitir 'recepción insuficiente' o 'recepción excesiva' de materiales.
Esta guía cubrirá todo el proceso de orden de compra, desde la creación de proveedores y pedidos hasta cómo recibimos el inventario y lo colocamos en stock.
Índice
1. Configuración del proveedor
Antes de entrar en las Órdenes de Compra, podemos abordar rápidamente a los proveedores y cómo crearlos en el Centro de Control. Debajo del encabezado 'Pedido' podemos presionar 'Proveedores' para abrir la ventana principal del proveedor. Desde aquí podemos usar el panel superior izquierdo para agregar (1) un nuevo proveedor. Aquí podemos asignar un código de proveedor al proveedor, así como su nombre. El código de proveedor debe ser único. También podemos asignar condiciones de pago y envío predeterminadas (rellenadas desde 'Solicitar Información'), la moneda predeterminada en la que se paga al proveedor y si los pedidos de este proveedor requerirán una firma a la llegada.
También podemos usar el panel superior derecho para agregar (2) cualquier dirección relevante e información de contacto para facturar al proveedor creado. Los detalles del retiro de emergencia también se pueden ingresar aquí.
Podríamos terminar de configurar nuestro proveedor en este punto y podríamos configurar órdenes de compra para cualquier mercancía de ellos. Sin embargo, podemos agregar más detalles a nuestros proveedores que pueden ayudar a agilizar el proceso de pedido y recepción.
Primero podemos usar el panel inferior izquierdo para agregar (1) productos para asignar a este proveedor. En este caso, asignemos Salt a 'The Ingredient Company' que creamos en los paneles superiores. Podemos usar el menú desplegable 'código de producto' o 'descripción' para seleccionar un producto.
El 'Costo' se completará a partir del valor establecido en 'Productos básicos', pero esto se puede cambiar aquí si el proveedor en particular tiene un precio diferente para este artículo. Las unidades no se pueden cambiar aquí. También podemos ingresar información como el número de pieza del proveedor del artículo y el UPC.
Finalmente, podemos ir un paso más allá y agregar (2) un contenedor en el panel inferior derecho en el que este producto de este proveedor se reservará automáticamente, si se sabe con anticipación. La función de tara automática puede ser especialmente útil cuando recibimos el mismo artículo una y otra vez y sabemos que viene en un contenedor que pesa (en este caso) 5 libras.
Para que un contenedor sea elegible para la selección aquí, debe configurarse como un tipo de 'Contenedor' en el 'Tanques Flexibles' sección del Centro de control. Los valores de tara también deben configurarse aquí.
Tenga en cuenta que en versiones posteriores de v5.9, la capacidad de editar proveedores se ha bloqueado detrás de un privilegio de usuario y un botón 'Editar tablas' en la parte inferior de la pantalla para evitar la edición accidental de detalles:
Si no está seguro del uso o la definición de alguna columna en esta página, puede encontrar una guía completa aquí.
2. Creación de órdenes de compra
Las órdenes de compra se pueden crear en el 'Ordenes de compra' del Centro de control, bajo el encabezado 'Pedido'. Comenzamos creando el pedido en sí mismo en el panel superior (1), después de lo cual se generará una nueva línea de pedido y su número de pedido se completará automáticamente de forma secuencial desde el último pedido que se creó. Este formato se puede cambiar para adaptarse a las necesidades del cliente.
Desde aquí podemos seleccionar nuestro proveedor, utilizando los menús desplegables en la columna 'Código de proveedor' o 'Nombre del proveedor' (2). También podemos seleccionar una fecha de entrega para el pedido, e introducir cualquier número de referencia que nos haya podido facilitar el proveedor. También podemos cambiar la fecha de realización del pedido para futuros pedidos. La otra información aquí se completa en gran parte a partir de la información que ingresamos contra el proveedor anterior. Observe cómo en este punto el estado de la orden de compra es 'Creado', lo que significa que aún no estará visible para recibir en WMS.
Luego podemos ir al panel inferior izquierdo para agregar (1) productos básicos al pedido.
Luego podemos seleccionar qué productos agregar al pedido usando el menú desplegable en el panel 'Código de producto' (2) o 'Descripción del producto'. Tenga en cuenta aquí cómo, dado que solo asignamos sal a este proveedor, solo podemos seleccionar esto aquí. Una vez que se selecciona el producto, se llenará el resto de la fila. El costo aquí se extrae del costo del producto cuando se asignó al proveedor, como vimos anteriormente. Luego podemos ingresar la cantidad que estamos ordenando (aquí iremos por 500 libras)
También podemos ingresar una fecha de entrega esperada contra el producto individual. Esto podría ser útil si estamos ordenando más de 1 producto y el proveedor puede necesitar enviar los productos en diferentes momentos.
Una vez hecho esto y estemos satisfechos con toda la información ingresada, podemos volver al panel superior, hacer clic con el botón derecho en la línea de la orden de compra y presionar 'Programar'.
La orden de compra ahora se programará y ahora será visible en el Almacenaje .
Habrás notado que hay un 4th panel en la parte inferior derecha de esta ventana. Esto entra en juego una vez que se completa la orden de compra, por lo que volveremos later y cubra exactamente lo que esto hace.
3. Recepción de órdenes de compra
Primero debemos iniciar sesión en WMS y luego, después de presionar el hexágono 'Pedido', podemos seleccionar 'Pedidos de compra' en el menú principal 'Pedido'.
En la siguiente pantalla, veremos las órdenes de compra activas en el panel superior y los productos asociados para esa orden en el panel inferior. Dado que solo hemos configurado este pedido, esto es todo lo que veremos en este momento.
Tenga en cuenta que tenemos la posibilidad, mediante el uso de los íconos en la esquina inferior izquierda, de buscar pedidos manualmente a través del ícono de la lupa o de filtrar pedidos por fecha utilizando el ícono del calendario.
Si resaltamos nuestra orden de compra en el panel superior y presionamos la marca de verificación verde en la esquina inferior derecha, esto iniciará el proceso de recepción y se nos preguntará cualquier Q&A or Grupo de preguntas y respuestas preguntas asignadas al evento 'PO Start'. Después de esto, seremos llevados a la pantalla principal de recepción de productos.
Esta pantalla mostrará una lista de todos los productos que se esperan en este pedido. En este caso solo tenemos 1 línea para la sal que pedimos. Si seleccionamos esta línea de sal, se nos llevará a la siguiente pantalla.
En este punto, el sistema puede solicitar una serie de entradas diferentes, como la ubicación, el número de lote, el número de lote del proveedor y la selección de contenedores. Para obtener una lista más completa de lo que puede suceder aquí, haga clic en aquí.
Luego se nos pedirá que proporcionemos la cantidad que estamos recibiendo. Esto se puede hacer a través de entrada clave, escala o entrada masiva. Cuál se muestra de forma predeterminada se puede establecer en la configuración de WMS. Puede encontrar más información sobre estas pantallas aquí (enlace a funciones inv). El sistema también puede solicitar otra información, como números de lote de lote/proveedor en esta etapa, o estos pueden ser asignados automáticamente por V5 Traceability.
Una vez lo hayamos introducido, y si la función está habilitada, se imprimirá una etiqueta y volverás a la siguiente pantalla.
Aquí podemos ver que nuestras 500 libras de sal han sido recibidas con éxito (1). Luego podemos usar el ícono de firma en la parte inferior izquierda (2) para abrir una pantalla para ingresar el nombre y la firma del conductor de la entrega, si es necesario para ese proveedor en particular (el sistema no nos permitirá completar (3) el pedido si esto es requerido pero no ha sido suministrado.)
Continuaríamos recibiendo otros productos de esta manera hasta que se hayan recibido todas las líneas. Para completar el pedido, podemos hacer clic en el check verde en la parte inferior derecha.
Tenga en cuenta aquí cómo podemos recibir parcialmente un pedido. Esto es útil si, como se mencionó anteriormente, pedimos varios artículos en un pedido y algunos pueden tener diferentes fechas de envío y entrega. Completar parcialmente un pedido lo dejará visible en WMS para que pueda completarse, mientras que completar el pedido lo eliminará de la lista de WMS. Sigamos adelante y completemos este pedido. Si tenemos preguntas de preguntas y respuestas o preguntas del grupo de preguntas y respuestas asignadas al evento 'PO completo', se preguntarán aquí.
Si ahora regresamos al Centro de control y miramos en el panel inferior derecho de esta ventana, ahora veremos que se ha llenado con información de lote para el producto recibido.
3.1 Ampliación de lotes existentes
Al recibir productos no paletizados, tenemos la opción de aumentar los lotes existentes durante la recepción. Tenga en cuenta que para utilizar esta opción, tanto el número de lote manual como el número de lote del proveedor deben estar habilitados para WMS. SG Support puede ayudar a habilitar estas opciones.
Veamos rápidamente cómo funcionaría esto. En este ejemplo, ya hemos recibido 1000 libras de levadura y hemos ingresado un número de lote de "SG001" y un número de lote de proveedor de "SUP001". Podemos ver este inventario.
Entonces, si recibimos otro pedido por otras 1000 libras, podemos ingresar los mismos números de lote y de lote del proveedor que ingresamos para el primer pedido recibido:
Luego se nos darían las siguientes opciones (tenga en cuenta que no se solicita nuevamente la entrada de vencimiento, si esta opción está habilitada, ya que el sistema tomará la fecha de vencimiento del primer lote recibido).
Si hace clic en "Aumentar" aquí, se agregará este lote al lote ya recibido. Una vez que se complete el pedido, veremos que no tenemos 2000 libras en inventario. Si hace clic en "Acciones" aquí, aparecerá la pantalla del administrador de lotes de WMS.
4. Recepción de mercancías paletizadas
En el ejemplo anterior, estamos recibiendo sal, que es un producto en contenedores en el sistema con el que estamos trabajando aquí. Pero, ¿y si estamos recibiendo mercancía paletizada?
Los pasos son en gran medida los mismos que vemos arriba, pero analicemos rápidamente las diferencias si configuramos otro pedido de 500 bolsas de harina, que está marcada como paletizada en nuestra base de datos.
Podemos configurar esto y comenzar a recibirlo de la misma manera que vimos anteriormente, pero en este caso, cuando lleguemos a recibir nuestra harina en la pantalla de recepción de productos, las cosas se comportarán de manera ligeramente diferente.
Después de llegar a esta línea para recibir nuestras 500 bolsas de harina, el sistema abrirá el diálogo de palets en lugar de la pantalla de ingreso de peso que vimos arriba. Aquí podemos escanear un palet existente para usarlo, o podemos crear un nuevo palet. Vamos a crear una nueva paleta (o 'Nuevo LPN') en este caso.
Luego se nos preguntará la cantidad de tarimas que recibimos y la cantidad de la mercancía que habrá en cada tarima. Aquí vamos a imaginar que estamos recibiendo 4 tarimas con 125 sacos cada una.
Una vez que hayamos ingresado esta información, el sistema nos pedirá que confirmemos lo que ingresamos, antes de llevarnos de regreso a la pantalla de recepción de productos, y podremos ver que nuestra harina se recibió con éxito.
Al pulsarlo de nuevo nos llevará a la pantalla de gestión de palets del palet que acabamos de crear, donde podremos ver el número de palet y otra información asociada.
A continuación, podemos completar el pedido de la misma manera que vimos anteriormente. En el Centro de control, veremos la misma información en el panel inferior derecho en 'Órdenes de compra' como vimos anteriormente, solo que esta vez el campo LPN se completará con el número de matrícula de las paletas que acabamos de crear.
5. Recepción de contenedores paletizados
También podemos recibir stock tanto paletizado como contenerizado, lo que significa que podemos recibir pallets con contenedores individuales de mercancías que luego pueden tratarse como su propia entidad de stock.
Para habilitar esta funcionalidad para el stock, se deben marcar las casillas 'Containerizado' y 'Paletizado' junto a cada producto que se pretende tratar de esta manera:
Entonces, en este ejemplo tenemos una orden de compra programada para 200 kg de leucina y 100 kg de valina que iremos a recibir en WMS.
Al seleccionar una línea para recibir aquí, al igual que con la recepción de stock paletizado regular mencionada anteriormente, se mostrará el administrador de pallets y, como antes, podremos agregar un "Nuevo LPN".
Y luego especifique la cantidad de palets a recibir. Simplifiquemos este primer ejemplo e introduzcamos 1 palé.
Luego en la siguiente pantalla nosotros Debes Utilice la opción "Granel" (puede activarla como opción predeterminada si lo desea). Los campos "Peso" y "Cantidad" permiten indicar al sistema el peso de cada contenedor en el palé y su cantidad.
Entonces aquí le decimos al sistema que hay 4 contenedores de 25 kg:
Una vez completado esto y pulsado el botón Enter aparecerá un mensaje de confirmación, tras el cual veremos las opciones de stock que se puedan habilitar (ingreso de lote de proveedor, asignación de fecha de caducidad etc.) y se nos preguntará cuantas etiquetas imprimir.
Al seleccionar 1 aquí se imprimirá automáticamente:
- 1x etiqueta de palé:
- 4 etiquetas de contenedor, cada una con identificación de contenedor individual:
Al igual que con otras etiquetas dentro del sistema, estas se pueden personalizar para satisfacer cualquier requisito específico.
También podemos recibir varios palés a la vez con esta misma metodología. Hagamos lo mismo con los 200 kg de leucina del pedido, recibidos en dos palés en contenedores de 20 kg.
El proceso aquí seguiría los mismos pasos que el anterior, excepto que se ingresarán 2 pallets cuando se solicite en lugar de 1. Luego, dado que los contenedores aquí son de 20 kg, no de 25 kg como con Valine, podemos ingresar esto en la pantalla a granel de la siguiente manera (tenga en cuenta aquí que le estamos diciendo al sistema lo que está en cada una un solo palé, no ambos):
Luego aparecerá nuevamente la confirmación y al imprimir las etiquetas recibiremos:
- 2x etiquetas para palets
- 10x etiquetas para contenedores
Luego se pueden escanear las etiquetas de los palets y se puede procesar el stock recién recibido. ajustado/dividido según sea necesario, se trasladó a Production o usado para Problema material.
6. Control de calidad y órdenes de compra
Como con muchos eventos en Trazabilidad V5, las órdenes de compra pueden tener QA preguntas que se les asignen. Esto se puede hacer en Centro de Control y hay 4 eventos específicos que se relacionan con las órdenes de compra. Estos son:
- 'Inicio de orden de compra' – Se activa al inicio de una orden de compra.
- 'Inicio y reanudación de orden de compra' – Se activa al inicio de una orden de compra, o cuando se reanuda una orden suspendida (si se recibe parcialmente, por ejemplo, ver más abajo).
- 'PO parcial' – Se activa cuando se recibe parcialmente una orden de compra, es decir, las líneas de la orden no están completas cuando un operador completa la orden.
- 'Orden de compra completa' – Se activa cuando una orden de compra se completa y cierra por completo.
Podemos utilizar las siguientes 3 preguntas en control de calidad para ver cómo funcionaría esto.
La primera pregunta aquí está configurada para el evento 'Inicio de PO' en el control de calidad. panel superior derecho, el segundo el evento 'PO Parcial' y el tercero el evento 'PO Completo'.
Si regresamos a WMS y miramos otra orden de compra, podemos dirigirnos a la ventana principal de orden de compra para ver nuestro nuevo pedido.
Una vez que seleccionemos el pedido y presionemos la marca verde, se activará el evento 'PO' y se nos hará nuestra primera pregunta.
Aquí configuramos la pregunta para permitir una respuesta personalizada, dándole al operador de WMS un cuadro de texto libre para ingresar los detalles de registro del vehículo. Una vez respondida esta pregunta, el operador puede comenzar a recibir mercancías según las líneas de pedido.
Una vez hecho esto, y si las líneas de pedido no se completaron en su totalidad, entonces el operador puede recibir el pedido parcialmente. Tenga en cuenta que un permiso del operador ("permitir recepción") y se requiere una configuración WMS para permitir esto.
Cuando se recibe parcialmente, esto activa el evento 'PO Parcial', presentando al operador la pregunta relevante.
Esto suspenderá el pedido, lo que permitirá que permanezca visible para WMS para que se complete en una fecha posterior. Si luego se vuelve a abrir este pedido, se harán todas las preguntas asociadas a 'Inicio y reanudación de la orden de compra'.
Sin embargo, si el pedido se recibe en su totalidad, se activará la pregunta "PO completo".
Tenga en cuenta aquí que podemos establecer órdenes para finalizar el proceso y notificar a los gerentes/supervisores si esta pregunta fue respondida con un 'sí'.
Para obtener más información sobre cómo hacer esto y otras características de control de calidad, consulte nuestra guía del módulo sobre el tema. aquí.
7. Devolución de pedidos
A partir de aquí, si hubo algún problema con este pedido una vez recibido, y si el usuario tiene suficiente privilegios, podemos devolver artículos aquí haciendo clic con el botón derecho en la línea de productos correspondiente (1).
A continuación, se nos pedirá que proporcionemos un motivo para esta devolución (2), antes de confirmar la cantidad a devolver (3).
Luego se agregará otra línea en CC, que muestra esta deducción de existencias. Los motivos proporcionados aparecerán en los informes.
8. Gestión de órdenes de compra
Las órdenes de compra se pueden administrar a través de la función 'Administrador de compras' en 'Pedidos' en WMS.
Para obtener más información sobre las opciones disponibles aquí, haga clic en aquí.
9. Solicitudes de compra
Las solicitudes de compra pueden ser utilizadas por operadores que no tengan acceso a la página de órdenes de compra en el Centro de Control para enviar solicitudes de pedido que pueden ser aprobadas por los gerentes de compras. Estas se envían y aprueban a través de Flujos de trabajo de aprobación.
Para obtener más información sobre esta función, consulte la guía del módulo. aquí.
